Offenes Verfahren

Das Offenes Verfahren ist die Standardverfahrensart der EU-weiten öffentlichen Vergabe oberhalb der Schwellenwerte. Geregelt in §15 VgV und §119 Abs. 2 GWB richtet es sich an eine unbeschränkte Anzahl Unternehmen, die nach öffentlicher Bekanntmachung im EU-Amtsblatt direkt ein Angebot abgeben dürfen — ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb.

Detaillierte Erklärung

Das Offenes Verfahren bildet zusammen mit dem nichtoffenen Verfahren die Regelverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte (für Liefer- und Dienstleistungen aktuell 221.000 EUR netto, für Bauleistungen 5.538.000 EUR netto, Stand 2024-2025). §15 Abs. 1 VgV definiert: "Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf." Damit ist es das transparenteste und wettbewerblichste Verfahren — jedes interessierte Unternehmen darf bieten, sofern die Eignungskriterien erfüllt sind.

Der Verfahrensablauf folgt einem klaren Muster: Bekanntmachung im Tenders Electronic Daily (TED) der EU sowie in nationalen Vergabeplattformen wie evergabe-online.de des Bundes, DTVP (Deutsches Vergabeportal), oder dem Vergabemarktplatz NRW. Die Mindestangebotsfrist beträgt nach §15 Abs. 2 VgV grundsätzlich 30 Tage ab Absendung der Bekanntmachung. Bei elektronischer Angebotsabgabe kann die Frist um fünf Tage verkürzt werden (§15 Abs. 4 VgV); bei Vorinformation gemäß §38 VgV sogar auf 15 Tage.

Bieter reichen Eignungsnachweise und Angebot in einem Paket ein — anders als beim nichtoffenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren, wo Eignungs- und Angebotsphase zeitlich getrennt sind. Die Wertung erfolgt dreistufig nach den Angebotswertungsstufen: formale Prüfung, Eignungsprüfung gegen veröffentlichte Eignungskriterien, Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien gemäß §58 VgV.

Die EU-Richtlinie 2014/24/EU Art. 27 verankert das Offenes Verfahren als gleichberechtigte Wahl neben dem nichtoffenen Verfahren — der Auftraggeber wählt frei zwischen beiden. Verhandlungen über das Angebot sind im Offenes Verfahren strikt untersagt; Aufklärungsgespräche zur Klarstellung sind nur sehr eingeschränkt im Sinne der §15 Abs. 5 VgV zulässig. Diese Verhandlungssperre ist der zentrale Unterschied zum Verhandlungsverfahren nach §17 VgV.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein kommunales Klinikum in Nordrhein-Westfalen plant die Beschaffung von 12.000 Arbeitskleidung-Sets für Pflegepersonal über drei Jahre, geschätztes Volumen 480.000 EUR netto. Da der EU-Schwellenwert überschritten ist, wählt die Vergabestelle das Offenes Verfahren — bewährt für standardisierte Produkte mit klarem Leistungsbild und großem Bietermarkt.

Die Vergabeunterlagen umfassen: Aufforderung zur Angebotsabgabe, technische Spezifikation (DIN EN ISO 13688 für Schutzkleidung, Gewebegrammatur 195 g/m², OEKO-TEX Standard 100), Vertragsentwurf, Eignungskriterien (Mindestumsatz 1,2 Mio. EUR, ISO 9001, Referenzen aus Krankenhauswäsche), Zuschlagskriterien (Preis 60 %, Qualität gemäß Mustergewebe-Bewertung 25 %, Lieferzeit 10 %, Nachhaltigkeit/Recyclinganteil 5 %).

Bekanntmachung erfolgt am 14. März über DTVP mit Weiterleitung an TED. Angebotsfrist endet am 18. April (35 Tage, mit Puffer über die Mindestfrist hinaus). 11 Unternehmen reichen elektronisch Angebote ein, davon zwei Konzerne und neun Mittelständler. Bei der Angebotsöffnung am 19. April werden Bieternamen und Angebotssummen protokolliert.

