Proof of Concept Beschaffung

Die Proof of Concept Beschaffung beschreibt den Einkauf einer zeitlich begrenzten Machbarkeitsstudie bei einem oder mehreren Lieferanten, bevor ein Bauteil, eine Technologie oder ein Werkzeug in die Serienentwicklung übergeht. Ziel ist der nachweisbare Funktions- oder Wirtschaftlichkeitsbeleg unter realen Randbedingungen, nicht die fertige Lösung. Sie dient als Risiko-Filter vor größeren Investitionsentscheidungen und schützt gegen Fehlinvestitionen im sechs- bis siebenstelligen Bereich.

Detaillierte Erklärung

Ein Proof of Concept (PoC) im Einkauf grenzt sich klar von Pilotprojekt und Serienanlauf ab: Beim PoC wird unter kontrollierten Bedingungen geprüft, ob ein technisches oder wirtschaftliches Konzept überhaupt funktioniert. Typische Auslöser sind neue Werkstoffe, additive Fertigungsverfahren, alternative Fügetechniken, ein Lieferantenwechsel mit kritischer Geometrie oder die Substitution einer importierten Baugruppe durch DACH-Fertigung.

Vertraglich wird der PoC überwiegend als Werklieferungsvertrag nach BGB §§640/641 abgebildet, gelegentlich als Werkvertrag mit Pauschalvergütung und definierten Abnahmekriterien. Die Erfolgskriterien (Toleranz, Zykluszeit, Cpk, Materialkennwerte) müssen vorab schriftlich fixiert sein, sonst entsteht ein Streit über die Werkleistung. In der DACH-Industrie haben sich PoC-Budgets zwischen 15.000 Euro (einfache Substitutionsprüfung) und 120.000 Euro (Werkzeug-PoC mit Vorserienteilen) etabliert. Bei sicherheitsrelevanten Komponenten kann der Rahmen auf 250.000 Euro steigen.

Der Einkauf strukturiert den PoC in vier Phasen: Scoping (Lastenheft-Auszug, Akzeptanzkriterien), Vergabe (meist 2-3 Lieferanten parallel oder Single-Source mit Exit-Klausel), Durchführung (4-12 Wochen) und Bewertung (Prüfberichte, Kosten-Nutzen, Skalierungsrisiken). Wichtig ist die saubere Trennung zwischen PoC-Vergütung und späterer Serienvergütung: Die im PoC genutzten Werkzeuge, Vorrichtungen und Mustermengen sind über Eigentumsvorbehalt nach §§929/930 BGB zu sichern, damit bei Insolvenz des Lieferanten kein Stillstand entsteht.

In SAP MM/PM-Umgebungen wird der PoC üblicherweise als eigene Bestellanforderung mit Kontierungsart "Innenauftrag" geführt, sodass die Aufwände für Rechnungswesen und Forschungsförderung (z. B. ZIM, Eurostars, FuE-Zulage §§51-52 EStG) klar zugeordnet sind. Eine sauber geführte PoC-Akte ist außerdem Voraussetzung für die spätere [[erstmusterpruefung]] nach VDA 2.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein DACH-Automotive-Tier-1-Zulieferer (820 Mitarbeiter, Sitz Schwäbisch Gmünd) plant die Substitution eines bisher in Tschechien gefertigten Aluminium-Strukturteils durch ein Hybridbauteil aus Aluminium-Stahl-Verbund. Die Einkaufsleitung initiiert einen Proof of Concept mit drei vorqualifizierten DACH-Lieferanten. Budget pro Lieferant: 38.000 Euro für 25 Musterteile inklusive Werkstoffzeugnisse 3.1 nach EN 10204.

Der Einkauf verhandelt einen Werklieferungsvertrag mit folgenden Eckpunkten: Festpreis 38.000 Euro, Lieferung in zwei Tranchen (Roh- und Endmuster), Prüfumfang nach VDA 6.3 Prozessaudit Auszug, Abnahme bei Erreichen Cpk >= 1,67 für das maßgebliche Toleranzmass. Die für den PoC genutzten Spannvorrichtungen verbleiben bis zur Serienentscheidung beim Lieferanten, werden aber per Sicherungsübereignung dem Auftraggeber zugeordnet, falls der Vorrichtungswert 25.000 Euro übersteigt.

