Cost Breakdown

Ein Cost Breakdown macht die internen Kostenbestandteile eines Lieferantenangebots sichtbar — aufgeteilt in Material, Fertigung, Gemeinkosten und Gewinnmarge — und ist das zentrale Werkzeug, um Angebotspreise sachlich zu hinterfragen, statt blind zu akzeptieren.

Detaillierte Erklärung

Der Cost Breakdown ist eine strukturierte Aufschlüsselung des Angebotspreises in seine Einzelkomponenten. Im deutschsprachigen Industrieeinkauf hat sich das VDA-Format (Verband der Automobilindustrie) als De-facto-Standard durchgesetzt, das auch außerhalb der Automobilbranche von Tier-1- und Tier-2-Lieferanten häufig verwendet wird. Das AIAG-Format (Automotive Industry Action Group) ist das nordamerikanische Pendant mit vergleichbarem Aufbau.

Eine typische VDA-Kostenstruktur gliedert sich in folgende Ebenen:

Direktes Material umfasst alle Rohstoffe, Halbzeuge und Zukaufteile, die unmittelbar im Produkt verbaut werden. Preisschwankungen bei Metallen (LME-Notierungen für Aluminium, Kupfer, Stahl) oder Kunststoff-Granulaten schlagen hier direkt durch. Der Materialkostenanteil liegt je nach Branche zwischen 40 % und 70 % des Angebotspreises.

Fertigungslöhne (direkte Lohnkosten) decken die produktionsbezogenen Arbeitsstunden ab. Tarif­vereinbarungen (z. B. IG-Metall-Tarifgebiet Bayern vs. ostdeutsche Tarifgebiete) oder osteuropäische Fertigungsstandorte erzeugen hier deutliche Bandbreiten.

Fertigungsgemeinkosten (FGK) bündeln Maschinenabschreibungen, Energiekosten, Wartung und Schichtkosten. Lieferanten mit älterer Maschinenausstattung weisen hier oft überproportionale Positionen aus.

F&E-Umlage / Entwicklungskosten — bei spezifisch entwickelten Teilen oder Werkzeugkosten. Diese Position ist verhandelbar: Wenn der Einkäufer das Werkzeug selbst finanziert oder ein geistiges Eigentum-Transfer vereinbart wird, entfällt oder sinkt dieser Block.

Verwaltungsgemeinkosten (VwGK) decken Vertrieb, Finanz- und IT-Overhead ab. Prozentual liegt dieser Anteil bei 5–12 % des Herstellkostenblocks.

Gewinn (EBIT-Marge) ist die verhandelbarste Größe. Typische Margen im Tier-1-Automotive-Umfeld liegen bei 4–7 %, bei Tier-2-Lieferanten bei 6–10 %. Lieferanten mit höherer Spezialisierung oder geringem Wettbewerb fordern teils 12–18 %.

Der Unterschied zum [[should-cost-analyse]]: Der Cost Breakdown ist eine vom Lieferanten offengelegte Ist-Struktur; die Should-Cost-Analyse ist eine intern erstellte Soll-Erwartung des Einkäufers, bevor er das Angebot sieht. Beide Instrumente ergänzen sich: Die Should-Cost-Analyse definiert den Zielkorridor, der Cost Breakdown liefert die Abweichungsanalyse je Kostenblock.

Im AIAG-Kostentabellen-Format werden die Blöcke häufig als Prozentwerte vom Gesamtpreis dargestellt, was den Quervergleich zwischen mehreren Bietern vereinfacht. Einkäufer können so auf einen Blick erkennen, welcher Lieferant bei Fertigungsgemeinkosten oder Material auffällig liegt.

Der Cost Breakdown ist eng mit [[cost-engineering]] verknüpft: Während das Cost Engineering konstruktive Maßnahmen zur Kostensenkung erarbeitet, ist der Cost Breakdown das diagnostische Werkzeug, das zeigt, wo Hebel anzusetzen sind.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Einkäufer bei einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen (620 Mitarbeiter, Standort Nürnberg) beschafft gefräste Aluminiumgehäuse für eine neue Baureihe. Drei Angebote liegen vor: Lieferant A (Bayern, EUR 148,00/Stück), Lieferant B (Tschechien, EUR 121,00/Stück), Lieferant C (Bayern, EUR 139,00/Stück).

