Losnummer

Die Losnummer ist der eindeutige alphanumerische Identifikator, der ein bestimmtes Fertigungs- oder Lieferlos im Rahmen der Rückverfolgbarkeit kennzeichnet. Im DACH-Einkauf wird sie auf Lieferschein, Etikett und Werkszeugnis dokumentiert. Ohne korrekte Losnummer sind Reklamationen, Rückrufaktionen und regulatorische Audits in Pharma, Lebensmittel und Automotive faktisch nicht durchführbar.

Detaillierte Erklärung

Die Losnummer kennzeichnet eine homogene Produktionseinheit, die unter identischen Bedingungen aus identischen Vorprodukten gefertigt wurde. Die rechtliche Grundlage variiert je nach Branche: Im Pharmabereich verlangt § 10 Arzneimittelgesetz eine "Chargenbezeichnung" (ArzneiMG-Charge) auf jeder Verpackung; in der Lebensmittelindustrie regelt die LMHV in Verbindung mit der EU-VO 178/2002 die Rückverfolgbarkeit "one step up, one step down"; im Automotive-Sektor schreibt IATF 16949 in Abschnitt 8.5.2 eine durchgängige Identifikation und Rückverfolgung vor.

In der Praxis kombiniert eine Losnummer typischerweise mehrere Informationsbestandteile: Werkkennung, Datumsstempel (Julianisches Datum oder ISO-Woche), Schichtcode und laufende Nummer. Ein gängiges Format wäre etwa "W3-25149-A-0042" — Werk 3, Tag 149 des Jahres 2025, A-Schicht, Los 42. Der Einkäufer muss bei der Lieferantenqualifizierung sicherstellen, dass das vereinbarte Format MES-konform ist und in seinem eigenen ERP (SAP MM, Microsoft Dynamics, proAlpha) ohne manuelle Nacharbeit erfasst werden kann.

Wichtig ist die Abgrenzung zur Seriennummer: Während die Seriennummer ein einzelnes Werkstück identifiziert (üblich bei Investitionsgütern und sicherheitskritischen Bauteilen), bezeichnet die Losnummer eine ganze Charge, die zwischen 50 und mehreren zehntausend Einheiten umfassen kann. Die Wahl der Losgröße folgt der klassischen Andler-Formel mit Rüst- und Lagerkosten — sie hat aber direkte Folgen für die Rückverfolgungsgenauigkeit: Je größer das Los, desto größer der potentielle Rückrufumfang im Schadensfall.

Aus Einkaufssicht ist die Losnummer untrennbar mit der Beweislastumkehr nach BGB § 477 verbunden: Tritt innerhalb der ersten zwölf Monate ein Mangel auf, wird vermutet, dass der Mangel bereits bei Gefahrübergang vorlag. Ohne saubere Lostrennung kann der Lieferant die Vermutung kaum widerlegen — was die Verjährungsfrist nach § 202 BGB (verkürzt vertraglich) und die Reklamationsabwicklung erheblich vereinfacht.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein mittelständischer Hersteller von Insulinpumpen-Kunststoffgehäusen aus Baden-Württemberg bezieht spritzgegossene PC/ABS-Komponenten von einem Lieferanten in Tschechien. Vertraglich vereinbart sind Lose von 25.000 Stück, jedes Los aus einer einzigen Granulatcharge gefertigt. Die Losnummer wird per Laser auf das Bauteil graviert, zusätzlich auf jedem Gebinde als Data-Matrix-Code aufgebracht.

Im Februar 2026 meldet der Endkunde — ein Medizinproduktehersteller — eine erhöhte Spannungsrissrate bei Pumpengehäusen aus dem Feldeinsatz. Der Einkäufer fordert vom Lieferanten unverzüglich die Chargen-Rückverfolgung an. Anhand der Losnummer "CZ2-25-W04-3217" lässt sich rekonstruieren: Granulatcharge GR-44982, Spritzgussmaschine 17, Schicht 2, Werkzeug TZ-0894 (Standzeit zu diesem Zeitpunkt: 187.000 Schuss), QS-Prüfprotokoll PP-25-0817.

