Certificate of Conformity (CoC)

Ein Certificate of Conformity ist das formelle Dokument, mit dem ein Hersteller oder eine Benannte Stelle bestätigt, dass ein Produkt alle einschlägigen gesetzlichen Anforderungen, Normen und Spezifikationen erfüllt — Grundlage für den Marktzugang in der EU und zentrales Prüfobjekt im Wareneingang des Einkaufs.

Detaillierte Erklärung

Der Begriff umfasst zwei rechtlich unterschiedliche Dokumententypen, die im Alltag häufig verwechselt werden.

Herstellerkonformitätserklärung (Declaration of Conformity, DoC) ist eine Selbsterklärung des Herstellers nach EU-Richtlinien. Sie ist keine externe Prüfbestätigung, sondern die rechtsverbindliche Aussage des Herstellers, dass er die Übereinstimmung mit den maßgeblichen Richtlinien sichergestellt hat. Für Maschinen schreibt Anhang II A der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG vor, welche Mindestangaben enthalten sein müssen: Name und Anschrift des Herstellers, Produktbeschreibung und -identifikation, Verweis auf alle angewandten harmonisierten Normen sowie Name und Unterschrift der bevollmächtigten Person. Vergleichbare Pflichtinhalte gelten für die ATEX-Richtlinie 2014/34/EU (explosionsgefährdete Bereiche), die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU (LVD) und die EMV-Richtlinie 2014/30/EU.

Zertifikat einer Benannten Stelle (Notified Body Certificate) ist eine externe Prüfbestätigung, die bei bestimmten Risikoklassen oder Konformitätsbewertungsmodulen vorgeschrieben ist. Für Maschinen der Anhang-IV-Kategorie (z. B. Kreissägen, Pressenantriebe) verlangt Anhang IX der Maschinenrichtlinie zwingend eine EG-Baumusterprüfung durch eine akkreditierte Benannte Stelle. Das Ergebnis ist kein CE-Zeichen selbst, sondern das Baumusterprüfbescheinigung, auf die sich die DoC des Herstellers stützt.

Abgrenzung gegenüber BG-Prüfzertifikat und TÜV-Prüfzeichen: Ein BG-Prüfzeichen oder ein TÜV-Prüfzeichen ist ein freiwilliges Marktzeichen eines Prüfinstituts, das über die CE-Anforderungen hinausgehen kann, diese aber nicht ersetzt. Das CE-Zeichen ist die gesetzlich vorgeschriebene Konformitätskennzeichnung; es ist kein Qualitätsgütesiegel, sondern eine Marktzugangsvoraussetzung im Europäischen Wirtschaftsraum.

Im Einkaufsprozess ist das Certificate of Conformity ein Begleitdokument zur Lieferung. Es wird in der Bestellbedingung verankert, im Wareneingang geprüft und — bei sicherheitsrelevanten Produkten — archiviert. Die Aufbewahrungspflicht beträgt nach Maschinenrichtlinie mindestens zehn Jahre ab Produktionseinstellung der Baureihe. Fehlt die DoC oder ist sie inhaltlich mangelhaft, darf die Ware nicht in Betrieb genommen werden; das begründet ein Annahmeverweigerungsrecht gegenüber dem Lieferanten.

Das CoC ist außerhalb der EU-Richtlinien auch im rein vertraglichen Kontext anzutreffen: Als contractual CoC bestätigt der Lieferant, dass eine Liefercharge die im Qualitätssicherungsvertrag (Q-Vertrag) vereinbarten Spezifikationen erfüllt. Dieser Typ ersetzt weder eine behördliche DoC noch eine Benannte-Stelle-Bescheinigung, sondern ergänzt das werksinterne Prüfwesen.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Maschinenbauunternehmen mit 480 Mitarbeitern im bayerischen Raum bezieht Steuerungsgehäuse aus Aluminiumdruckguss von einem tschechischen Lieferanten. Die Gehäuse sind Teil einer Maschine, die unter die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG fällt. Der Einkäufer prüft bei Angebotseingang, ob der Lieferant die CoC-Anforderungen versteht und erfüllen kann.

