Angebotsanfrage RFQ

Die Angebotsanfrage RFQ (Request for Quotation) ist das prazieste Beschaffungsdokument im Einkaufsprozess: Sie fragt exakt definierte Mengen, Spezifikationen und Lieferbedingungen bei mehreren Lieferanten an und fordert einen verbindlichen Preis. Sie ist das Arbeitspferd des operativen Einkaufs — schnell, vergleichbar, preisorientiert.

Detaillierte Erklarung

Die Angebotsanfrage RFQ (englisch: Request for Quotation) ist ein strukturiertes Beschaffungsdokument, das an einen oder mehrere Lieferanten versandt wird, um verbindliche Preisangebote fur exakt spezifizierte Leistungen oder Waren einzuholen. Im Gegensatz zum RFP gibt der Einkaufer beim RFQ alle wesentlichen Parameter vor — Mengen, Spezifikationen, Liefertermine, Qualitatsstandards — und fragt ausschliesslich nach dem Preis.

Kerncharakteristika des RFQ:

• Die Leistung ist vollstandig und eindeutig spezifiziert (Zeichnung, Norm, Datenblatt)
• Mehrere Lieferanten erhalten identische Unterlagen (Vergleichbarkeit)
• Die Antwort ist ein verbindliches Angebot im Sinne des BGB §145
• Bewertungskriterium Nr. 1 ist der Preis, erganzt um Lieferzeit und Qualitat
• Einsatzbereich: Direktmaterial, Normteile, Rohstoffe, standardisierbare Dienstleistungen

Pflichtbestandteile einer professionellen RFQ:

1. Artikelidentifikation: Interne Artikel-/Materialnummer, Lieferanten-Artikelnummer (falls bekannt), Beschreibung, Zeichnungs-/Revisionsnummer.

2. Technische Spezifikation: Norm/Standard (DIN, ISO, EN), Materialgute, Oberflachenbehandlung, Toleranzen, Prufvorschriften. Bei Direktmaterial: vollstandige Konstruktionszeichnung als Anhang.

3. Mengen und Staffeln: Genaue Bestellmenge sowie optionale Staffelmengen (z. B. 500, 1.000, 2.500 Stuck) zur Ermittlung von Mengenrabatten.

4. Lieferbedingungen: Gewunschter Liefertermin (oder Lieferzeit ab Bestelleingang), Lieferadresse, Incoterms (DDP, DAP, EXW), Verpackungsvorschriften.

5. Qualitats- und Dokumentationsanforderungen: Lieferantenqualifizierungsstatus, Erstmusterprufbericht (EMPB), Werkstoffzeugnis, PPAP-Anforderungen (Automotive), REACH/RoHS-Konformitat.

6. Kommerzielles Rahmenwerk: Gewunschte Zahlungsziele (z. B. 30/60 Tage netto oder 2 % Skonto bei 10 Tagen), Rechnungsstellung, Einkaufsbedingungen des Unternehmens.

7. Angebotsfrist und Kontakt: Abgabedatum, Ansprechpartner fur Ruckfragen, bevorzugtes Format (PDF, Excel-Preisblatt, eProcurement-System).

Rechtlicher Status: Ein vollstandiges Angebot des Lieferanten auf eine RFQ ist ein bindendes Angebot im Sinne des BGB §145 und bleibt innerhalb der angegebenen Bindefrist gultig. Der Einkaufer ist jedoch nicht verpflichtet, das Angebot anzunehmen. Erst der Purchase Order oder eine ausdruckliche Auftragsbestatigung begrundet den Vertrag (BGB §433).

Nach BME-Studie 2025 werden in deutschen Industrieunternehmen 58 % aller Routinebestellungen uber digitale RFQ-Prozesse in eProcurement-Systemen (SAP SRM, Coupa, Jaggaer) abgewickelt.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Szenario: Maschinenbau-Zulieferer in Sachsen, 310 Mitarbeiter, Marz 2026

Die Vogtland Prazisonsteile GmbH aus Plauen fertigt Sonderkomponenten fur den Werkzeugmaschinenbau. Der strategische Einkauf benotigt fur ein neues Kundenprojekt (Jahresserie: 8.400 Stuck, Lieferbeginn Q3 2026) eine CNC-gefrasten Aluminiumbuchse aus AlMgSi1 (EN AW-6082-T6).

