Lieferavis (ASN — Advanced Shipping Notice)

Ein Lieferavis ist die elektronische Vorab-Information des Lieferanten an den Empfänger über eine bevorstehende Sendung, übermittelt typischerweise 24 bis 48 Stunden vor dem physischen Wareneingang per EDIFACT-Nachricht DESADV (Despatch Advice) oder, im US-Standard ANSI X12, als Transaktion 856.

Detaillierte Erklärung

Das Lieferavis bildet die Sendung hierarchisch ab: Sendung, Logistische Einheit (Container, Palette, Karton), Handelseinheit. Jede logistische Einheit wird über den Serial Shipping Container Code (SSCC) der Standardisierungsorganisation GS1 eindeutig identifiziert; ein einziger Scan dieser 18-stelligen Nummer am Wareneingang verknüpft die physische Palette mit dem zuvor empfangenen elektronischen Avis und löst Buchung sowie Einlagerung im Warehouse-Management-System aus. Damit reduziert das Avis die Wareneingangszeit signifikant gegenüber manueller Lieferschein-Erfassung. Inhalte sind Versanddatum, voraussichtliches Eintreffen, Verpackungsstruktur, Artikelnummern, Mengen, Chargen und SSCC. Die Übertragung läuft heute meist über AS2, OFTP2 oder Web-EDI; im Mittelstand zunehmend auch über Lieferantenportale mit XML- oder JSON-API.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein süddeutscher Maschinenbauer mit 420 Mitarbeitern bezieht jährlich rund 12.000 Sendungen Stahlblech und Drehteile. Nach Einführung des DESADV-Lieferavis mit SSCC-Etiketten auf jeder Palette sinkt die Wareneingangszeit pro Lieferung von 14 Minuten auf etwa 3 Minuten, weil der Staplerfahrer nur den SSCC scannt und das System Bestellbezug, Charge und Einlagerort automatisch zieht. Der Einkaufsleiter bedingt im Lieferantenrahmenvertrag DESADV-Pflicht ab 2026 für alle A-Lieferanten und gewährt im Gegenzug eine um zwei Tage verkürzte Zahlungsfrist.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Ein häufiger Fehler ist, das Avis als reine IT-Pflicht des Lieferanten zu behandeln und keine Konsequenzen bei verspätetem oder fehlerhaftem Versand zu vereinbaren. In den [[aeb-allgemeine-einkaufsbedingungen]] sollte stehen, dass ein verspätetes Avis als nicht-vertragsgemäße Lieferung gilt und Mehrkosten der manuellen Erfassung weiterbelastet werden, branchenüblich 8 bis 25 Euro pro Sendung. In der Automotive-Industrie ist das Avis seit Jahren über die VDA-Empfehlung 4913 standardisiert und Eintrittsbarriere für jeden Tier-1-Lieferanten; der Verband der Automobilindustrie veröffentlicht laufend Migrationspfade hin zu VDA 4987 und EDIFACT D.07A. Im Verhandlungsgespräch ist das Avis ein gutes Druckmittel gegen Anbieter, die noch mit PDF-Lieferscheinen arbeiten — Sie sparen Wareneingangskosten und gewinnen Bestandstransparenz.

Verwandte Begriffe

Das Lieferavis nutzt die Standards von [[edi-electronic-data-interchange]] und ergänzt im Belegfluss die [[xrechnung]]. Es ist Voraussetzung für getaktete [[just-in-time]]-Belieferung und für [[track-and-trace]]-Sichtbarkeit, mündet operativ in die [[wareneingangspruefung]] und liefert Eingangsdaten für den [[drei-wege-abgleich]].