Onventis

Onventis ist eine cloudbasierte Procurement-Plattform mit Ursprung in Deutschland, die sich auf den DACH-Mittelstand spezialisiert hat. Im Gegensatz zu internationalen Anbietern wie [[coupa]] oder [[jaggaer]] positioniert sich Onventis mit Sprachunterstützung, lokalem Support und DSGVO-konformer Infrastruktur als mittelstandsgerechte Alternative zur komplexen Enterprise-Lösungen.

Detaillierte Erklärung

Onventis wurde 2000 in Stuttgart gegründet und ist heute Teil der Onventis Group. Das Unternehmen betreibt seine Plattform aus deutschen Rechenzentren (Zertifizierung nach ISO 27001), was für DACH-Unternehmen mit Datenschutzanforderungen ein konkretes Argument gegenüber US-amerikanischen Anbietern ist. Onventis hat nach eigenen Angaben mehr als 1.000 Unternehmen als Kunden, mit Schwerpunkt in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Onventis Buyer ist die Hauptplattform für Einkaufsabteilungen. Onventis Supplier ist das Pendant für Lieferanten, die über das Netzwerk angebunden werden.

Kernmodule:

• Procurement (P2P): Anforderungsmanagement, Genehmigungsworkflows, Bestellprozesse und Rechnungsverarbeitung. Das Kernmodul für operativen [[procure-to-pay]].
• Sourcing: Ausschreibungen, RFQ-Prozesse, einfache [[e-tendering]]-Funktionen und Angebotsvergleiche. Weniger Tiefe bei komplexen [[e-auction]]-Formaten als [[jaggaer]] oder [[ivalua]], aber für standard RFQ-Prozesse ausreichend.
• Supplier Management: Lieferantenregistrierung, Stammdatenpflege und Qualifizierungsfragebögen. Lieferanten erhalten Zugang zum Onventis-Portal ohne eigene Softwarelizenz.
• Catalog Management: Verwaltung von Lieferantenkatalogen und PunchOut-Anbindungen zu Lieferantenportalen. Besonders für C-Teile und indirekten Bedarf relevant.
• Invoice Management: Elektronische Rechnungsverarbeitung mit Unterstützung für ZUGFeRD und Peppol — wichtig für die zunehmenden deutschen E-Invoicing-Anforderungen ab 2025/2026.
• Spend Analytics: Auswertungen und [[spend-analyse]]-Dashboards, anpassbar nach Warengruppen und Kostenstellen.

Onventis Network: Ähnlich wie [[coupa]] betreibt Onventis ein Netzwerk, über das Lieferanten einmalig registriert und von mehreren Kunden gefunden werden können. Das Netzwerk ist deutlich kleiner als das von Coupa oder SAP Ariba, hat aber im DACH-Raum eine überschaubare regionale Abdeckung.

Positionierung im DACH-Mittelstand: Onventis richtet sich explizit an Unternehmen mit 200 bis 2.000 Mitarbeitern — eine Zielgruppe, für die internationale Enterprise-Plattformen oft überdimensioniert und zu teuer sind. Das spiegelt sich in der Preisgestaltung, dem deutschsprachigen Support und der Implementierungsdauer (typisch: drei bis sechs Monate statt sechs bis zwölf).

Lizenzmodell: Subscription-basiert, mit transparenteren Einstiegspreisen als internationale Wettbewerber. Onventis kommuniziert keine genauen Listenpreise, aber das Preisniveau gilt als deutlich unter dem von [[coupa]] oder [[ivalua]]. Für Unternehmen ab 500 Mitarbeitern mit aktivem Einkauf sind Jahreskosten im fünfstelligen EUR-Bereich realistisch.

