Lieferantenfreigabe

Die Lieferantenfreigabe ist der dokumentierte Abschluss des Lieferanten-Onboardings, mit dem ein Beschaffungsobjekt für die Serienlieferung zugelassen wird. Sie verbindet kommerzielle, qualitätsseitige und prozessuale Prüfung in einer einzigen Freigabe-Entscheidung und ist damit das Tor zwischen Bemusterung und Serienanlauf.

Detaillierte Erklärung

Lieferantenfreigabe ist ein Sammelbegriff für mehrere ineinandergreifende Freigaben. Im DACH-Automotive-Umfeld wird sie über das PPF-Verfahren nach VDA Band 2 abgewickelt. Die aktuelle Auflage des VDA Band 2 stammt aus April 2020 und wird vom VDA Qualitäts Management Center (VDA QMC) in Oberursel herausgegeben. Mit der Auflage 2020 wurden die historischen 4 Vorlagestufen 0, 1, 2 und 3 abgeschafft und durch die "PPF-Verfahrensabsprache" (Anhang 2 des VDA Band 2) ersetzt, in der projektspezifisch festgelegt wird, welche Daten, Dokumente und Musterteile der Lieferant zu welchem Zeitpunkt einreicht.

Die Freigabe stützt sich auf den Erstmusterprüfbericht (EMPB) plus typische Anlagen wie Maßprüfung, Werkstoffprüfung 3.1 nach EN 10204, Funktionsprüfung, Prozessfähigkeit Cmk und Cpk, Process-FMEA, Control-Plan, Verpackungsplan und Capability-Studien. Branchenüblich sind Mindestwerte Cmk grösser-gleich 1,67 für die Maschinenfähigkeit und Cpk grösser-gleich 1,33 für die langfristige Prozessfähigkeit. Sicherheitsrelevante Merkmale (D, TLD, S) verlangen typisch Cpk grösser-gleich 1,67.

IATF 16949:2016 verlangt in Klausel 8.4.1.2 eine dokumentierte Lieferantenauswahl und in Klausel 8.3.4.4 einen formalen Produktfreigabeprozess vor Serienanlauf, der typischerweise als Production Part Approval Process (PPAP) der Automotive Industry Action Group (AIAG) oder als PPF nach VDA Band 2 umgesetzt wird. Beide Verfahren sind funktional nahezu deckungsgleich, unterscheiden sich aber in der Dokumentenstruktur und Kennzeichnung.

Die Freigabe-Entscheidung kennt drei Statuswerte. Erstens "freigegeben" (vollständig zugelassen für Serie), zweitens "freigegeben unter Auflagen" (Lieferung möglich, Nachreichungen offen, oft mit befristeter Geltungsdauer von 3 bis 6 Monaten), drittens "gesperrt" (keine Serienlieferung). Die Entscheidung trifft die Qualitätsabteilung des Kunden, in größeren Organisationen ein Cross-Functional-Komitee aus Qualität, Einkauf und Engineering. Auslöser für eine erneute Lieferantenfreigabe sind Konstruktionsänderungen, Werkzeugverlagerung, Materialwechsel, Lieferantenwechsel im Sublieferanten-Netzwerk oder Produktionsunterbrechung von mehr als 12 Monaten.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Tier-1-Automobilzulieferer aus Bayern mit 1.180 Mitarbeitern qualifiziert 2025 einen neuen Lieferanten für sicherheitsrelevante Drehteile. Auftragsvolumen 1,8 Millionen Euro pro Jahr über 6 Jahre Laufzeit, in Summe 10,8 Millionen Euro, Klassifikation D-Merkmal.

Der Lieferant durchläuft das vollständige PPF-Verfahren mit 14 Anlagen. Die Bemusterung umfasst 5 Erstmuster aus der ersten Serienlosung von 240 Stück, Maßprotokoll auf 3D-Koordinatenmessmaschine über 38 Merkmale, Cmk-Studie über 50 Teile mit Cmk gleich 1,84, Werkstoffzeugnis 3.1 nach EN 10204, Härteprüfung an 5 Stellen, Funktionsprüfung über 14.000 Lastzyklen. Aufwand auf Lieferantenseite 42 Personenstunden plus 3.200 Euro externes Prüflabor.

Die Qualitätsabteilung gibt den EMPB nach 12 Kalendertagen mit Status "freigegeben unter Auflagen" frei, da die Verpackungsdokumentation noch nachgereicht wird. Nach Nachreichung erfolgt die Vollfreigabe. Im Lieferantenstammblatt werden Freigabedatum, Geltungsbereich (Drehteilenummer, Werkzeug-ID), Status und Re-Bemusterungs-Trigger hinterlegt. Im Q3 2026 ändert der Lieferant das Spannfutter, was als prozessrelevante Veränderung eine Re-Bemusterung in reduziertem Umfang nach sich zieht, abgewickelt in 4 Wochen.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der erste Fehler ist die fehlende Verbindung zwischen kommerzieller Vergabe und qualitätsseitiger Freigabe. Wenn Einkauf den Auftrag vergibt, bevor die Freigabe erteilt ist, entsteht Druck auf die Qualität, einen "freigegeben unter Auflagen"-Status zu erteilen, der eigentlich "gesperrt" lauten müsste. Die saubere Reihenfolge ist Vergabe vorbehaltlich Freigabe, mit klar dokumentiertem Rücktrittsrecht bei Versagen der Bemusterung.

Der zweite Fehler ist die unvollständige Re-Bemusterung bei Werkzeugverlagerung. Wenn der Lieferant Werkzeuge an einen anderen Standort verlagert, gilt das nach VDA Band 2 als freigaberelevante Änderung. Wer das ignoriert, riskiert Lieferungen ohne gültige Freigabe und damit Gewährleistungs- und Rückrufrisiken in Millionenhöhe.

Der dritte Fehler ist die Behandlung der Freigabe als statisches Dokument. Eine Lieferantenfreigabe gilt für definierte Werkzeuge, Werkstoffe und Prozesse. Sublieferanten-Wechsel im Tier-2-Netz, Materialcharge mit anderem Hersteller oder Maschinenwechsel sind freigaberelevante Veränderungen, die der Lieferant proaktiv melden muss. Eine entsprechende Klausel im Rahmenvertrag ist Pflicht, idealerweise mit 14-tägiger Vorab-Meldepflicht und Vertragsstrafe bei Verletzung.

Verwandte Begriffe

Die Lieferantenfreigabe baut auf dem [[erstmusterpruefbericht-empb]] und dem [[ppap-production-part-approval-process]] auf, normativ getragen durch [[iatf-16949]] und [[iso-9001]]. Methodisch verzahnt mit [[vda-6-3]] für die Prozessauditierung und mit [[lieferantenselbstauskunft]] als Eingangsstufe des Onboardings, kommerziell verbunden mit [[lieferantenstrategie]] und [[rahmenvertrag]].