Abweichgenehmigung

Eine Abweichgenehmigung ist die formale Zustimmung des Auftraggebers, ein Produkt oder Material trotz einer bekannten, dokumentierten Abweichung von der vereinbarten Spezifikation zu verwenden — zeitlich und mengenmäßig begrenzt, mit definierter Rückkehrpflicht zur Spezifikation.

Detaillierte Erklärung

In der AIAG/VDA-Terminologie unterscheidet man zwei Grundtypen, die in der Praxis häufig verwechselt werden:

• Interim Deviation (auch: Abweicherlaubnis, Abweichgenehmigung vor Produktion): Eine Abweichung von der Spezifikation wird genehmigt, bevor die betroffenen Teile gefertigt sind. Der Lieferant weiß im Voraus, dass er die Spezifikation (vorübergehend) nicht erfüllen kann — z. B. weil ein zugelassener Werkstoff nicht lieferbar ist und ein Alternativmaterial eingesetzt werden muss. Die Genehmigung erlaubt die Fertigung unter den abweichenden Bedingungen für einen definierten Zeitraum oder eine definierte Stückzahl.

• Waiver (auch: Sonderfreigabe, Abweichung nach Produktion): Die Teile sind bereits gefertigt und entsprechen nicht der Spezifikation. Der Auftraggeber genehmigt die Verwendung dieser bereits vorhandenen, nicht-konformen Teile — anstatt sie auszusortieren oder nachzuarbeiten. Der Waiver bezieht sich immer auf eine bereits existierende Menge.

Beide Typen sind im VDA-Sonderfreigabe-Prozess beschrieben und in Q-Verträgen häufig als eigene Klausel mit Kostentragungsregelung verankert. Typische Laufzeit-Begrenzungen: 30 bis 90 Tage oder eine konkret definierte Stückzahl (z. B. 5.000 Einheiten). Nach Ablauf gelten wieder die ursprünglichen Spezifikationsanforderungen, ohne dass eine neue Vereinbarung getroffen werden müsste.

Genehmigungsmatrix: Im DACH-Mittelstand ist die Abweichgenehmigung meist eine Dreier-Entscheidung: QM-Leiter (Qualitätsbewertung und Risikoabschätzung), Einkauf (kommerzielle Konsequenzen und Lieferantenbeziehung) und Entwicklung/Konstruktion (technische Bewertung der Abweichung). Bei sicherheitsrelevanten Merkmalen kann zusätzlich eine Freigabe durch den Kunden oder OEM erforderlich sein — besonders in der Automotive- und Medizintechnikbranche. In diesem Fall darf der eigene QM-Leiter die Abweichgenehmigung nicht alleine erteilen, sondern muss sie über die Tier-n-Kette weiterleiten.

Kosten und Q-Vertrag-Klausel: Abweichgenehmigungen sind nicht kostenlos. Q-Verträge enthalten häufig Klauseln, die dem Lieferanten die Kosten für erhöhte Eingangsprüfungen (z. B. 100-%-Kontrolle statt Stichprobenprüfung während der Abweichperiode), Nacharbeitskosten und Verwaltungsaufwand auferlegen. Einkäufer sollten diese Klausel in der Vertragsverhandlung explizit besprechen und nicht als Standardtext belassen.

Dokumentationspflicht: Eine Abweichgenehmigung muss schriftlich erteilt werden — mündliche Zusagen sind nicht rechtswirksam und können bei Gewährleistungsstreitigkeiten gegen den Auftraggeber verwendet werden. Das Dokument muss den abweichenden Parameter, den zulässigen Abweichbereich, die Laufzeit, die betroffenen Chargen- oder Seriennummern und die Rückkehrtermin zur Spezifikation enthalten.

Abgrenzung zur Nacharbeitsgenehmigung: Eine Nacharbeitsgenehmigung erlaubt, ein nicht-konformes Teil durch definierte Nacharbeitsschritte auf Spezifikation zu bringen. Eine Abweichgenehmigung hingegen erlaubt die Verwendung des Teils im abweichenden Zustand — ohne Nacharbeit. Beide sind Bestandteile des Prozesses zur Behandlung nicht-konformer Produkte nach [[control-of-nonconforming-product]].

