What-if-Analyse Einkauf
What-if-Analyse Einkauf
Die What-if-Analyse im Einkauf ist die strukturierte Durchspielen von alternativen Beschaffungsentscheidungen mit explizit veränderten Eingabe-Variablen, um deren Auswirkungen auf Kosten, Risiko und Lieferzeit vor der eigentlichen Entscheidung quantitativ zu bewerten. Sie ist das taktische Werkzeug zwischen [[spend-modelling]] auf Portfolio-Ebene und der konkreten RFx-Vorbereitung. Ardent Partners weist für jeden zusätzlichen Spend-Dollar unter strukturierter Einkaufs-Steuerung 6 bis 12 Prozent Saving aus, wovon What-if-Analyse einer der zentralen Treiber ist.
Detaillierte Erklärung
Die What-if-Analyse arbeitet mit drei Bauelementen. Erstens definierte Input-Variablen wie Bestellmenge, Lieferanten-Mix, Vertragslaufzeit, Zahlungsziel, Incoterm oder Werks-Bezugspunkt. Zweitens das Berechnungs-Modell, das Total-Cost-of-Ownership-Effekte aus der Variation ableitet, einschließlich Frachtkosten, Working-Capital-Bindung, Qualitätsrisiko-Aufschlag und Lieferzeit-Effekte. Drittens das Output-Set, das pro Szenario eine Kennzahl-Tabelle plus Heatmap der Hebel liefert. Methodisch unterscheidet sich What-if-Analyse von [[sensitivitaetsanalyse-sourcing]] dadurch, dass What-if explizit definierte Szenarien rechnet, während Sensitivitätsanalyse Parameter systematisch variiert und Wirkungsbeiträge vergleicht.
Werkzeug-Landschaft. Im Mittelstand bis 100 Mio. EUR Spend dominiert Excel mit Datentabellen-Funktion und Power-Query-Konsolidierung, ergänzt um Power-BI für Visualisierung. Ab 100 Mio. EUR Spend wird klassisch SAP Analytics Cloud mit Plan-Daten-Integration in S/4HANA und Predictive-Funktionen eingesetzt. Coupa Spend Analytics liefert KI-gestützte What-if-Szenarien mit prescriptive Empfehlungen, die Entscheidungen aus Spend-Pattern-Mustern ableiten. Keelvar Sourcing Optimization erweitert die Logik um kombinatorische What-if-Bewertung über Lots und Bündel hinweg, was bei [[multi-variant-auktion]] der entscheidende Mehrwert ist. Sievo dokumentiert für seine Enterprise-Anwender im State of Spend Report 2025, dass What-if-fähige Spend-Plattformen pro 1 Mrd. USD analysiertem Spend rund 20 Mio. USD inkrementelles Saving generieren.
Der BME empfiehlt in der Studie Einkauf 4.0 2024 fünf Pflicht-Szenarien als Mindest-Set jedes Sourcing-Vorhabens ab 500.000 EUR Volumen. Erstens Volumen-plus-20-Prozent. Zweitens Volumen-minus-30-Prozent. Drittens Single-Source statt Dual-Source. Viertens Werks-Verlagerung Best-Cost-Country. Fünftens Vertragslaufzeit 12 versus 36 Monate. Diese fünf Szenarien decken laut BME-Empfehlung rund 75 Prozent der typischen Entscheidungsfragen im taktischen Einkauf ab. Die DIN-EN-ISO 31000 Risk Management 2018 fordert für Beschaffungsentscheidungen ab definiertem Risikoniveau zudem eine What-if-Bewertung gegen Lieferanten-Ausfall und Lead-Time-Schock.
Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)
Ein hessischer Verpackungs-Hersteller mit 480 Mitarbeitern und 64 Mio. EUR Beschaffungsvolumen steht 2026 vor einer Folie-Ausschreibung mit Volumen 7,2 Mio. EUR über 36 Monate. Der Lead Buyer modelliert in Power-BI sechs What-if-Szenarien. Szenario 1 Status quo Single-Source mit Stamm-Lieferant, Baseline 7,2 Mio. EUR. Szenario 2 Wechsel auf Dual-Source 60-40, Effekt minus 4,1 Prozent oder 295.000 EUR pro Jahr durch Wettbewerbsdruck, jedoch plus 22.000 EUR Auditkosten. Szenario 3 Verlagerung 100 Prozent nach Polen, Effekt minus 7,6 Prozent oder 547.000 EUR, jedoch Lead-Time von 14 auf 28 Tage und Bestandserhöhung mit 41.000 EUR Working-Capital-Effekt. Szenario 4 Vertragslaufzeit 60 statt 36 Monate mit Indexkopplung, Effekt minus 2,8 Prozent oder 202.000 EUR plus Lock-in-Risiko. Szenario 5 Spec-Vereinheitlichung von 12 auf 5 Folie-Typen, Effekt minus 6,2 Prozent oder 446.000 EUR plus 6 Monate Engineering-Aufwand. Szenario 6 Konsignationslager-Modell mit erweiterten Zahlungszielen, Effekt minus 2,1 Prozent plus 180.000 EUR Working-Capital-Vorteil. Entscheidung. Geschäftsführung kombiniert Szenarien 2 und 5 mit Realised Effect 10,1 Prozent oder 727.000 EUR pro Jahr, Risiko bewertet mit 4,2 von 10.
Typische Fehler & Verhandlungskontext
Der erste Fehler ist die Erfindung von Szenarien ohne Lieferanten-Validierung. Eine What-if-Rechnung, die einen Mengen-Sprung-Rabatt von 9 Prozent unterstellt, ohne dass der Lieferant diesen Punkt vor der Verhandlung indikativ bestätigt hat, ist Wunschdenken. Die Hackett Group dokumentiert in der Sourcing-Benchmark-Studie 2024, dass 31 Prozent aller What-if-basierten Saving-Annahmen in der Realisation um mehr als 25 Prozent abweichen, weil die Modell-Inputs nicht durch RFI oder Marktsondierung verankert wurden.
Der zweite Fehler ist die Vernachlässigung der zweiten Ordnung. Wenn ein What-if-Szenario einen Werks-Wechsel rechnet, aber die nachgelagerten Effekte auf Qualifikation, Erstmusterprüfung, Werkzeugkosten und ggf. EMPB-Wiederholung ignoriert, fehlen 4 bis 11 Prozent des wahren Total Cost of Ownership in der Rechnung. Coupa empfiehlt in der eigenen Anwender-Dokumentation 2025 eine sogenannte Second-Order-Cost-Liste mit 14 typischen Posten, die in jeder Werkswechsel-Analyse vor der Entscheidung quantifiziert werden müssen.
Der dritte Fehler ist die Übergewichtung des günstigsten Szenarios ohne Robustheitsprüfung. Eine reine Punkt-Schätzung sagt nichts über die Stabilität der Aussage aus, sobald sich Markt-Preisindizes, Wechselkurse oder Mengen verändern. SAP empfiehlt im SAP-Analytics-Cloud-Best-Practice-Guide 2024 die Kopplung jeder What-if-Auswertung mit einer Sensitivitätsanalyse über mindestens drei Hauptvariablen, damit die Stabilität der getroffenen Entscheidung dokumentiert ist und in der Geschäftsführungs-Vorlage quantitativ belegt werden kann.
Verwandte Begriffe
Die What-if-Analyse Einkauf ist das taktische Pendant zu [[spend-modelling]] auf Portfolio-Ebene und liefert konkrete Entscheidungs-Vorlagen für [[strategic-sourcing]] und [[verhandlungsvorbereitung]]. Sie wird methodisch ergänzt durch [[sensitivitaetsanalyse-sourcing]], die die Robustheit der What-if-Ergebnisse gegen Parameter-Streuung prüft, sowie durch [[clean-sheet-kalkulation]] und [[should-cost-modell]], die die Produkt-seitige Kostenwahrheit für die Modell-Inputs liefern. In komplexen Sourcing-Events fließt sie in [[multi-variant-auktion]] und [[sealed-bid-auktion]]-Setups ein. Ihre Outputs werden in [[total-cost-of-ownership]] und [[total-landed-cost]] zusammengeführt und über [[savings-realisierungsquote]] sowie [[initiative-tracking-einkauf]] in der Realisation verfolgt. Die Tooling-Basis verbindet sie mit [[procurement-analytics]], [[predictive-procurement]] und [[spend-forecast]].