Sachliche Rechnungsprüfung

Die Sachliche Rechnungsprüfung ist die formelle und rechnerische Kontrolle einer Eingangsrechnung. Geprüft werden die Pflichtangaben nach §14 UStG, die rechnerische Richtigkeit, die Übereinstimmung mit Bestellung und Wareneingang sowie die GoBD-Konformität der Rechnungsdaten. Sie ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und ergänzt die [[fachliche-rechnungspruefung]].

Detaillierte Erklärung

Während die fachliche Prüfung das "Was wurde geleistet?" beantwortet, klärt die sachliche Prüfung das "Ist diese Rechnung formal und rechnerisch korrekt?". Sie liegt in der Hauptverantwortung der Kreditorenbuchhaltung und ist heute weitgehend automatisiert – durch OCR-Erfassung, regelbasierte Pflichtfeld-Validierung und automatische Drei-Wege-Abgleiche in Systemen wie SAP S/4HANA, Datev oder Coupa Pay.

Pflichtangaben nach §14 Absatz 4 UStG, die maschinell oder manuell geprüft werden: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer (zwingend einmalig), Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto greift die Vereinfachung nach §33 UStDV.

Die rechnerische Richtigkeit prüft: Stimmt die Summe der Positionen mit dem Nettobetrag? Ist die Umsatzsteuer korrekt berechnet (19 Prozent oder 7 Prozent ermäßigt nach §12 UStG)? Stimmt der Bruttobetrag? Werden Skonti und Rabatte richtig vom Bruttobetrag oder vom Nettobetrag abgezogen?

Seit der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 (Wachstumschancengesetz) müssen B2B-Eingangsrechnungen im strukturierten Format ZUGFeRD 2.3 oder XRechnung 3.0 empfangen werden. Das macht die sachliche Prüfung deutlich schneller, weil Pflichtfelder maschinell validiert werden. Übergangsfristen laufen bis Ende 2027 für Bestandsformate. Validierungs-Tools wie der Quba Viewer, Mustang oder integrierte SAP-Validatoren prüfen das XML gegen die EN-16931-Norm.

GoBD-Anlage 1 (Rechnungsverarbeitung) verlangt revisionssichere Speicherung: Die ursprüngliche Rechnung muss in unveränderbarer Form aufbewahrt werden, der Prüfprozess muss nachvollziehbar protokolliert sein, eine Verfahrensdokumentation muss existieren. Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre nach §147 AO. Bei Verstößen droht der Verlust des Vorsteuerabzugs nach §15 UStG – im Mittelstand schnell ein fünfstelliger Schaden pro Betriebsprüfung.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein süddeutsches Pharma-Verpackungsunternehmen (180 Mitarbeiter, Datev SKR04, automatisierter Rechnungseingang via Esker) erhält von einem österreichischen Lieferanten eine ZUGFeRD-Rechnung über Reinraum-Verbrauchsmaterial: Nettobetrag 8.420 Euro, USt 0 Euro mit Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG".

Der OCR-Layer extrahiert die strukturierten Daten aus dem XML-Anteil der ZUGFeRD-Datei. Die regelbasierte Validierung prüft automatisch alle §14-UStG-Pflichtangaben: Lieferantenname und österreichische UID-Nummer ATU-Format vorhanden, eigene USt-IdNr. korrekt zitiert, Rechnungsnummer fortlaufend (Abgleich gegen Datev-Historie zeigt keine Doppelung), Leistungsdatum drei Tage vor Rechnungsdatum plausibel, Rechnungssumme rechnerisch korrekt (Position 1: 4.200 Euro + Position 2: 4.220 Euro = 8.420 Euro), Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren formal korrekt.

Eine Sachprüfungs-Auffälligkeit: Die Rechnung trägt das Ausstellungsdatum 2. Februar, geht aber erst am 14. Februar ein. Die Skonto-Frist von 10 Tagen – 2 Prozent Skonto laut Bestellung – ist umstritten. Nach §271 BGB beginnt die Frist mit Zugang der Rechnung beim Schuldner, nicht mit dem Ausstellungsdatum. Der Buchhalter dokumentiert den Eingangsstempel maschinell mit Datev-Posteingangsbuch und vermerkt: "Skontofrist läuft bis 24.02. ab Zugang".

