Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung ist eine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung, die den Käufer zur Zahlung verpflichtet und die Vorsteuerabzugsberechtigung begründet. Sie ist das zentrale Beleg- und Buchungsdokument im Kreditorenprozess und unterliegt strengen formalen Anforderungen aus § 14 UStG, der GoBD und seit 2025 der E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen.

Detaillierte Erklärung

Die Eingangsrechnung ist nach § 14 UStG ein gesetzlich definiertes Dokument mit zwingenden Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Lieferdatum oder Leistungszeitraum, Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, anzuwendender Steuersatz, Steuerbetrag, gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge). Fehlt eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die schrittweise Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Verkehr nach Wachstumschancengesetz. Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen ist seit 2025 verpflichtend; ab 2027 müssen Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz auch ausstellen, ab 2028 alle. Anerkannte Formate sind XRechnung ([[xrechnung]]) als reines XML und ZUGFeRD ([[zugferd]]) als hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im rechtlichen Sinn, sondern als sonstige Rechnung.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichten zur unveränderbaren, jederzeit auswertbaren Aufbewahrung über zehn Jahre. Eine Eingangsrechnung muss ab Eingang revisionssicher gespeichert werden, mit nachvollziehbarem Verfahren, Verfahrensdokumentation und Berechtigungssteuerung. Reines E-Mail-Postfach reicht nicht; ein DMS oder ERP-Modul mit Audit-Trail ist Pflicht.

Die Rechnungsprüfung gliedert sich klassisch in drei Schritte. Sachliche Prüfung: Stimmen Lieferung und Leistung mit der Rechnung überein? Wurde geliefert, was bestellt war? Hier hilft das Three-Way-Match ([[three-way-match]]) zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Rechnerische Prüfung: Stimmen Mengen, Preise, Skonto, Frachtkosten, Mehrwertsteuer? Fachliche Prüfung: Sind Kontierung, Kostenstelle, Projektbezug korrekt? Diese drei Prüfungen müssen dokumentiert sein, in der Regel über Workflow-Stempel im ERP.

Liquiditätstechnisch ist die Eingangsrechnung der Auslöser des Zahlungslaufs. Die Days Payables Outstanding ([[dpo-days-payables-outstanding]]) messen die durchschnittliche Zahlungsdauer und sind ein zentraler Working-Capital-Hebel. Skonto-Optimierung, Zahlungsplanung und automatische Anweisung beeinflussen das Cash-Management direkt.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Münchener Mittelständler erhält am 5. Mai 2026 per E-Rechnungs-Mailbox eine ZUGFeRD-Rechnung über 47.500 Euro netto plus 9.025 Euro Umsatzsteuer für eine Charge Edelstahlrohre. Das ERP-System SAP S/4HANA empfängt die XML-Daten automatisch über die DATEV-Schnittstelle und legt einen Beleg im Kreditorenmodul an. Die Rechnung trägt die Nummer R-2026-04711, Lieferdatum 28. April 2026, Zahlungsbedingung "30 Tage netto, 2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen".

Der automatisierte Three-Way-Match ([[three-way-match]]) gleicht die Rechnung mit der Bestellung 4500987654 und dem Wareneingangsbeleg WE-2026-3411 ab. Bestellt waren 1.250 Stück Edelstahlrohre 1.4404 zu 38,00 Euro, geliefert wurden 1.250 Stück, fakturiert sind 1.250 Stück zu 38,00 Euro. Die Sachprüfung ist automatisch positiv, die rechnerische Prüfung bestätigt 47.500 Euro Nettowert. Der Workflow setzt automatisch den Buchungsstatus auf "freigegeben zur Zahlung".

Die fachliche Prüfung erfolgt durch den Materialgruppeneinkäufer: Kostenstelle 8200 Produktion, Materialart Rohwaren, Buchungskreis 1000. Er bestätigt die Kontierung im SAP-Workflow per Mausklick. Die Eingangsrechnung wird auf das Konto 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gegen 5400 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe gebucht, die Vorsteuer auf 1576 abziehbare Vorsteuer 19 Prozent.

Der Zahlungsvorschlagslauf am 18. Mai 2026 erkennt das Skontoangebot: Bei Zahlung innerhalb der 14-Tage-Frist entstehen 2 Prozent Skonto, also 950 Euro netto und 180,50 Euro Umsatzsteuer-Korrektur. Die annualisierte Skontorendite beträgt rund 36 Prozent, weit über jedem Bankzins, weshalb das System automatisch den Skonto zieht. Die Zahlung erfolgt am 19. Mai per SEPA-Überweisung über 55.395 Euro statt 56.525 Euro.

GoBD-konform werden Rechnung, Workflow-Protokoll, Wareneingangsbeleg und Bestellbezug mit Audit-Trail im DMS abgelegt. Der Aufbewahrungszeitraum endet am 31. Dezember 2036, automatisch verfolgt vom System. Bei einer Betriebsprüfung kann der Beleg samt Prüfkette innerhalb weniger Sekunden bereitgestellt werden.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler ist das verspätete Erfassen der Rechnung im System. Bleibt die E-Rechnung tagelang in der E-Mail-Inbox eines Sachbearbeiters liegen, beginnt die Skontofrist zu laufen, ohne dass der Workflow startet. Die Folge sind verlorene Skonti und überfällige Mahnungen. Eine zentrale Eingangsmailbox mit automatisiertem OCR oder XML-Import ist Pflicht.

Zweitens werden Pflichtangaben oft nicht geprüft. Fehlt die Steuernummer oder ist sie ungültig, verliert der Käufer den Vorsteuerabzug. Die Prüfung sollte automatisiert über UStID-Validierung beim Bundeszentralamt für Steuern erfolgen, idealerweise mit qualifizierter Bestätigungsanfrage.

Drittens unterschätzen Einkaufsorganisationen die Bedeutung der Rechnungsfehlerquote ([[fehlerquote-rechnung]]). Liegt sie über 5 Prozent, ist das ein Indikator für Lieferantenprozessprobleme oder fehlerhafte Bestellpraxis und sollte in die Lieferantenbewertung einfließen.

Verhandlungstaktisch ist die Eingangsrechnung der Hebel für Skonto-Optimierung und Zahlungszielausweitung. Wer 30 Tage netto akzeptiert und 2 Prozent Skonto bei 14 Tagen nutzt, verdient effektiv 36 Prozent annualisiert auf das Skonto. Wer dagegen 60 Tage netto verhandelt und ohne Skonto zahlt, verbessert die DPO und damit das Working Capital, allerdings auf Kosten des Lieferanten und seiner Liquidität, was sich beim nächsten Preisgespräch rächen kann. Die Kombination aus zügiger Rechnungsprüfung, automatischem Skonto-Zug und sauberem Three-Way-Match senkt die Invoice Cycle Time ([[invoice-cycle-time]]) und ist einer der wenigen Bereiche, in denen Einkauf und Buchhaltung gemeinsam Gewinn erwirtschaften.

Verwandte Begriffe

• [[three-way-match]]
• [[gr-ir-clearing]]
• [[skonto]]
• [[automatisierungsquote-rechnung]]
• [[zahlungsbedingungen]]