Bieterregister

Das Bieterregister ist die im allgemeinen Sprachgebrauch verbreitete Bezeichnung für das beim Bundeskartellamt geführte Wettbewerbsregister nach dem Wettbewerbsregistergesetz (WRegG). Öffentliche Auftraggeber müssen vor jedem Zuschlag oberhalb der Schwellenwerte prüfen, ob ein Bieter wegen rechtskräftig festgestellter Wirtschaftsdelikte von der Vergabe auszuschließen ist.

Detaillierte Erklärung

Das Wettbewerbsregister ist seit dem 01. Juni 2022 vollständig in Betrieb und ersetzt die zuvor föderal geführten Korruptionsregister einzelner Bundesländer. Rechtsgrundlage ist das Wettbewerbsregistergesetz, das zentrale Eintragungspflichten für Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwaltschaften und Ordnungsbehörden vorsieht. Eingetragen werden rechtskräftige Verurteilungen wegen Bestechung, Geldwäsche, Steuerhinterziehung, Subventionsbetrug, Vorteilsgewährung und ähnlichen Delikten nach §123 GWB sowie schwerwiegende Verfehlungen nach §124 GWB.

Die Abfragepflicht trifft öffentliche Auftraggeber im Sinne von §99 GWB sowie Sektorenauftraggeber nach §100 GWB. Bei einem Auftragswert ab 30.000 Euro netto besteht eine grundsätzliche Abfragemöglichkeit, ab dem EU-Schwellenwert (aktuell 221.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen, 5.538.000 Euro für Bauleistungen) ist die Abfrage zwingend vorgeschrieben. Die Abfrage erfolgt elektronisch über das Portal des Bundeskartellamtes und liefert binnen weniger Sekunden eine elektronisch signierte Auskunft.

Eingetragene Unternehmen können bis zu fünf Jahre vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, bei rein wirtschaftlichen Verfehlungen bis zu drei Jahre. Die Eintragung erfolgt nicht automatisch zum Ausschluss. Vielmehr muss die Vergabestelle eine Einzelfallprüfung durchführen, die auch die Selbstreinigungsmaßnahmen nach §125 GWB einbezieht. Hierzu zählen die Aufklärung des Sachverhalts, die personelle und organisatorische Konsequenzen sowie die Schadenswiedergutmachung.

Für Bieter besteht eine Mitteilungspflicht: Werden gegen das Unternehmen oder seine Leitungspersonen relevante Verfahren geführt, ist dies in der Eigenerklärung zur Eignung nach §48 VgV transparent zu machen. Falsche oder unvollständige Angaben führen zwangsläufig zum Ausschluss nach §124 Abs. 1 Nr. 8 GWB. Auf der Plattform evergabe-online.de wird die Auskunft des Bieterregisters in der Regel als Teil des Vergabevermerks dokumentiert und im Bedarfsfall der Vergabekammer vorgelegt.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein kommunaler Eigenbetrieb in Nordrhein-Westfalen schreibt über den Vergabemarktplatz NRW die Lieferung von 220 Dienstwagen-Hybriden mit einem geschätzten Auftragswert von 9,8 Millionen Euro netto im offenen Verfahren aus. Drei Bieter geben fristgerecht Angebote ab. Nach Wertung führt der Bieter B mit dem wirtschaftlich günstigsten Angebot von 9,1 Millionen Euro.

Vor dem geplanten Zuschlag fragt die zentrale Vergabestelle der Stadt das Wettbewerbsregister für alle drei Bieter ab. Die Auskunft für Bieter B liefert einen Treffer: Eine Tochtergesellschaft wurde im Vorjahr wegen Bestechung im geschäftlichen Verkehr nach §299 StGB rechtskräftig verurteilt, Eintragungsdauer drei Jahre. Die Vergabestelle ist verpflichtet, dem Bieter Gelegenheit zur Stellungnahme nach §125 Abs. 1 GWB zu geben.

Bieter B reicht innerhalb von zehn Arbeitstagen eine umfassende Selbstreinigungsdokumentation ein: Die verantwortlichen Personen wurden entlassen, ein neues Compliance-Management-System nach ISO 37301 implementiert, die Schadenssumme von 340.000 Euro an den Geschädigten zurückgezahlt, externe Auditierung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt. Die Vergabestelle prüft die Maßnahmen unter Hinzuziehung der Kommunalaufsicht und der Innenrevision.

