Vorkalkulation

Die Vorkalkulation ist die Ermittlung der voraussichtlichen Kosten vor Auftragsvergabe oder Beschaffungsentscheidung. Sie bildet die Basis fur den Angebotsvergleich, die interne Preisfreigabe und die spatere Abweichungsanalyse in der [[nachkalkulation]]. In DACH-Fertigungsbetrieben ist sie fester Bestandteil der Zuschlagskalkulation und des kaufmannischen Planungsprozesses.

Detaillierte Erklarung

Die Vorkalkulation hat drei Kernfunktionen im industriellen Einkauf:

1. Preisbewertung: Sie definiert, welcher Preis fur ein Beschaffungsobjekt als angemessen gilt — und damit, ab wann ein Angebot als zu teuer abgelehnt werden sollte.
2. Verhandlungsvorbereitung: Wer mit einer fundierten Vorkalkulation in eine Preisverhandlung geht, kann Gegenargumente des Lieferanten sachlich bewerten.
3. Nachkalkulations-Referenz: Sie ist der Sollwert, gegen den die Istkosten nach Auftragsabschluss verglichen werden.

Methoden der Vorkalkulation im Einkauf:

Zuschlagskalkulation ist die in DACH-Fertigungsbetrieben dominierende Methode. Ausgangspunkt sind die Materialeinzelkosten; darauf werden prozentuale Zuschlagssatze fur Material-, Fertigungs- und Verwaltungsgemeinkosten aufgeschlagen. Das Ergebnis sind die kalkulierten [[selbstkosten]] plus Gewinnzuschlag = kalkulierter Verkaufspreis des Lieferanten (= Einkaufspreis des Kaufers).

Should-Cost-Analyse ist eine detailliertere Variante: Der Einkaufer kalkuliert Bottom-up, was ein Teil kosten sollte — basierend auf Materialkosten, Fertigungszeit, Maschinenstundensatz und Overhead des Lieferanten. Ergebnis ist ein externer Planpreis, der unabhangig vom Lieferantenangebot ermittelt wird (vgl. [[should-cost-analyse]]).

Vergleichskalkulation nutzt historische Istpreise ahnlicher Teile als Referenz. Bei neuen Teilen wird ein ahnliches (analoges) Teil als Basis verwendet und Unterschiede in Komplexitat, Gewicht oder Bearbeitungsaufwand korrigiert.

Indexbasierte Fortschreibung passt historische Planpreise anhand von Rohstoffindizes (z.B. LME-Aluminiumpreis, Stahlindex) oder Lohnkostenindizes fort. Im Einkauf ublich fur Rahmenvertrage mit gleitenden Preisklauseln.

HGB §255 und IAS 2: Die Vorkalkulation beeinflusst, welche Kosten spater als Herstellungskosten nach HGB §255 aktiviert werden durfen. Aktivierbar sind Einzelkosten und angemessene Teile der Gemeinkosten; nicht aktivierbar sind Vertriebskosten, Finanzierungskosten und allgemeine Verwaltungskosten. Eine zu grobe Vorkalkulation kann dazu fuhren, dass aktivierungsfahige Kosten nicht separat erfasst und damit steuerlich nicht optimal behandelt werden.

Planpreis vs. Standardpreis: Viele ERP-Systeme (SAP MM, Infor, Microsoft Dynamics) verwenden Standardpreise (Jahresplanpreise) fur die Materialbewertung. Die Vorkalkulation fur einen konkreten Auftrag kann davon abweichen, wenn z.B. ein Spot-Kauf zu Marktpreisen beschafft wird. Diese Differenz fuhrt zu Preisdifferenzkonten und muss buchhalterisch korrekt behandelt werden (Preisdifferenzkonto-Buchung).

Genauigkeitsstufen: In der Praxis unterscheidet man grobe Vorkalkulation (Grosenordnung, +/- 20 %, fur erste Go/No-Go-Entscheidungen) und detaillierte Vorkalkulation (Kostenstellengenau, +/- 5 %, fur finale Vergabeentscheidungen und Vertragsgrundlage).

Praxisbeispiel

Ein Einkaufer eines suddeutschen Maschinenbauunternehmens soll fur ein neues Bauteil (Gefraste Aluminiumplatte, 10.000 Stuck/Jahr) den Beschaffungspreis kalkulieren, bevor Anfragen an drei Lieferanten ausgesendet werden.