Wettbewerber: [[coupa]], [[jaggaer]], [[ivalua]], SAP Ariba (vor allem bei SAP-Bestandskunden), Basware (Fokus Invoicing), Mercateo (C-Teile-Einkauf). Im direkten DACH-Mittelstandssegment konkurriert Onventis auch mit lokal bekannten Lösungen wie nexmart oder Synertrade.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Maschinenbauunternehmen mit 600 Mitarbeitern in Sachsen betreibt ein ERP-System für Produktion und Finanzen, wickelt Beschaffung aber noch weitgehend per E-Mail und telefonisch ab. Der Einkaufsleiter möchte Bestellprozesse digitalisieren, hat jedoch kein Budget und keine Ressourcen für eine aufwändige Enterprise-Implementierung.

Onventis wird nach einer dreimonatigen Evaluation ausgewählt. Ausschlaggebende Kriterien: deutschsprachiger Support, schnelle Implementierung (Ziel: vier Monate bis Go-Live), DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland und realistische Total-Cost-of-Ownership.

Nach fünf Monaten (leicht über Plan durch Stammdatenbereinigung) ist das System live. Bestellungen laufen über Onventis, 45 aktive Lieferanten sind angebunden, Rechnungen werden elektronisch verarbeitet. Einschränkung: Die [[e-sourcing]]-Funktionen werden kaum genutzt, da das Team für strukturierte Ausschreibungen noch Prozessreife aufbauen muss. Onventis wird zunächst als P2P-Lösung betrieben.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Häufige Fehler:

• Lieferanten-Onboarding unterschätzt: Onventis funktioniert gut, wenn Lieferanten das Portal aktiv nutzen. Kleine Lieferanten ohne EDI-Anbindung oder Onlineaffinität benötigen persönliche Begleitung beim ersten Zugang.
• ERP-Integration als Nachgedanke: Die Integration zwischen Onventis und dem bestehenden ERP (Kostenstellen, Materialnummern, Kontenplan) muss von Beginn an geplant werden. Wird sie erst nach Go-Live angegangen, entstehen doppelte Datenpflege.
• Katalogpflege vernachlässigt: Produktkataloge veralten schnell — Preise, Produktnummern und Lieferantendaten müssen regelmäßig aktualisiert werden. Ohne klare interne Verantwortung wird der Katalog zur Fehlerquelle.
• Scope für die erste Implementierungsphase zu breit: Onventis-Kunden die mit P2P + Sourcing + Lieferantenmanagement gleichzeitig starten, verlieren an Fokus. Empfehlung: mit P2P-Kernprozessen beginnen.

Verhandlungskontext:

• Onventis ist kleiner und unabhängiger als die internationalen Wettbewerber. Das bedeutet mehr Verhandlungsbereitschaft, aber auch weniger Skalierungsreserven für sehr schnell wachsende Unternehmen.
• Im Vergleichsgespräch mit [[coupa]] oder [[jaggaer]] profitiert Onventis von der DSGVO-Karte: Datenhaltung in Deutschland, deutschsprachiger Support, kein Transfer zu US-Cloud-Anbietern. Für manche DACH-Einkaufsleiter ist das ein belastbares Argument.
• Jahresverträge sind der Standard; Rabatte bei Mehrjahresverträgen sind verhandelbar, aber geringer als bei größeren Anbietern.
• Onventis hat ein aktives Partner-Ökosystem mit deutschen ERP-Integrationspartnern — bei der Auswahl des Implementierungspartners lohnt sich ein direkter Vergleich.

Verwandte Begriffe

• [[procurement-suite]] — Kategorie, der Onventis angehört
• [[procure-to-pay]] — Operativer Kernprozess der Plattform
• [[e-sourcing]] — Ausschreibungsmodul innerhalb von Onventis
• [[e-tendering]] — Angebotsmanagement-Funktionen
• [[lieferantenmanagement]] — Supplier-Portal und Qualifizierungsfunktionen
• [[digitaler-einkauf]] — Übergeordneter Transformationsrahmen
• [[coupa]] — Internationaler Wettbewerber, stärker bei Enterprise
• [[jaggaer]] — Wettbewerber mit Stärke im direkten Einkauf
• [[ivalua]] — Wettbewerber mit höherer Konfigurierbarkeit