Materialverfügbarkeitsprüfung

Die Materialverfügbarkeitsprüfung klärt vor der Auftragsbestätigung, ob ein Material zum gewünschten Termin in ausreichender Menge zur Verfügung steht. Sie verbindet aktuellen Bestand, offene Zugänge, geplante Abgänge und Wiederbeschaffungszeiten zu einer terminierten Verfügbarkeitsaussage und ist die Grundlage jeder belastbaren Liefertermin-Zusage gegenüber Kunden, Fertigung und internen Bedarfsträgern.

Detaillierte Erklärung

Die Verfügbarkeitsprüfung kennt zwei Stufen. [[available-to-promise-atp]] prüft gegen vorhandenen Bestand und bereits eingeplante Zugänge wie offene Bestellungen, Produktionsaufträge und Umlagerungen. [[capable-to-promise-ctp]] geht einen Schritt weiter und prüft zusätzlich die Kapazitätsverfügbarkeit in Fertigung und Beschaffung. Wenn ATP nicht ausreicht, prüft CTP, ob durch zusätzliche Produktion oder Beschaffung der Bedarf doch noch fristgerecht gedeckt werden kann. Beide Verfahren sind in SAP S/4HANA als Advanced ATP (aATP) implementiert, in Oracle E-Business als Global Order Promising und in Microsoft Dynamics 365 SCM als Sales Order Promising.

Die ATP-Logik folgt einer kumulativen Mengenrechnung. Ausgehend vom aktuellen freien Bestand werden in zeitlicher Reihenfolge alle Zugänge addiert und alle Abgänge subtrahiert. Das Ergebnis ist die ATP-Menge pro Tag oder Stunde. Eine Anfrage über 240 Stück zum 15. Mai 2026 wird positiv beschieden, wenn die ATP-Menge an diesem Datum mindestens 240 Stück beträgt. Reicht die Menge nicht, wird der früheste mögliche Liefertermin berechnet, an dem die kumulative ATP-Menge die Anfragemenge erreicht. Die Berechnung läuft in SAP S/4HANA aATP in Echtzeit über die HANA-Datenbank.

Die Prüfregeln werden über die Verfügbarkeitsprüfgruppe und die Prüfregel im Materialstamm gesteuert. Konfiguriert wird, welche Bewegungsarten (Kundenaufträge, Lieferungen, Reservierungen, Bestellungen, Fertigungsaufträge) in die Prüfung einfließen und welche Wiederbeschaffungszeit zu berücksichtigen ist. Die Replenishment Lead Time wirkt als Backstop: Anfragen, die über diesen Zeitraum hinausreichen, gelten grundsätzlich als verfügbar, weil eine Nachbeschaffung innerhalb dieses Zeitraums möglich ist. Diese Annahme ist nur belastbar, wenn die Lead Time im Materialstamm gepflegt und regelmäßig aus Ist-Daten validiert wird.

Hackett Group Benchmarks 2024 zeigen, dass Best-in-Class-Mittelständler eine Materialverfügbarkeit von 99,2 Prozent oder besser erreichen, gemessen als Anteil der Auftragspositionen, die zum bestätigten Termin tatsächlich verfügbar sind. Der Median liegt bei 94,8 Prozent. Die Differenz erklärt sich primär durch die Qualität der Eingangsdaten (Bestandsgenauigkeit über [[cycle-counting]], realistische Wiederbeschaffungszeiten, gepflegte Sicherheitsbestände) und die Disziplin in der Auftragsannahme.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Hersteller von Verpackungsmaschinen mit 620 Mitarbeitern und 78 Mio EUR Materialeinsatz erhält am 14. April 2026 eine Anfrage über 8 Maschinen mit Liefertermin 28. Juli 2026. Der Vertrieb startet im SAP S/4HANA die Materialverfügbarkeitsprüfung auf Stücklistenebene mit Mehrstufenprüfung. Die Prüfung umfasst 1.840 Komponenten über drei Fertigungsstufen und läuft auf der HANA-Datenbank in unter 90 Sekunden durch.

Die ATP-Prüfung zeigt: 1.620 Komponenten sind vollständig verfügbar oder durch offene Bestellungen termingerecht gedeckt. 180 Komponenten haben Engpässe von 3 bis 8 Tagen, können aber durch Umlagerung aus dem Schwesterwerk gedeckt werden. 40 Komponenten sind kritisch: 14 davon haben Wiederbeschaffungszeiten über 10 Wochen, 18 betreffen Präzisionsteile mit historisch hoher [[lead-time-variance]], 8 sind Sonderbestellungen mit kundenseitiger Freigabe.