Vorkalkulationsschritte:

1. Materialkosten: Gewicht 0,85 kg Aluminium EN AW-6082, Spotpreis LME 2.180 EUR/t + 15 % Verarbeitungsaufschlag Warenlager = 2,13 EUR/Stuck Material
2. Fertigungskosten: CNC-Bearbeitungszeit geschatzt 4,2 Minuten, Maschinenstundensatz vergleichbarer Betriebe ca. 95 EUR/h = 6,65 EUR/Stuck Fertigung
3. Zuschlag Gemeinkosten: 40 % auf Fertigung (Branchenvergleichswert fur mittlere Lohnfertigungsbetriebe) = 2,66 EUR/Stuck
4. Kalkulierter Herstellpreis Lieferant: 11,44 EUR/Stuck
5. Zielkaufpreis Einkaufer (mit 12 % Gewinnmarge Lieferant): 12,81 EUR/Stuck

Die Vorkalkulation ergibt einen Planpreis von 12,81 EUR/Stuck. Eingehende Angebote: 13,40 EUR (Lieferant A), 12,65 EUR (Lieferant B), 14,90 EUR (Lieferant C). Lieferant B liegt unter dem Planpreis — im Verhandlungsgesprach mit Lieferant A wird der Planpreis als Verhandlungsanker genutzt, um auf 12,90 EUR zu kommen.

Nach Auftragsabschluss wird die [[nachkalkulation]] die Istabweichungen gegenuber diesen Planwerten ausweisen.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1 — Vorkalkulation basiert ausschliesslich auf historischen Preisen: Vergangene Einstandspreise ohne Indexanpassung (Rohstoff-, Lohnkostenentwicklung) fuhren zu falschen Planwerten. Besonders kritisch bei Teilen mit hohem Metall- oder Energieanteil in einem Marktumfeld mit Preisinflation.

Fehler 2 — Keine Trennung von aktivierbaren und nicht aktivierbaren Kosten: Wenn in der Vorkalkulation Vertriebskosten oder Finanzierungskosten des Lieferanten im Gesamtpreis verborgen sind und nicht separiert werden, fehlt die Grundlage fur eine saubere HGB-§255-konforme Aktivierung beim Kaufer.

Fehler 3 — Zu enge Planpreise ohne Toleranzband: Eine Vorkalkulation ohne explizites Toleranzband (z.B. +/- 8 %) fuhrt dazu, dass jede kleine Abweichung als Eskalationsfall behandelt wird. Branchenadaquate Toleranzrahmen sollten in der Planungsrichtlinie des Unternehmens definiert sein.

Fehler 4 — Vorkalkulation wird nicht aktualisiert: Wenn sich Spezifikationen, Mengen oder Marktpreise zwischen Vorkalkulation und Anfragerunde signifikant andern, muss die Vorkalkulation aktualisiert werden, bevor Angebote bewertet werden.

Verhandlungskontext: Die Vorkalkulation ist das wichtigste Vorbereitungsinstrument fur eine sachliche Preisverhandlung. Ein Einkaufer, der nicht weiss, was ein Teil kosten sollte, verhandelt ohne Anker. Mit einer gut begrundeten Vorkalkulation lasst sich ein Gegenangebot plausibel begrunden — auch wenn der Lieferant seinen Preis zunachst verteidigt.

Kombination mit [[kostentreiberanalyse]]: Wenn die Vorkalkulation eine signifikante Abweichung zum Angebotspreis zeigt, hilft die Kostentreiberanalyse zu verstehen, welche Kostenposition die Differenz erklart.

Verwandte Begriffe

• [[nachkalkulation]] — Istkostenermittlung nach Auftragsabschluss
• [[selbstkosten]] — Gesamtkosten inkl. Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten
• [[herstellkosten]] — aktivierbare Fertigungs- und Materialkosten
• [[should-cost-analyse]] — Bottom-up-Ermittlung des theoretisch angemessenen Preises
• [[preisstrukturanalyse]] — Analyse der Kostenbestandteile eines Angebotspreises
• [[einstandspreis]] — tatsachlicher Einstandspreis nach Beschaffung
• [[kostentreiberanalyse]] — Identifikation der wesentlichen Kostentreiber