Muss- und Kann-Kriterien

Muss- und Kann-Kriterien trennen in Ausschreibungen die zwingenden Mindestanforderungen (Muss) von den bewertbaren Zusatzanforderungen (Kann). Muss-Kriterien wirken als K.O.-Filter: Wer sie nicht erfüllt, wird ausgeschlossen. Kann-Kriterien fließen über Punkte oder Gewichtungen in die Wirtschaftlichkeitsbewertung ein und entscheiden zwischen den verbliebenen Bietern.

Detaillierte Erklärung

Die Unterscheidung ist im deutschen Vergaberecht nicht wörtlich kodifiziert, aber praktisch aus §58 VgV (Zuschlag) und §122 GWB (Eignung) abgeleitet. Muss-Kriterien tauchen in zwei Funktionen auf: einerseits als Eignungskriterien (z. B. Mindestumsatz, Berufshaftpflicht, Referenzen), andererseits als zwingende Leistungsanforderungen (z. B. Schutzklasse IP65, REACH-Konformität, Liefertermin). Beide haben gemeinsam, dass ihre Nichterfüllung den Ausschluss nach §57 VgV oder §16 EU VOB/A nach sich zieht.

Kann-Kriterien sind hingegen Wertungskriterien im Sinne von §58 VgV. Sie operationalisieren das Wirtschaftlichkeitsprinzip aus GWB §127, indem sie Qualität, Lieferzeit, Lebenszykluskosten, Service-Level oder Nachhaltigkeitsmerkmale in einer Punktematrix abbilden. Eine typische Vergabematrix gewichtet Preis mit 60 %, Qualität mit 25 %, Lieferzeit mit 10 %, Service mit 5 %. Innerhalb der Qualität werden dann einzelne Kann-Merkmale punktiert.

Methodisch sauber wird die Trennung erst durch zwei Disziplinen: erstens die formale Kennzeichnung (in der Leistungsbeschreibung mit "M" oder "K", in der Bid-Matrix in eigener Spalte); zweitens die transparente Bewertungsmethode für Kann-Kriterien, die nach EuGH-Rechtsprechung (C-6/15 Dimarso) im Voraus bekanntzugeben ist. Vergabestellen müssen also nicht nur die Kriterien, sondern auch die Punkteverteilung, die Schwellenwerte und die mathematische Formel offenlegen.

Eine wichtige Sonderform ist der Mindestpunktwert pro Wertungsdimension: Hier wird ein Kann-Kriterium teilweise zum Muss, indem ein Angebot ausgeschlossen wird, wenn es etwa weniger als 60 % der maximalen Qualitätspunkte erreicht. Solche "harten Kann-Kriterien" sind zulässig, müssen aber sehr klar dokumentiert sein — sonst entsteht ein Rügegrund.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Das Land Nordrhein-Westfalen schreibt im offenen Verfahren die Lieferung von 8.500 Notebooks für die Landesverwaltung aus, geschätztes Volumen 9,4 Mio. EUR netto. Die Vergabematrix unterscheidet drei Kategorien.

Muss-Kriterien (Eignung): Mindestumsatz 12 Mio. EUR p.a. in den letzten drei Jahren, mindestens drei vergleichbare Referenzen über je 1.500 Geräte, Berufshaftpflicht 5 Mio. EUR, ISO 27001-Zertifizierung, Sitz in der EU.

Muss-Kriterien (Leistung): Intel-i5-Prozessor 13. Generation oder gleichwertig, 16 GB RAM, 512 GB NVMe-SSD, Windows 11 Pro vorinstalliert, TPM 2.0, EPEAT Gold, Lieferung in vier Tranchen innerhalb von 90 Tagen, vier Jahre Vor-Ort-Service.

Kann-Kriterien (Wertung): Preis 55 %, Akkulaufzeit nach MobileMark 10 % (>11 h = 10 Punkte, 9-11 h = 7 Punkte, <9 h = 0 Punkte), Gewicht 5 % (<1,3 kg volle Punktzahl), Reparaturindex nach französischem Modell 5 %, CO2-Fußabdruck pro Gerät 10 %, Service-Reaktionszeit 10 %, Erweiterbarkeit RAM/SSD 5 %.

Sieben Bieter geben ab. Zwei werden formal ausgeschlossen: einer wegen fehlender ISO-27001-Zertifizierung, einer wegen nur 11,2 Mio. EUR Umsatz im letzten Jahr. Ein dritter Bieter scheidet aus, weil sein Notebook nur 14 GB RAM bietet — ein Muss-Kriterium ist verfehlt, eine Heilung über §15 VgV (Aufklärung) ist hier ausgeschlossen, da es sich nicht um einen Formfehler, sondern um eine Leistungsabweichung handelt.

Vier Bieter gehen in die Wertung. In der Kann-Bewertung punktet ein Bieter mit 12,5 h Akkulaufzeit, 1,18 kg Gewicht und vier Stunden Reaktionszeit besonders stark, liegt aber 4 % über dem günstigsten Preis. Die gewichtete Gesamtbewertung ergibt: Bieter A 87,4 Punkte, Bieter B 84,9 Punkte, Bieter C 81,2 Punkte, Bieter D 79,1 Punkte. Zuschlag an Bieter A. Die Vergabe wird im Vergabevermerk mit der vollständigen Punktematrix dokumentiert.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler auf Vergabestellenseite ist die Vermischung von Muss- und Kann-Kriterien. Wenn ein Kriterium wie "möglichst geringes Gewicht" formuliert wird und gleichzeitig "darf 1,5 kg nicht überschreiten", entsteht Auslegungsspielraum. Die Vergabekammer Köln hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass solche Hybrid-Formulierungen den Bietern den Eindruck nehmen, ob ein Wert ausschlussrelevant ist oder nur Punkte kostet. Saubere Praxis: Muss-Kriterien werden in einer eigenen Tabelle mit "Erfüllt ja/nein" geführt, Kann-Kriterien in einer Punktematrix.

Ein zweiter Fehler ist überzogene Eignung. Wer für eine 800.000-EUR-Vergabe einen Mindestumsatz von 25 Mio. EUR fordert, verstößt gegen §122 Abs. 4 GWB (Verhältnismäßigkeit) und schließt KMU unzulässig aus. Hier greift die Mittelstandsförderung nach §97 Abs. 4 GWB.

Bieter unterschätzen häufig die Beweislast bei Muss-Kriterien. Die Eigenerklärung reicht nur dann, wenn die Vergabeunterlagen sie ausdrücklich zulassen — sonst sind Zertifikate, Bilanzauszüge oder Referenzbestätigungen zwingend. Fehlende Nachweise lassen sich nach §15 VgV nur dann nachfordern, wenn es sich um unwesentliche Formalia handelt; eine fehlende ISO-Zertifizierung gilt nicht als nachforderbar.

Im Verhandlungskontext wird die Trennung scharf: In der Verhandlungsrunde dürfen die Muss-Kriterien nicht aufgeweicht werden — wäre das möglich, hätte der ursprüngliche Ausschluss anderer Bieter keine Grundlage. Verhandelt wird ausschließlich über die Kann-Dimensionen und kommerzielle Konditionen. Ein erfahrener Bieter erkennt, welche Kann-Kriterien in der Bewertungsmatrix die größten Punktehebel bieten, und investiert dort gezielt — etwa durch Service-Level-Aufstockung statt Preiszugeständnis.

Verwandte Begriffe

• [[eignungskriterien]]
• [[angebotswertungsstufen]]
• [[ausschreibung]]
• [[vergabeverfahren]]
• [[bewerbungsbedingungen]]