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Einkäufer eines Hydraulikkomponenten-Herstellers (290 Mitarbeiter, Baden-Württemberg) wird von seinem Zulieferer für Dichtungsringe kurzfristig kontaktiert: Der zugelassene Compound-Werkstoff (NBR 72 Shore A, gemäß Materialspezifikation MS-0047) ist aufgrund eines Lieferengpasses beim Rohstoffhersteller für die nächsten 60 Tage nicht verfügbar. Der Lieferant schlägt einen gleichwertigen NBR-Compound mit 70 Shore A als Alternative vor und übermittelt eine technische Gleichwertigkeitsbewertung sowie ein Prüfzeugnis nach ISO 10474 Typ 3.1.

Der Einkäufer leitet die Anfrage an den QM-Leiter und die Konstruktion weiter. Konstruktion prüft: 70 Shore A statt 72 — das entspricht einem 2-Punkte-Unterschied auf der Shore-A-Skala, was innerhalb der üblichen Messtoleranzen liegt und die Dichtwirkung bei den vorliegenden Drücken (max. 350 bar) nicht beeinträchtigt. QM erteilt die Freigabe für eine Interim Deviation: 45 Tage oder maximal 12.000 Einheiten, mit erhöhter Eingangsprüfung (jede Lieferung 100 % auf Shore-Härte geprüft statt AQL 1.0).

Der Einkäufer dokumentiert die Abweichgenehmigung schriftlich, hält die Kostentragung für die Mehrprüfung beim Lieferanten fest (gemäß Q-Vertrag §11) und vereinbart, dass der Lieferant nach Ablauf der 45 Tage ohne Erinnerung auf den ursprünglichen Compound zurückwechselt und dies schriftlich bestätigt.

Nach 38 Tagen meldet der Lieferant, dass der ursprüngliche Werkstoff wieder verfügbar ist, und schickt die Rückkehrbestätigung. Die Abweichgenehmigung wird geschlossen. Kein Qualitätsvorfall ist eingetreten, die Eingangsprüfungsprotokolle werden archiviert.

Hätte der Einkäufer die Abweichung ohne formalen Prozess "durchgewinkt", wäre bei einem späteren Feldausfall die Haftungsfrage unklar geblieben — und der Lieferant hätte möglicherweise argumentiert, die Verwendung des Alternativwerkstoffs sei mündlich freigegeben worden.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler: Abweichgenehmigungen werden erteilt, ohne Laufzeitgrenzen oder Stückzahlgrenzen zu definieren. Was als kurzfristige Ausnahme gedacht war, wird zur stillen Dauerfreigabe. Lieferanten, die bemerken, dass der Auftraggeber nicht aktiv auf den Ablauf achtet, haben wenig Anreiz, auf die ursprüngliche Spezifikation zurückzukehren.

Ein weiterer Fehler: Die Genehmigungsmatrix wird nicht eingehalten. Ein Einkäufer oder QM-Leiter erteilt alleine eine Abweichgenehmigung für ein sicherheitsrelevantes Merkmal, ohne Rücksprache mit der Konstruktion. Das ist nicht nur ein Prozessfehler, sondern kann in der Produkthaftung relevant werden.

Im Verhandlungskontext: Lieferanten nutzen Abweichgenehmigungen gelegentlich strategisch — indem sie im Voraus wissen, dass ein Spezifikationsmerkmal nicht sicher erfüllbar ist, dieses aber erst nach Auftragserteilung kommunizieren. Einkäufer können dem entgegenwirken, indem sie in der Angebotsphase explizit nach bekannten Risiken für Spezifikationsabweichungen fragen und die Antwort als Teil des Angebotsdokuments verlangen. Wer diese Information zurückhält, trägt das Risiko der Abweichungskosten allein.

Abweichgenehmigungen sind auch ein Qualitätskennzeichen im Lieferantenbewertungssystem: Wie viele Abweichgenehmigungen hat ein Lieferant im Betrachtungszeitraum beantragt? Ein hoher Wert zeigt mangelnde Prozessbeherrschung oder unsichere Spezifikationserfüllung — und sollte in der [[lieferantenbeurteilung]] entsprechend gewichtet werden.

Verwandte Begriffe

• [[control-of-nonconforming-product]]
• [[spezifikation]]
• [[qualitaetsvereinbarung-qsv]]
• [[reklamationsmanagement]]
• [[quality-gates]]