Einkauferin Sabine Krause erstellt eine RFQ mit folgenden Eckdaten:

• Artikel: Buchse AL-2847, Zeichnung Rev. C vom 15.02.2026
• Menge: Staffeln 500 / 1.000 / 2.000 Stuck
• Material: EN AW-6082-T6, Werkstoffzeugnis 3.1 nach DIN EN 10204
• Oberflache: eloxiert, hart, Schichtdicke 25 µm
• Toleranz: H7/h6 (Innen-/Außendurchmesser)
• Lieferzeit: 6 Wochen ab Auftragsbestatigung
• Lieferbedingung: DDP Plauen (Incoterms 2020)
• Angebotsfrist: 28.03.2026

Die RFQ wird an 4 qualifizierte Lieferanten aus der Lieferantenliste versandt: zwei aus Sachsen, einer aus Bayern, ein tschechischer Anbieter aus der Nahe von Pilsen.

Eingegangene Angebote (Staffel 1.000 Stuck):

• Lieferant A (Plauen): 4,85 EUR/Stk, LZ 5 Wochen
• Lieferant B (Nurnberg): 4,40 EUR/Stk, LZ 7 Wochen
• Lieferant C (Pilsen): 3,90 EUR/Stk, LZ 8 Wochen — kein Werkstoffzeugnis 3.1 angeboten
• Lieferant D (Chemnitz): 5,10 EUR/Stk, LZ 4 Wochen

Sabine bewertet: Lieferant C scheidet aus (fehlende Dokumentation verletzt Kundenanforderung). Lieferant D zu teuer. Zwischen A und B: B ist 9,3 % gunstiger, aber 2 Wochen langsamer. Da der Projektzeitplan Puffer hat, entscheidet sie fur B. Verhandlungsrunde folgt.

Gesamtersparnis durch Wettbewerbs-RFQ gegenuber Bestandslieferant (vorherige Beschaffung: 5,20 EUR): 760 EUR pro 1.000 Stuck = 6.384 EUR pro Jahresserie.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1: Unvollstandige oder veraltete Spezifikation
Die haufigste Fehlerquelle im RFQ-Prozess ist eine unvollstandige technische Spezifikation. Lieferanten kalkulieren dann mit Annahmen oder fragen nach — was Verzug erzeugt. Schlimmer: Jeder Lieferant trifft andere Annahmen, die Angebote sind nicht mehr vergleichbar.

Fehler 2: Identische RFQ an nicht-qualifizierte Lieferanten
Wenn eine RFQ an Lieferanten versandt wird, die nicht qualifiziert sind oder die Anforderungen technisch nicht erfullen konnen, entstehen Phantom-Angebote. Diese verzerren den Angebotsvergleich und erhohen den Aufwand fur Ruckfragen.

Fehler 3: Preisanfrage ohne Mengen-Staffeln
Eine RFQ ohne Staffelmengen verschenkt Verhandlungspotenzial. Lieferanten offerieren oft erhebliche Mengenrabatte (5-20 %), die bei Jahresbedarfsplanung genutzt werden konnen. Die RFQ sollte mindestens drei Mengenstaffeln abfragen.

Fehler 4: Kein Preisblatt-Template
Ohne einheitliches Preisblatt reichen Lieferanten Angebote in unterschiedlichen Formaten ein — Excel, PDF-Tabellen, E-Mails. Der Vergleich kostet unnotigerweise Zeit. Ein mitgeschicktes Excel-Preisblatt (Artikel, Menge, Stuckpreis, Gesamtpreis, Lieferzeit, Gultigkeit) spart erheblichen Auswertungsaufwand.

Verhandlungskontext: Die RFQ-Phase ist der naturliche Einstieg fur Preisverhandlungen. Nach Angebotseingang haben erfahrene Einkaufer drei Hebel: Erstens den direkten Preisvergleich ("Ihre Position liegt 12 % uber dem Marktdurchschnitt unserer Anfrage"). Zweitens die Mengenkonsolidierung ("Wenn wir alle Staffeln bei einem Lieferanten bundeln, welchen Gesamtpreis bieten Sie?"). Drittens die Zahlungszieloptimierung ("Wir bieten 10-Tage-Skonto — was bedeutet das fur Ihren Preis?").

Verwandte Begriffe

• [[angebotsanforderung-rfp]] — Die komplexere Variante: offene Leistungsbeschreibung fur Dienstleistungen und IT, Losungsansatz steht im Mittelpunkt.
• [[informationsanfrage-rfi]] — Kommt vor dem RFQ: sammelt Marktinformationen und identifiziert geeignete Bieter.
• [[angebotsvergleich]] — Die strukturierte Auswertung der auf eine RFQ eingegangenen Angebote.
• [[technische-spezifikation]] — Herzstuck jeder RFQ; ohne vollstandige Spezifikation kein vergleichbares Angebot moglich.
• [[e-sourcing]] — Digitale Plattformen (SAP Ariba, Jaggaer, Coupa) automatisieren den RFQ-Versand, die Angebotserfassung und den Angebotsvergleich.