Wareneingangsprüfung

Die Wareneingangsprüfung ist die unmittelbar nach Anlieferung durchgeführte Kontrolle der Sendung auf Identität, Menge und Qualität, die im B2B-Geschäft nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern nach §377 Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) auch rechtlich verpflichtend ist, sofern beide Vertragspartner Kaufleute sind.

Detaillierte Erklärung

Die Prüfung umfasst drei Stufen: erstens die formale Prüfung von Begleitpapieren und Stückzahlen gegen Bestellung und Lieferschein, zweitens die offensichtliche Prüfung auf Transportschäden, falsche Artikel oder erkennbare Mängel, drittens die qualitative Prüfung gegen Spezifikation, Zeichnung oder Erstmusterprüfbericht. Bei Serienteilen ist eine Vollprüfung wirtschaftlich selten möglich; stattdessen wird eine Stichprobe nach DIN ISO 2859-1 gezogen, die Annahmestichprobenpläne nach Acceptable Quality Limit (AQL) bereitstellt — typische AQL-Werte liegen bei 0,65 für sicherheitsrelevante Merkmale, 1,0 bis 2,5 für Funktionsmerkmale, 4,0 für visuelle Merkmale. Im Automotive-Umfeld fordert IATF 16949 in Abschnitt 8.6.4 zusätzlich dokumentierte Verfahren zur Verifizierung gekaufter Produkte. Erkennbare Mängel sind typischerweise binnen ein bis zwei Tagen, verdeckte Mängel unverzüglich nach Entdeckung zu rügen — der Bundesgerichtshof toleriert in Einzelfällen ein Fenster von ein bis zwei Wochen, abhängig von Branchenusance und Komplexität der Untersuchung.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Hersteller von Hydraulikkomponenten in Nordrhein-Westfalen erhält 800 CNC-Drehteile aus Polen. Der Wareneingangsprüfer entnimmt nach Stichprobenplan AQL 1,0, Prüfniveau II, eine Stichprobe von 32 Teilen, prüft Durchmesser und Länge mit dem Messschieber und stellt bei zwei Teilen Maßabweichungen außerhalb der Toleranz fest. Da die zulässige Annahmezahl bei 1 liegt, wird das Los gesperrt, der Lieferant noch am selben Werktag schriftlich gerügt und die Reklamation per 8D-Report eingeleitet. Die Dokumentation in SAP QM bleibt zehn Jahre archiviert — relevant bei späteren Gewährleistungsfällen.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler im Mittelstand ist die mündliche Rüge ohne Beweis: Wer den Lieferanten nur am Telefon informiert, verliert im Streitfall sämtliche Mängelansprüche, weil die Ware nach §377 Absatz 2 HGB als genehmigt gilt. Schriftform per E-Mail mit Foto-Dokumentation und konkretem Mängelbild ist Pflicht. In den [[aeb-allgemeine-einkaufsbedingungen]] lässt sich die Rügefrist vertraglich auf zwei Wochen ab Wareneingang verlängern; Bundesgerichtshof-Rechtsprechung 2017 erkennt solche Klauseln im B2B-Bereich an, sofern sie nicht auf Monate ausgedehnt werden. Wirtschaftlich gilt: Eine reine Stichprobenprüfung am Wareneingang ist deutlich günstiger als Reklamationen aus der Produktion — die Faustregel "Zehnerregel der Fehlerkosten" besagt, dass die Behebungskosten je Wertschöpfungsstufe um den Faktor 10 steigen.

Verwandte Begriffe

Die Wareneingangsprüfung ist die operative Voraussetzung für die [[maengelruege]] und nutzt Inputs aus dem [[lieferavis-asn]]. Methodisch stützt sie sich auf [[aql-acceptable-quality-level]]-Stichprobenpläne und den [[erstmusterpruefbericht-empb]]; im Automotive-Umfeld ist sie an [[iatf-16949]] gekoppelt und fließt im Reklamationsfall in den [[8d-report]] ein.