Für die 40 kritischen Komponenten startet der Einkauf die CTP-Prüfung gegen die Hauptlieferanten. Sieben Lieferanten antworten innerhalb von 48 Stunden mit verbindlichen Lieferzusagen, drei davon mit Express-Aufschlägen zwischen 8 und 22 Prozent. Vier Lieferanten können den Termin nicht halten, der Einkauf aktiviert die hinterlegten Alternativbezugsquellen aus dem [[stammdatenmanagement-mdm]]. Bei zwei der vier Komponenten findet sich kein adäquater Ersatz, der Vertrieb stimmt mit dem Kunden eine Teillieferung von 6 Maschinen zum Wunschtermin und 2 Maschinen drei Wochen später ab.

Die Auftragsbestätigung erfolgt nach drei Werktagen mit zwei Lieferterminen, dokumentierten Wiederbeschaffungsplänen und einer Express-Kosten-Position von 18.400 EUR, die der Kunde akzeptiert. In der Nachkalkulation zeigt sich, dass 14 der 40 kritischen Komponenten dauerhafte Engpässe darstellen. Der Einkauf veranlasst die Aufnahme dieser Komponenten in das interne Frühwarnsystem mit wöchentlicher Verfügbarkeitsprüfung und stellt für 9 Komponenten Rahmenverträge mit verbindlichen Mindestabnahmemengen und garantierten Lieferkapazitäten neu auf.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler ist die Prüfung gegen veraltete Bestandsdaten. Wer ATP gegen einen Bestand prüft, der seit der letzten [[wareneingangspruefung]] nicht aktualisiert wurde, erzeugt Phantomzusagen. Die Bestandsgenauigkeit muss über permanente Inventur und [[cycle-counting]] auf mindestens 98,5 Prozent gehalten werden, sonst sind die ATP-Aussagen wertlos. Ein zweiter Fehler ist die Vernachlässigung der Komponentenstücklisten bei Mehrstufenprüfung: Eine Endmontage kann nur verfügbar sein, wenn alle untergeordneten Baugruppen ebenfalls verfügbar sind. Einstufige ATP-Prüfungen liefern systematisch zu optimistische Ergebnisse.

Drittens werden Prüfregeln oft zu grob konfiguriert. Wenn alle Materialien dieselbe Prüfregel verwenden, werden A-Teile mit hoher Servicegradanforderung gleich behandelt wie C-Teile aus dem Verbrauchslager. Die Prüfgruppen müssen nach [[abc-xyz-klassifizierungszyklus]] differenziert sein, mit unterschiedlichen Zeithorizonten und Pufferregeln. Viertens fehlt häufig die Rückkopplung in den Forecast: Wenn ATP-Anfragen wiederholt zu Engpässen führen, muss der Sicherheitsbestand oder die Beschaffungsstrategie angepasst werden.

Verhandlungstaktisch wird die Materialverfügbarkeitsprüfung in zwei Richtungen genutzt. Gegenüber Kunden ist sie die Grundlage für realistische Liefertermin-Zusagen, was die Vertriebsglaubwürdigkeit erhöht und Vertragsstrafen vermeidet. Gegenüber Lieferanten dient sie als Druckmittel, wenn wiederkehrende Verfügbarkeitslücken dokumentiert werden. Ein Lieferant, dessen Anteil an Verfügbarkeitsproblemen über 25 Prozent liegt, wird in der jährlichen Lieferantenbewertung zurückgestuft, was direkte Auswirkungen auf Mengenzuteilung und Konditionen hat.

Praktisch bewährt hat sich ein wöchentlicher Verfügbarkeitsreport an die Top-15-Lieferanten, der die letzten 4 Wochen kritische Bedarfe und die geplanten 8 Wochen kommender Bedarfe zeigt. Lieferanten, die diese Transparenz erhalten, reduzieren ihre eigenen Sicherheitsbestände um 12 bis 18 Prozent und geben einen Teil der Einsparung in Form besserer Konditionen weiter. Bei stabilen Partnerschaften über drei Jahre summieren sich diese Effekte auf 4 bis 7 Prozent Konditionsverbesserung gegenüber dem Marktpreis vergleichbarer Wettbewerber.

Verwandte Begriffe

• [[available-to-promise-atp]]
• [[capable-to-promise-ctp]]
• [[wiederbeschaffungszeit]]
• [[fehlteilmanagement]]
• [[sicherheitsbestand]]