Die Analyse zeigt, dass die betroffenen Bauteile aus einer einzigen Granulatcharge stammen, bei der die Trocknung vor der Verarbeitung 30 Minuten unterhalb der Spezifikation lag. Der Einkäufer kann dadurch den Rückruf auf exakt 23.400 Bauteile begrenzen — statt vorsorglich drei Monatslieferungen (rund 75.000 Stück) zurückzurufen. Die finanzielle Differenz: rund 480.000 Euro Rückrufkosten plus etwa 120.000 Euro vermiedener Produktionsstillstand beim OEM. Der Lieferant trägt die Kosten gemäß Q-Vertrag; ohne saubere Losführung wäre die Schadenszuordnung praktisch unmöglich gewesen.

Aus dieser Aufarbeitung folgt eine Anpassung des Erstmusterprüfberichts: Die Granulattrocknungs-Parameter werden künftig je Los protokolliert und mit dem Werksprüfzeugnis 3.1 elektronisch verknüpft.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Drei Fehlerklassen treten in der Praxis besonders häufig auf. Erstens: Lieferanten verwenden uneinheitliche Losnummernformate je Werk oder ändern Formate ohne Vorankündigung — das bricht die ERP-Integration und macht automatisierte Wareneingangsprüfung unmöglich. Im Lieferantenrahmenvertrag muss das Format bindend fixiert sein, inklusive Change-Management-Pflicht bei Formatänderungen mit mindestens 90 Tagen Vorlauf.

Zweitens: Lose werden de facto vermischt. Ein günstiger Spotpreis verleitet Lieferanten, Reststände aus zwei Granulatchargen in eine Spritzgussproduktion einzuspeisen, ohne dies zu dokumentieren. Die Folge: Im Reklamationsfall ist die Schadenseingrenzung unmöglich, der Rückruf wird teuer. Wirksame Gegenmaßnahmen sind regelmäßige Lieferantenaudits nach VDA 6.3 (Prozessauditing) sowie unangekündigte Materialfluss-Prüfungen.

Drittens: Die Losnummer fehlt auf einem der drei Pflichtträger (Bauteil, Verpackung, Lieferschein). Insbesondere bei Just-in-Sequence-Lieferungen fehlt sie häufig auf Kleinladungsträgern. Dies muss in der Wareneingangsprüfung als K.O.-Kriterium definiert sein.

In der Verhandlung lohnt es, die Losnummer vom reinen Compliance-Thema zu lösen. Eine feinere Losgranularität (etwa 5.000 statt 25.000 Stück) reduziert das Rückrufrisiko, erhöht aber die Rüstkosten beim Lieferanten. Hier hilft eine Should-Cost-Modellierung: Der Mehrpreis pro Stück ist meist gering, der versicherbare Risikowert deutlich höher. In sicherheitskritischen Branchen (Pharma, Luftfahrt, Kraftfahrzeugbremsen) wird die Losgrößenbegrenzung zunehmend zum nicht-verhandelbaren Bestandteil — sie gehört in den Q-Vertrag, nicht in die Preisliste.

Achtung beim End-of-Life: Bei Abkündigung wird der Last-Time-Buy oft als Großlos gefertigt. Hier muss die Losnummer dennoch eine Datums- oder Schichtgranularität enthalten, sonst ist die spätere Rückverfolgung über die typischerweise zehnjährige Aufbewahrungsfrist hinweg nicht möglich. In der Lebensmittel- und Pharmaindustrie ist die Aufbewahrungsfrist sogar länger (LMHV bis sieben Jahre, ArzneiMG bis zur doppelten Haltbarkeit, mindestens fünf Jahre nach Verfall). Verträge müssen klären, wer die Aufbewahrungslast trägt — der Lieferant in seinem QM-System oder der Beschaffer in seinem ERP. Eine doppelte Vorhaltung erhöht die Auditsicherheit, kostet aber Speicher- und Pflegeaufwand. Bei OEM-ODM-Modellen ist zusätzlich zu klären, welche Partei im Reklamationsfall gegenüber dem Endkunden auftritt — die Losnummer wird damit auch zur Schnittstelle der Haftungszuordnung.

Verwandte Begriffe

• [[losbildung]]
• [[losaufteilung]]
• [[erstmusterpruefung]]
• [[ppap-automotive-detail]]
• [[reklamationsprozess]]