Der Einkäufer fordert von allen drei Bietern einen Cost Breakdown im VDA-Format an. Lieferant A übermittelt folgende Struktur:

• Direktes Material: EUR 62,00 (41,9 %)
• Fertigungslöhne: EUR 28,00 (18,9 %)
• Fertigungsgemeinkosten: EUR 31,00 (20,9 %)
• F&E-Umlage / Werkzeug: EUR 9,00 (6,1 %)
• Verwaltungsgemeinkosten: EUR 8,00 (5,4 %)
• Gewinn: EUR 10,00 (6,8 %)

Lieferant C weigert sich zunächst, einen vollständigen Breakdown zu liefern, gibt aber nach, als der Einkäufer auf die Position verweist, dass ohne Cost Breakdown keine Vergabeentscheidung getroffen wird. Lieferant Cs Breakdown zeigt: Fertigungsgemeinkosten EUR 42,00 — fast 12 Prozentpunkte mehr als bei Lieferant A. Nach Rückfrage stellt sich heraus, dass Lieferant C mit einer 15 Jahre alten CNC-Fräse arbeitet und die Abschreibung auf diesen Anlagenblock außergewöhnlich hoch ist.

Der Einkäufer nutzt diese Erkenntnis gezielt: Er verhandelt mit Lieferant A einen Jahresmengenvertrag über 2.400 Stück, wodurch die Fertigungsgemeinkosten durch bessere Maschinenauslastung auf EUR 26,00 sinken. Paralleles Volumen-Commitment an Lieferant B (800 Stück) sichert den regionalen Backup. Endpreis mit Lieferant A: EUR 138,50 — gegenüber dem Erstangebot eine Einsparung von EUR 9,50/Stück, d. h. EUR 22.800 bei der Jahresabnahme.

Das Cost-Breakdown-Gespräch schafft zudem Vertrauen: Lieferant A weiß, dass der Einkäufer seine Kostenstruktur versteht und keine unrealistischen Forderungen stellt. Das verhindert die sonst übliche taktische Pufferaufblähung in Folgepreisen.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1 — Cost Breakdown erst nach Beauftragung anfordern. Sobald ein Lieferant beauftragt ist, sinkt sein Offenlegungsinteresse drastisch. Der richtige Zeitpunkt ist die Angebotsphase oder spätestens die Verhandlungsvorbereitung.

Fehler 2 — Summenplausibilität ignorieren. Einkäufer addieren die Einzelpositionen nicht nach und bemerken nicht, dass die Summe nicht dem Angebotspreis entspricht. Abweichungen bis 2 % können Rundungen sein; darüber hinaus ist Klärung geboten.

Fehler 3 — Prozentwerte statt absolute Zahlen vergleichen. Lieferanten reichen gern prozentuale Strukturen ein, ohne den Gesamtpreis offenzulegen. Beharren Sie auf absoluten EUR-Werten je Block.

Fehler 4 — Materialblock nicht mit Marktpreisen abgleichen. Der Einkäufer kennt den LME-Aluminiumpreis: Wenn Lieferant A EUR 4,20/kg und Lieferant B EUR 5,80/kg für dasselbe Legierungsgrad ansetzen, ist einer der Werte falsch oder enthält versteckte Puffer.

Fehler 5 — Gewinnmarge als Tabuthema behandeln. Die Gewinnmarge ist verhandelbar, sobald der Lieferant langfristige Volumensicherheit erhält. Der Austausch "Volumen gegen Marge" ist im DACH-Mittelstand gängige Praxis.

Im Verhandlungskontext ist der Cost Breakdown ein Gleichgewichtswerkzeug: Er verschiebt das Gespräch von "Ihr Preis ist zu hoch" zu "Ihr FGK-Block liegt 8 % über unserem Modell — wo liegt der Hebel?". Das reduziert emotionale Verhärtung und öffnet konstruktive Lösungsräume. Kombination mit [[should-cost-analyse]] und [[target-costing]] macht die Gesamtargumentation wasserdicht.

Verwandte Begriffe

• [[should-cost-analyse]]
• [[kostenstrukturanalyse]]
• [[target-costing]]
• [[cost-engineering]]
• [[total-cost-of-ownership]]