Nach 9 Wochen liefern zwei Lieferanten die Endmuster. Lieferant A erreicht Cpk 1,71 bei 4,80 Euro Stückkosten in der Hochrechnung auf 80.000 Stück/Jahr. Lieferant B liegt bei Cpk 1,52 (PoC nicht bestanden) und 4,10 Euro. Lieferant C bricht den PoC nach 6 Wochen ab; Teilvergütung 18.000 Euro nach §645 BGB.

Der Einkauf entscheidet auf Basis der dokumentierten Akzeptanzkriterien für Lieferant A, obwohl die Stückkosten über Lieferant B liegen. Die durch den PoC vermiedene Folgeinvestition in ein nicht serientaugliches Werkzeug (geschätzt 340.000 Euro) rechtfertigt das PoC-Budget von 114.000 Euro um den Faktor 3.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler in der Proof of Concept Beschaffung ist die unscharfe Definition der Erfolgskriterien. Formulierungen wie "Funktionsfähigkeit ist nachzuweisen" sind nicht abnahmefähig und führen regelmäßig zu Streitigkeiten über die Vergütung. Akzeptanzkriterien gehören in messbare Größen (Cpk, Maßabweichung in Mikrometern, Zykluszeit in Sekunden, Energiebedarf in kWh) und in einen Prüfplan, der vom Lieferanten gegengezeichnet wird.

Zweiter klassischer Fehler: Vermischung von PoC-Kosten und Werkzeugkosten. Ein PoC-Werkzeug ist kein Serienwerkzeug. Wer einen PoC mit einem Werkzeug für 180.000 Euro startet, hat keinen PoC, sondern eine Werkzeugbeschaffung mit Risiko. Sauber: Erst Konzept-PoC mit Rapid-Tooling oder Einsatzwerkzeug (15.000-45.000 Euro), dann Investitionsentscheidung für Serienwerkzeug.

Dritter Fehler: Fehlende Exit-Klauseln. Ein PoC ohne klar definierten Abbruchspunkt läuft regelmäßig in Nachverhandlungen über Mehraufwand. Verhandlungstaktisch sollte der Einkauf eine Stage-Gate-Struktur mit definierten Abbruchpunkten und maximaler Mehrkostengrenze (typisch 15 Prozent des PoC-Budgets) vereinbaren. Auch der Umgang mit Schutzrechten ist im PoC kritisch: Wer hält die Rechte an einer im PoC entstandenen Konstruktion? Empfehlung: Nicht-exklusive Mitnutzungsrechte für den Auftraggeber, Anmelderecht beim Entwickler, mit Lizenzklausel bei Serienfertigung an Dritte.

Verhandlungskontext: PoC-Budgets sind ein typischer Hebel für Lieferantenentwicklung. Ein Lieferant, der 40.000 Euro PoC-Aufwand ohne Serienauftrag trägt, erwartet im Erfolgsfall mindestens dreijährige Vergabesicherheit. Diese Erwartung gehört offen ins Vertragsgespräch, nicht in die Fussnote. Ein gut strukturierter PoC ist außerdem eine wirksame Form der [[lieferantenentwicklung]], weil er den Lieferanten zur Investition in eigene Kompetenz zwingt.

Vierter Fehler: Verzicht auf parallele PoC-Vergabe aus vermeintlichen Kostengründen. Ein PoC mit nur einem Lieferanten ist zwar 30-40 Prozent günstiger, kennt aber kein Vergleichsmass und keine Verhandlungsalternative. Die Mehrkosten paralleler Vergabe (typisch 25-35 Prozent) sind im Verhältnis zur statistisch belegten Risikominderung von 60-70 Prozent fast immer wirtschaftlich. Fünfter Fehler: Vergessene Schnittstelle zur Konstruktion. Ein PoC, dessen Ergebnisse nicht in das Pflichtenheft zurückfließen, ist verlorene Information. Empfehlung: Die PoC-Abschlussbesprechung wird vom Einkauf moderiert, mit verbindlichen Aktionspunkten für Konstruktion, Qualität und Lieferant.

Verwandte Begriffe

• [[pilotprojekt-lieferanten]]
• [[erstmusterpruefung]]
• [[lieferantenentwicklung]]
• [[lastenheft]]
• [[eigentumsvorbehalt]]