XRechnung

XRechnung ist das rein XML-basierte Rechnungsformat des Bundes, das die europäische Norm EN 16931 in Deutschland umsetzt und seit 27. November 2020 für alle Bundesbehörden ab einer Auftragssumme von 1.000 EUR netto Pflicht ist.

Detaillierte Erklärung

Der Standard XRechnung wird seit dem 1. Januar 2019 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und gemeinsam mit Vertretern aus Bund, Ländern und Kommunen weiterentwickelt. Inhaltlich folgt das Format der Norm EN 16931 sowie der EU-Richtlinie 2014/55/EU, technisch nutzt es die Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice oder UBL 2.1. Im Gegensatz zur hybriden Rechnung enthält eine XRechnung keine eingebettete PDF-Sichtkomponente; das XML-Dokument selbst gilt als rechtswirksame Rechnung, eine menschenlesbare Darstellung erzeugt erst der Viewer beim Empfänger. Die Version 3.0.1 wurde im Februar 2024 verbindlich, mit den Pflichtfeldern BT-23 (Geschäftsprozesstyp), BT-34 (elektronische Adresse des Empfängers) und BT-49 (elektronische Adresse des Käufers) zur Harmonisierung mit Peppol BIS Billing; seit Februar 2025 ist die Folgeversion 3.0.2 produktiv. Rechtsgrundlage für den Bund ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV) §4 Abs. 1, für den B2B-Verkehr das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht greift gestaffelt bis zum 1. Januar 2028. Eingehende XRechnungen werden über Portale wie die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder über Peppol-Access-Points zugestellt, wobei die Adressierung im Bund über die Leitweg-ID (BT-10) erfolgt und im Peppol-Netz über die Participant-Identifier nach dem Schema iso6523-actorid-upis. Validiert wird jede XRechnung gegen Schematron-Regeln und Codelisten der KoSIT, wodurch fehlerhafte Belege bereits beim Eingang abgewiesen werden.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Eine mittelständische Komponentenherstellerin mit 480 Mitarbeitenden, 92 Mio. EUR Umsatz und 27 Prozent Anteil öffentlicher Auftraggeber stand Anfang 2025 vor zwei parallelen Pflichten: XRechnung-Versand an Bundesbehörden und Empfangsfähigkeit für 1.840 B2B-Lieferanten. Im Status quo wurden 14.300 Eingangsrechnungen pro Jahr manuell erfasst, der Bearbeitungsaufwand lag bei durchschnittlich 11,4 Minuten pro Beleg. Nach Einführung eines XRechnung-fähigen Eingangsworkflows mit automatischer Validierung gegen Schematron-Regeln sank die Bearbeitungszeit auf 2,7 Minuten, die Skontoquote stieg von 38 auf 71 Prozent, und der Anteil dunkel verbuchter Rechnungen kletterte auf 46 Prozent. Im Ausgangsprozess generiert das ERP für 6.200 öffentliche Aufträge pro Jahr automatisch eine XRechnung in Version 3.0.2 inklusive Leitweg-ID; die durchschnittliche Zahlungsfrist verkürzte sich von 47 auf 22 Tage. Für jede Position wird zusätzlich ein [[unspsc]]-Code im Feld BT-158 mitgegeben, was die spätere [[spend-analyse]] erleichtert. Die Lizenzkosten für die genutzte Validierungs- und Visualisierungssuite lagen bei 38.000 EUR pro Jahr und amortisierten sich innerhalb von 7 Monaten.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler ist die fehlende Leitweg-ID im Feld BT-10: Ohne diese eindeutige Adresse landet die Rechnung nicht im richtigen Postkorb des Bundes und gilt als nicht zugestellt. Zweitens unterschätzen viele Unternehmen die Empfangspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 darf der Empfang im B2B nicht mehr von der Zustimmung des Empfängers abhängen, und ein Hinweis wie Bitte-als-PDF-per-E-Mail ist rechtlich unwirksam. Drittens werden in Lieferantenverhandlungen Skonto-Anreize selten an die XRechnung-Fähigkeit gekoppelt; sinnvoll ist es, in [[aeb-allgemeine-einkaufsbedingungen]] die Lieferung in Standard XRechnung 3.0.2 als Voraussetzung für die Skonto-Berechnung festzuschreiben.

Verwandte Begriffe

XRechnung ist eines der beiden in Deutschland zulässigen E-Rechnungsformate neben [[zugferd]], baut auf den Datenfeldern der Norm EN 16931 auf und wirkt mit [[ocr-rechnungserkennung]] sowie [[rpa-im-einkauf]] im Eingangsworkflow zusammen.