Fill-Rate Einkauf

Fill-Rate Einkauf misst, welcher Anteil der bestellten Menge tatsächlich in der vereinbarten Frist und in einer einzigen Sendung beim Empfänger ankommt. Die Kennzahl deckt damit die Vollständigkeitsdimension einer Lieferantenleistung ab und ist der direkte Vorläufer der Complete-Komponente in der Perfect-Order-Rate. In der DACH-Beschaffung dient sie als Frühindikator für Engpässe in der Lieferkette.

Detaillierte Erklärung

Die Standardformel: Fill-Rate = gelieferte Menge in der vereinbarten Frist / bestellte Menge × 100. Wichtig sind drei Varianten, die in der Praxis oft verwechselt werden. Erstens: die Line-Item-Fill-Rate, gemessen je Bestellposition (eine Position 100 Prozent oder 0 Prozent). Zweitens: die Unit-Fill-Rate, die fehlende Stückzahlen anteilig in den Score einrechnet. Drittens: die Order-Fill-Rate, die nur dann 100 Prozent zählt, wenn alle Positionen einer Bestellung vollständig sind.

Die strengste Definition ist die Order-Fill-Rate, weil sie der kundenseitig wahrgenommenen Realität am nächsten kommt: Wer fünf Positionen bestellt und bei einer Position 80 Prozent erhält, hat einen unvollständigen Auftrag, unabhängig davon, dass mengenmäßig 96 Prozent geliefert wurden. Die ASCM SCOR-Referenz nennt sie als RL.2.1 (Reliability Level 2 Diagnostic Metric).

Im DACH-Mittelstand wird Fill-Rate häufig auf zwei Ebenen erhoben. Auf Wareneingangsebene gegen das Wunschdatum aus der Bestellung, das ist die strenge Variante, die der Kunde wirklich erlebt. Auf Lieferanten-Reporting-Ebene gegen das vom Lieferanten zurückbestätigte Datum (Auftragsbestätigung), das verzerrt den Score in Richtung Lieferant. Saubere Einkaufsorganisationen messen beide Werte und differenzieren in den Lieferantengesprächen explizit.

In Branchen mit hoher Saisonalität, etwa Lebensmittel (Erntesaison), Pharma (Charge-Freigabe-Zyklen) oder Maschinenbau (Sondergetriebe nach Kundenauftrag), spielt die Fill-Rate eine andere Rolle als in der Serienautomobilfertigung. Die VDA-Empfehlung 5004 zur Materialflussbewertung empfiehlt für JIS- und JIT-Anlieferungen Fill-Rates ≥ 99,5 Prozent. Im Pharma-GMP-Umfeld dagegen werden 92-95 Prozent als Branchenstandard akzeptiert, weil Charge-Freigaben durch QP-Personen unvorhersehbare Verzögerungen verursachen.

Im SAP-Standard wird Fill-Rate über die Bestellhistorie (EKBE-Tabelle) und Wareneingänge (Bewegungsart 101) abgebildet, kombiniert mit dem Wunschdatum (EKET-EINDT). Tools wie SAP Digital Manufacturing, IBP oder spezialisierte Lösungen wie LeanLogistics, Setlog oder Kloepfel SaaS automatisieren die Auswertung. Reines Excel-Reporting ist bei mehr als 5.000 Bestellungen pro Jahr fehleranfällig.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Lebensmittelhersteller aus dem Allgäu mit 720 Mitarbeitern und 195 Mio. EUR Umsatz produziert Käsespezialitäten und beschafft Milchverpackungen, Etiketten und Zutaten von rund 180 Lieferanten. Im Frühjahr 2025 kommt es bei einer Etikettendruckerei aus Italien zu Engpässen wegen eines Maschinenausfalls am 12. März 2025.

Im Q1 2025 wurden 142 Bestellungen mit 89.500 Etikettenrollen platziert, der Bestellwert liegt bei 412.000 EUR. Tatsächlich angeliefert in der vereinbarten Frist: 81.300 Rollen. Die Unit-Fill-Rate beträgt damit 90,8 Prozent. Schwerwiegender ist die Order-Fill-Rate: nur 96 von 142 Bestellungen kamen vollständig und pünktlich an, das sind 67,6 Prozent. Der Lebensmittelhersteller musste in 31 Fällen mit Etiketten alter Designs aushelfen, was eine Sondergenehmigung der Marketingleitung erforderte.

