Informationsanfrage RFI

Die Informationsanfrage RFI (Request for Information) ist der erste formale Schritt im strategischen Beschaffungsprozess: Sie sammelt strukturiert Marktinformationen, identifiziert geeignete Lieferanten und schafft die Grundlage fur eine fundierte Entscheidung — bevor ein verbindlicher Vergabeprozess (RFQ oder RFP) gestartet wird.

Detaillierte Erklarung

Die Informationsanfrage RFI (englisch: Request for Information) ist ein nicht-bindendes Beschaffungsdokument, das ein Unternehmen an potenzielle Lieferanten oder Dienstleister versandt, um Informationen uber deren Leistungsfahigkeit, Produktportfolio, Technologien, Kapazitaten und Konditionen zu sammeln. Die RFI verpflichtet weder den Einkaufer zur Vergabe noch den Lieferanten zu einem Preis.

Zweck und Einsatzgebiete der RFI:

Die RFI hat drei strategische Funktionen:

1. Marktscreening: Welche Anbieter existieren uberhaupt fur einen bestimmten Bedarf? Welche Technologien sind am Markt verfugbar? In welchem Reifegrad befinden sich Losungen?

2. Lieferantenqualifizierung (Longlist → Shortlist): Von einer breiten Lieferantenbasis (Longlist: 10-25 Anbieter) wird durch strukturierte RFI-Auswertung eine Shortlist (3-8 Anbieter) erstellt, die zum formalen RFQ oder RFP eingeladen wird.

3. Spezifikationsentwicklung: Antworten auf die RFI helfen dem Einkaufsteam, die eigenen Anforderungen zu scharfen. Was ist technisch machbar? Was ist Standard, was ist Custom? Welche Fragen muss der spater folgende RFP/RFQ adressieren?

Typische Einsatzgebiete:

• Neue Warengruppen, bei denen das Einkaufsteam wenig Markterfahrung hat
• Technologiewechsel (z. B. von konventionell auf additiv gefertigte Teile)
• Aufbau neuer Lieferantenbeziehungen in neuen Regionen (z. B. Near-Shoring von Asien nach Osteuropa)
• Strategische Make-or-Buy-Entscheidungen
• Vorbereitung grosserer Ausschreibungen (offentliche Auftraggeber nach VgV)

Aufbau einer strukturierten RFI:

1. Unternehmensvorstellung und Kontext: Wer stellt die Anfrage? Was ist der Hintergrund? Vertraulichkeitshinweis.

2. Bedarfsbeschreibung (grob): Beschreibung des Bedarfs ohne vollstandige Spezifikation — bewusst offen, um Spielraum fur Lieferantenantworten zu lassen.

3. Fragenkatalog: Strukturierte Fragen zu Unternehmen, Kapazitaten, Technologien, Referenzen, Zertifizierungen (ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001), Preisrahmen (indikativ, nicht bindend), Lieferzeiten, geografische Prasenz.

4. Unverbindlichkeitsvorbehalt: Expliziter Hinweis, dass die RFI keine Verpflichtung zur Vergabe begrundet und alle Informationen nur zu Evaluationszwecken dienen.

5. Prozessplan: Zeitplan fur Antwortfrist, geplante nachste Schritte (RFQ/RFP-Einladung), Kontakt fur Ruckfragen.

Rechtlicher Status: Eine RFI ist ausdrucklich keine invitatio ad offerendum nach BGB §145. Antworten auf eine RFI begrunden keine Vertragsbeziehung. Es empfiehlt sich dennoch, eine NDA (Geheimhaltungsvereinbarung) als Anlage beizufugen, wenn sensible Informationen geteilt werden.

Nach BME-Praxisreport 2024 setzen 43 % der deutschen Industrieunternehmen RFIs vor grosseren Vergabeprozessen systematisch ein — in Unternehmen mit uber 500 Mitarbeitern sind es 71 %.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Szenario: Medizintechnikhersteller in Bayern, 450 Mitarbeiter, Oktober 2025

Die Bavarian Medical Instruments GmbH aus Starnberg mochte ihre bestehende In-House-Logistik fur Sterilgutverpackungen outsourcen. Bisher werden 3 Mitarbeiter (Vollzeit) fur Kommissionierung, Verpackung und Versand eingesetzt — Kosten ca. 210.000 EUR/Jahr inkl. Lohnnebenkosten. Die Frage: Kann ein externer Logistikdienstleister das kostengunstiger und besser?

Strategischer Einkauf Jana Hoffmann hat keine Markterfahrung mit medizinischen Logistik-Outsourcing-Anbietern. Sie startet im Oktober 2025 einen RFI-Prozess.