Der Drei-Wege-Abgleich gegen Bestellung und [[wareneingangspruefung]] passt automatisch. Der Vorsteuerabzug entfällt hier wegen Reverse-Charge – stattdessen bucht das System die Umsatzsteuer als selbstberechneten 19-Prozent-Anteil und gleichzeitig als Vorsteuer (Nullsumme). Die sachliche Freigabe erfolgt automatisch nach 47 Sekunden, der Workflow leitet zur fachlichen Prüfung weiter. Touchless-Quote für diesen Lieferanten im Berichtsmonat: 91 Prozent.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Häufigster Fehler: fehlende oder falsche Steuernummer bzw. USt-IdNr. Eine Rechnung ohne gültige Steuernummer ist nach §14 UStG unwirksam – der Vorsteuerabzug entfällt. Das Finanzamt erkennt im Rahmen einer Betriebsprüfung Vorsteuern für formfehlerhafte Rechnungen nicht an, der gezogene Vorsteuerbetrag wird zurückgefordert plus Zinsen nach §233a AO. Im Mittelstand häufiger Schaden bei zwei bis fünf Prozent fehlerhafter Rechnungen pro Jahr.

Zweiter Fehler: die fortlaufende Rechnungsnummer wird nicht systematisch gegen die eigene Eingangshistorie geprüft. Es kommt vor, dass Lieferanten versehentlich oder absichtlich Doppelrechnungen schicken – mal mit identischer, mal mit minimal abweichender Nummer. Ohne automatischen Doppelungs-Check zahlt der Mittelstand jährlich oft fünfstellige Beträge zu viel. Datev und SAP haben diese Prüfung Standard-mäßig, müssen aber aktiviert sein.

Verhandlungskontext: Die sachliche Prüfung ist Datenquelle für Lieferantenkennzahlen. Wer dokumentiert, dass ein Lieferant in 18 Prozent der Rechnungen Pflichtangaben verletzt (fehlende USt-IdNr., falscher Steuersatz, fehlendes Leistungsdatum), kann das im Jahresgespräch adressieren. Forderung: Korrekturrechnungen kostenfrei binnen 5 Werktagen, sonst 25 Euro Bearbeitungspauschale je Korrekturlauf. Dieser Hebel reduziert die [[fehlerquote-rechnung]] messbar binnen zwei Quartalen.

Dritter Fehler: Die Verfahrensdokumentation nach GoBD-Anlage 1 wird nicht gepflegt. Wenn die Betriebsprüfung kommt und die Dokumentation fehlt, droht die Schätzbefugnis nach §162 AO – das kostet im Mittelstand schnell einen sechsstelligen Betrag. Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben: wer prüft, mit welchen Tools, nach welchen Regeln, wie wird abweichend dokumentiert, wie lange wird aufbewahrt. IDW PS 880 gibt Prüfungshinweise.

Vierter Fehler: Skontoabzug-Berechnung wird nicht geprüft. Der Lieferant berechnet 2 Prozent Skonto auf den Nettobetrag, korrekt wäre nach Konvention auf den Bruttobetrag – oder umgekehrt. Bei großen Volumina entstehen pro Jahr vier- bis fünfstellige Differenzen. Die sachliche Prüfung muss die Skonto-Bezugsgröße (brutto/netto) gegen die vereinbarten [[zahlungsbedingungen]] abgleichen, nicht stillschweigend hinnehmen.

Fünfter Fehler: Reverse-Charge-Rechnungen werden nicht korrekt geprüft. Bei §13b UStG (Bauleistungen, EU-Lieferungen, Schrott) muss der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" exakt im Wortlaut auf der Rechnung stehen. Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung formfehlerhaft und der Vorsteuerabzug entfällt. Datev und SAP haben Reverse-Charge-Validierungen, die bei vorsteuerrelevanten Lieferanten zwingend aktiviert sein müssen. Bei EU-Leistungen zusätzlich Pflicht: USt-IdNr. des Leistungsempfängers auf der Rechnung, sonst kein Vorsteuerabzug nach §15 UStG.

Sechster Fehler: keine systematische Doppelzahlungs-Prävention. Wenn eine Rechnung in Klärung steckt und dann doppelt erfasst wird (einmal vom Lieferanten erneut versendet, einmal vom Käufer manuell nachgefordert), kann es zu Doppelzahlungen kommen. Die Touchless-Quote sinkt, das DPO sieht falsch aus.

Verwandte Begriffe

• [[fachliche-rechnungspruefung]]
• [[eingangsrechnung]]
• [[xrechnung]]
• [[zugferd]]
• [[ocr-rechnungserkennung]]