Konkret verlangt das Unternehmen im Q-Vertrag folgende Dokumente mit jeder Liefercharge:

1. Eine chargenspezifische contractual CoC, die bestätigt, dass die Materialzusammensetzung (EN-AC-46000), die Maßtoleranzen nach Zeichnung und die Oberflächenhärte (Hv 80–120) eingehalten sind.
2. Den Verweis auf das aktuelle Werksprüfzeugnis 3.1 nach EN 10204, das vom Rohmateriallieferanten des Gießers ausgestellt wurde.

Die Maschinenrichtlinien-DoC stellt das Maschinenbauunternehmen selbst aus — als Hersteller der Gesamtmaschine. Der Zulieferer liefert kein CE-Dokument, sondern nur das interne Konformitätsdokument für sein Bauteil.

Im Wareneingang wird die CoC des Lieferanten automatisiert gegen drei Kriterien geprüft: korrekte Chargennummer, Datumsübereinstimmung mit dem Lieferschein, Unterschrift einer autorisierten Person. Fehlt eines der Elemente, wird die Ware in den Sperrlagerbestand gesetzt und der Lieferant über den definierten 8D-Prozess informiert.

Im folgenden Quartal liefert der Zulieferer erstmals unter einer neuen Legierungsvariante (EN-AC-44300 statt EN-AC-46000). Der Einkäufer stellt fest, dass dies eine materialrelevante Änderung darstellt, für die nach dem internen Engineering Change Management eine erneute Serienfreigabe erforderlich ist. Ohne aktualisierte CoC und Freigabe durch den Entwicklungsbereich wird die Charge gesperrt und die Liefermenge als nonconforming product behandelt. Der Lieferant trägt die Sortier- und Rückführungskosten gemäß Sortierkosten-Erstattungsklausel im Q-Vertrag.

Der Fall zeigt, wie CoC, Werksprüfzeugnis und Änderungsmanagement ineinandergreifen: Die CoC ist das Türöffner-Dokument — fehlt sie oder ist sie falsch, löst sie automatisch nachgelagerte Prozesse aus.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1 — Generische CoC statt chargenspezifischer Erklärung: Viele Lieferanten stellen eine einmalige CoC für ein Produkt aus, die für alle Lieferungen gilt. Das ist für vertragliche Zwecke meist unzureichend. Im Q-Vertrag sollte explizit "chargenspezifische CoC mit Lieferscheinnummer und Prüfdatum" gefordert werden.

Fehler 2 — Verwechslung DoC und Drittzeichen: Einkäufer akzeptieren ein TÜV- oder BG-Prüfzeichen als Ersatz für die gesetzlich vorgeschriebene DoC. Das Prüfzeichen befreit den Hersteller nicht von der Pflicht, selbst eine DoC auszustellen. Beide Dokumente müssen vorliegen.

Fehler 3 — Fehlende Normenverweise: Eine DoC nach Maschinenrichtlinie ohne Angabe der angewandten harmonisierten Normen (EN ISO 12100, EN 60204-1 o. ä.) ist formal unvollständig und kann im Produkthaftungsfall gegen den Hersteller verwendet werden. Einkäufer sollten im Rahmen der Lieferantenbeurteilung die formale Vollständigkeit prüfen.

Verhandlungskontext: Die Forderung nach einer chargenspezifischen CoC ist kein Verhandlungsthema — sie ist gesetzlich oder vertraglich verankert. Wird ein Lieferant bei Vertragsverhandlungen nervös, wenn dieser Punkt aufkommt, ist das ein Warnsignal für mangelhafte interne Qualitätsprozesse. In sensitiven Bereichen (Sicherheitsbauteile, Medizintechnik-Komponenten) lohnt es sich, im Erstaudit die CoC-Erstellungsprozesse zu besichtigen und zu dokumentieren, wer intern unterschriftsberechtigt ist und wie Änderungen am Produkt die CoC-Pflicht auslösen.

Verwandte Begriffe

• [[certificate-of-analysis]]
• [[werkspruefzeugnis-3-1]]
• [[abweichgenehmigung]]
• [[iso-9001]]
• [[lieferantenbeurteilung]]