Die Wertung dauert 18 Werktage. Drei Bieter scheitern an der Mindestumsatz-Schwelle, ein weiterer an fehlender Referenzliste. Bei den verbleibenden sieben erreichen zwei mittelständische Anbieter die höchsten Wirtschaftlichkeitspunkte. Die Vergabestelle dokumentiert die Wertung im Vergabevermerk, informiert die unterlegenen Bieter gemäß §134 GWB mit 10-tägiger Wartefrist, und erteilt nach Ablauf den Zuschlag.

Gesamte Verfahrensdauer von Bekanntmachung bis Zuschlag: 64 Kalendertage. Der unterlegene Erstplatzierte verzichtet auf einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer, da die Bewertungsmatrix nachvollziehbar dokumentiert ist.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Häufigster Fehler im Offenes Verfahren: nachträgliche Verhandlungen über Preise oder Leistungsumfang nach Angebotsabgabe. Das ist unzulässig und führt regelmäßig zu Rügen sowie Aufhebung des Verfahrens durch die Vergabekammer. Die Verhandlungssperre gilt absolut — wer Spielraum für Preisgespräche braucht, muss von vornherein das Verhandlungsverfahren gemäß §17 VgV wählen, sofern dessen Voraussetzungen vorliegen.

Zweiter Klassiker: zu kurze Angebotsfristen bei komplexen Leistungen. §20 VgV verlangt eine "angemessene" Frist; bei aufwändigen technischen Konzepten reichen 30 Tage oft nicht. Praxisempfehlung: 40-50 Tage bei Spezialanlagen oder komplexen Lastenheften. Die Frist kann bei berechtigten Bieteranfragen verlängert werden — Bieter sollten Verlängerung schriftlich und mit Begründung beantragen.

Dritter Stolperstein: Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Eignungskriterien betreffen das Unternehmen (Umsatz, Referenzen, Personal), Zuschlagskriterien das Angebot (Preis, Qualität, Lieferzeit). Verstöße gegen diese Trennung führen oft zu erfolgreichen Nachprüfungen. Bieter sollten die Bewertungsmatrix kritisch prüfen und in der Bieterfragerunde auf Doppelbewertung hinweisen.

Verhandlungskontext für Bieter: Da klassische Verhandlung ausgeschlossen ist, verlagert sich der "Hebel" in die Vorphase. Bieterfragen vor Angebotsabgabe sind das wichtigste Werkzeug — mehrdeutige Spezifikationen, unrealistische Lieferzeiten oder versteckte Risikoklauseln müssen früh adressiert werden. Antworten der Vergabestelle sind allen Bietern zugänglich (Transparenzgebot §97 GWB) und können Bedingungen substantiell verändern. Erfahrene Mittelstands-Anbieter bauen 20-30 % ihrer Vorbereitungszeit auf strategische Bieterfragen auf.

Bei aussichtsreichen Angeboten lohnt zudem die genaue Beobachtung der Wartefrist nach §134 GWB: Falls die eigene Bewertung intransparent oder rechnerisch falsch erscheint, ist innerhalb von 10 Kalendertagen Rüge und ggf. Antrag bei der Vergabekammer möglich. Voraussetzung ist die unverzügliche Rüge gegenüber der Vergabestelle gemäß §160 Abs. 3 GWB — wer einen Vergabeverstoß erkannt hat und nicht binnen kurzer Frist rügt, verliert das Antragsrecht. In der Praxis hat sich eine Frist von zwei bis fünf Werktagen ab Kenntnis des Verstoßes als Richtschnur etabliert; das Bundesverfassungsgericht und die Oberlandesgerichte legen die "Unverzüglichkeit" eng aus. Erfahrene Bieter dokumentieren daher den Zeitpunkt der Kenntnisnahme und die Rügeabsendung lückenlos. Eine letzte Empfehlung an Vergabestellen: Da die Wertungsdokumentation im Vergabevermerk später Grundlage für mögliche Nachprüfungen ist, sollte sie nicht nur die Rechenergebnisse enthalten, sondern auch die zugrundeliegenden Begründungen für jede Punktvergabe — gerade bei nicht-quantifizierbaren Qualitätskriterien.

Verwandte Begriffe

• [[nichtoffenes-verfahren]]
• [[verhandlungsverfahren-ohne-teilnahmewettbewerb]]
• [[teilnahmewettbewerb]]
• [[vgv-vergabeverordnung]]
• [[ted-bekanntmachung]]