Nach 18 Tagen entscheidet die Vergabestelle: Die Selbstreinigung wird als ausreichend anerkannt, der Ausschlussgrund entfällt nach §125 Abs. 2 GWB. Bieter B erhält den Zuschlag. Die Entscheidung wird im Vergabevermerk mit allen vorgelegten Nachweisen, der internen Bewertungsmatrix und dem Sachverständigengutachten dokumentiert. Konkurrent C reicht keine Bieterrüge ein, die Wartefrist nach §134 GWB verstreicht ohne Nachprüfungsantrag.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler liegt in der lückenhaften Abfrage: Wird das Bieterregister nur für die Hauptniederlassung des Bieters geprüft, nicht aber für relevante Tochter- und Schwestergesellschaften, droht ein erfolgreicher Nachprüfungsantrag des unterlegenen Bieters. Die Rechtsprechung des OLG Düsseldorf (Vergabesenat) hat mehrfach klargestellt, dass auch Konzernverflechtungen einbezogen werden müssen, wenn sie für die Auftragsdurchführung relevant sind.

Ein zweiter Fehler ist die formale Anwendung ohne Einzelfallprüfung. Eine Eintragung führt nicht zwangsläufig zum Ausschluss. Vergabestellen, die ohne Anhörung des Bieters nach §125 GWB ausschließen, riskieren die Aufhebung im Nachprüfungsverfahren. Umgekehrt darf eine Selbstreinigungserklärung nicht ungeprüft akzeptiert werden, sonst droht eine Bieterrüge der Mitbewerber.

Aus Sicht der Lieferanten ist die größte Falle die unvollständige Eigenerklärung. Bieter sollten vor jedem Verfahren eine Eigenabfrage beim Bundeskartellamt nach §6 WRegG durchführen, da auch Eintragungen aus anderen Bundesländern und EU-Mitgliedstaaten eingespielt werden. Wird ein Tochtergeschäft mit eigenem Risikoprofil nicht offengelegt, riskiert das Mutterunternehmen den Ausschluss aller laufenden und zukünftigen Verfahren wegen schwerer Verfehlung nach §124 Abs. 1 Nr. 8 GWB.

Im Verhandlungskontext bei freihändigen Vergaben unterhalb der Schwellenwerte ist die Abfrage zwar nicht zwingend, aber jeder ordentliche Auftraggeber dokumentiert spätestens ab 30.000 Euro Auftragswert eine eigenverantwortliche Compliance-Prüfung. Im B2B-Privatsektor empfiehlt sich die analoge Abfrage als Bestandteil der Lieferantenfreigabe, kombiniert mit einer Bonitätsprüfung und einer Sanktionslistenprüfung. Konzerne mit eigenem Compliance-Management hinterlegen die Wettbewerbsregisterauskunft typischerweise im Lieferantenstammsatz mit Ablaufdatum nach 12 Monaten.

Ein dritter Aspekt im Tagesgeschäft ist das Zusammenspiel mit der Sanktionslistenprüfung nach EU-Verordnung 833/2014 sowie nach deutschem Außenwirtschaftsrecht. Beide Prüfungen sind getrennt durchzuführen und im Vergabevermerk getrennt zu dokumentieren. Wer aus Effizienzgründen die Wettbewerbsregisterabfrage mit der Sanktionslistenprüfung in einer einzigen Anlage zusammenfasst, riskiert lückenhafte Nachweise im Streitfall. Erfahrene Vergabestellen arbeiten mit standardisierten Prüfprotokollen, die jede Abfrage einzeln mit Datum, Uhrzeit, Prüfer und Ergebnis dokumentieren. Zusätzlich empfiehlt sich eine quartalsweise Stichprobe durch die Innenrevision, um die Prüfqualität messbar zu halten.

Verwandte Begriffe

• [[vergaberecht]]
• [[vergabekammer]]
• [[bieterruege]]
• [[oeffentliche-vergabe]]
• [[sanktionslistenpruefung]]