RFI-Fragenkatalog (Auszug):

• Welche GMP-Zertifizierungen (EU-GMP, ISO 13485) halt Ihr Unternehmen?
• In welchen Regionen sind Sie operativ prasen? Konnen Sie Starnberg als Standort bedienen?
• Wie handhaben Sie Serialisierungspflichten nach EU MDR fur Klasse-II-Produkte?
• Welche IT-Schnittstellen bieten Sie zu SAP S/4HANA an?
• Welche Jahresvolumina (Pakete/Paletten) verarbeiten vergleichbare Kunden bei Ihnen?
• Konnen Sie eine indikative Preisspanne fur ein vergleichbares Jahresvolumen von ca. 85.000 Versandeinheiten nennen?
• Drei Referenzkunden im Medizintechnikbereich (Name, Ansprechpartner, Volumen)?

RFI versandt an: 12 potenzielle Anbieter (identifiziert uber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik — BME-Mitgliederverzeichnis + Empfehlungen aus Netzwerk).

Antwortquote: 9 von 12 Unternehmen antworten bis zur Frist (28.10.2025).

Auswertungsergebnis: 3 Anbieter scheiden wegen fehlender ISO 13485-Zertifizierung aus. 2 weitere konnen die SAP-Schnittstelle nicht belegen. Verbleibend: 4 Anbieter fur die Shortlist. Diese erhalten im November 2025 einen vollstandigen RFP.

Messbarer Nutzen der RFI: Ohne RFI hatte Jana vermutlich einen RFP an alle 12 Anbieter verschickt — erheblicher Mehraufwand fur Versand, Klarung und Auswertung. Die RFI reduzierte den RFP-Adressatenkreis um 67 % und verbesserte die Qualitat der Proposals deutlich.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1: RFI zu spat eingesetzt
Die haufigste Fehlerkonstellation: Der Einkaufer springt direkt in den RFQ/RFP-Prozess, ohne den Markt zu verstehen. Die Folge: Spezifikationen sind falsch kalibriert, wichtige Anbieter werden ubersehen, und Vergabeentscheidungen werden revidiert. Die RFI kostet 2-3 Wochen — sie spart 2-3 Monate Nacharbeit.

Fehler 2: RFI als versteckter RFQ
Wenn Einkaufer verbindliche Preise in der RFI verlangen, wird aus der Informationsanfrage ein Quasi-RFQ — mit dem Nachteil, dass Lieferanten die Anfrage nicht ernst nehmen und mit Schutzpreisen antworten. Die RFI sollte nur indikative Preisspannen abfragen.

Fehler 3: Zu viele Fragen, zu wenig Fokus
RFIs mit 50+ Fragen werden von Lieferanten oberflachlich beantwortet oder ignoriert. Best Practice: maximal 15-20 prazise Fragen, aufgeteilt in Pflichtfragen (K.O.-Kriterien) und optionale Fragen (Bonuspunkte).

Fehler 4: Keine Ruckmeldung an teilnehmende Lieferanten
Lieferanten, die an einer RFI teilgenommen, aber keinen weiteren Auftrag erhalten haben, erwarten zumindest eine kurze Ruckmeldung. Das Fehlen einer solchen Ruckmeldung schadigt die Lieferantenbeziehung und die Marktreputation des Einkaufers. Eine standardisierte "Dankeschon und nicht shortlisted"-Kommunikation ist gute Praxis.

Verhandlungskontext: Die RFI-Phase ist der optimale Zeitpunkt fur Sondierungsgesprache. Informelle Gesprache mit 2-3 potenziellen Anbietern nach Eingang der RFI-Antworten liefern Kontext, der in einem Fragebogen nicht erfasst werden kann: Wie prasentiert sich das Management? Wie ist die Unternehmenskultur? Ist der Anbieter wirklich an diesem Geschaft interessiert? Diese Eindrucke fliessen legitim in die Shortlist-Entscheidung ein und mussen nicht formalisiert werden — solange alle Bieter beim nachfolgenden RFQ/RFP identische Informationen erhalten.

Verwandte Begriffe

• [[angebotsanfrage-rfq]] — Der nachste Schritt nach der RFI: verbindliche Preisanfrage fur exakt spezifizierte Leistungen.
• [[angebotsanforderung-rfp]] — Alternative zum RFQ fur komplexe, nicht vollstandig spezifizierte Leistungen; oft Ergebnis eines RFI-Prozesses.
• [[lieferantenqualifizierung]] — Der formale Prozess, der auf Basis von RFI-Ergebnissen entscheidet, welche Lieferanten in die Stammliste aufgenommen werden.
• [[sourcing]] — Ubergeordneter Prozess; RFI ist das Eingangsinstrument der Sourcing-Phase vor dem eigentlichen Vergabeverfahren.
• [[lieferantenauswahl]] — Die strategische Entscheidung, welcher Lieferant nach RFI + RFQ/RFP-Prozess den Auftrag erhalt.