Die Einkäuferin rechnet die internen Folgekosten: 31 Sonderfreigaben à 2,5 Stunden Klärungsaufwand bei einem Vollkostensatz von 78 EUR pro Stunde ergeben 6.045 EUR. Hinzu kommen 4 Produktionsstillstände à 45 Minuten mit 3.200 EUR Stundenkosten der Abfüllanlage, also weitere 9.600 EUR. Gesamtbelastung im Quartal: 15.645 EUR.

Die Einkäuferin führt am 8. April 2025 ein Quality-Improvement-Plan-Gespräch mit der Druckerei. Vereinbart werden ab Q3 2025 ein Sicherheitsbestand von 14 Tagesreichweite beim Lieferanten (Konsignationsmodell), eine wöchentliche Forecast-Übermittlung 12 Wochen rollierend und eine Ziel-Fill-Rate von ≥ 96 Prozent Order-Fill mit Eskalation an die Geschäftsleitung bei Unterschreitung in zwei aufeinanderfolgenden Monaten. Bis Februar 2026 erreicht die Druckerei eine Order-Fill-Rate von 97,8 Prozent. Der Einkauf hat parallel eine Zweitquelle in Tschechien aufgebaut, die seit Januar 2026 15 Prozent des Volumens absichert.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Erster Fehler: Mengenkomplettheit wird aufgewogen mit Termintreue. Wenn der Lieferant 100 Prozent Menge liefert, aber 5 Tage zu spät, ist die Fill-Rate je nach Definition 100 Prozent oder 0 Prozent. Ohne klare Vertragsdefinition entstehen jährliche Diskussionen. Empfehlung: Fill-Rate zählt nur, wenn die Lieferung innerhalb der vereinbarten Frist eintrifft, sonst 0 Prozent für diese Bestellung.

Zweiter Fehler: Bestellungen mit Teillieferung werden als "erfüllt" gewertet. Wer die Order-Fill-Rate auf Position-Ebene aggregiert und dann mittelt, verliert die Aussagekraft, weil eine Bestellung mit 5 Positionen und einer Schwachstelle 80 Prozent erreicht, der Empfänger aber im Tagesgeschäft eine vollständige Lieferung gebraucht hätte. Die strengere Order-Fill-Rate ist seriöser.

Dritter Fehler: keine Differenzierung zwischen Lieferanten-Verschulden und Eigenverschulden. Wenn der Einkauf 48 Stunden vor Liefertermin die Menge ändert, ist eine Untererfüllung nicht dem Lieferanten zuzurechnen. Saubere Reporting-Logik: Bestelländerungen mit weniger als 10 Werktagen Vorlauf werden aus der Fill-Rate-Berechnung ausgeschlossen, dafür separat als "Forecast-Disziplin Einkauf" intern gemessen.

Im Verhandlungskontext eignet sich Fill-Rate gut für Bonus-Malus-Klauseln. Übliche DACH-Bandbreite: ≥ 98 Prozent Order-Fill = 0,5 Prozent Bonus auf Umsatz, 92-98 Prozent = neutral, < 92 Prozent = Malus 1,0 Prozent oder Sourcing-Recht. Wichtig ist die Kopplung an einen vertraglich vereinbarten Forecast-Horizont; ohne Forecast-Pflicht wälzt der Einkauf alle Volatilität auf den Lieferanten ab.

Verwandte Begriffe

• [[perfect-order-rate]] — übergeordnete Kennzahl, in die Fill-Rate als "complete"-Dimension eingeht und die zusätzlich Termin, Schaden und Rechnungsqualität abdeckt.
• [[otif-on-time-in-full]] — direkter Vorgänger; OTIF ist faktisch die Kombination aus Termintreue und Fill-Rate auf Order-Ebene.
• [[liefertreue]] — Termintreue-Komponente; Fill-Rate und Liefertreue ergänzen sich zu OTIF.
• [[lead-time]] — die zugrundeliegende Wiederbeschaffungszeit; lange Lead-Times ohne Sicherheitsbestand drücken systematisch die Fill-Rate.
• [[lieferantenscorecard]] — Bewertungsinstrument, in dem Fill-Rate als Logistikkennzahl gewichtet einfließt.