Maverick Buying

Maverick Buying bezeichnet jeden Beschaffungsvorgang, der unter Umgehung der definierten Einkaufsprozesse, Rahmenverträge oder Wertgrenzen erfolgt. Synonym wird der "wilde Einkauf" genannt. Im DACH-Mittelstand liegt die Maverick-Quote nach Branchendaten zwischen 15 % und 25 % des indirekten Beschaffungsvolumens und kostet Unternehmen messbar Marge, Transparenz und Compliance-Sicherheit.

Detaillierte Erklärung

Der Begriff stammt aus der angelsächsischen Beschaffungsliteratur und wurde durch das Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) in den 1990er Jahren als Fachbegriff etabliert. CIPS definiert Maverick Buying als "purchases made outside agreed contracts or processes". Im deutschsprachigen Raum hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) das Phänomen seit etwa 2010 in seinen Studien zur indirekten Beschaffung wiederholt vermessen. Cosinex hat 2024 gemeinsam mit der Universität der Bundeswehr München die Umfrage "Einkauf am Einkauf vorbei?" veröffentlicht und damit erstmals belastbare Zahlen für den öffentlichen Sektor geliefert. Wilder Einkauf entsteht selten aus Böswilligkeit, sondern aus drei strukturellen Ursachen: zu lange Durchlaufzeiten im offiziellen Prozess, fehlende Transparenz über bestehende Rahmenverträge und unzureichende Sanktionierung von Abweichungen. Rechtlich greifen im öffentlichen Einkauf das Stückelungsverbot nach VgV §3 sowie im privatwirtschaftlichen Bereich die Belegpflicht nach §238 HGB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) — beide Normen sanktionieren wilden Einkauf indirekt über die Rechnungs- und Vergabedisziplin.

Die typischen Erscheinungsformen sind Bestellungen über externe Marktplätze wie Amazon Business oder Mercateo, obwohl ein verhandelter Rahmenvertrag besteht, sowie die Stückelung von Bedarfen unterhalb interner Wertgrenzen. Ein Auftrag über 12.000 EUR wird in vier Bestellungen zu 3.000 EUR zerlegt, weil die Direktauftragsgrenze bei 5.000 EUR liegt. Die Compliance-Risiken sind dreifach: Steuerlich entstehen Probleme bei nicht ordnungsgemäßen Rechnungen ohne PO-Bezug, vergaberechtlich bei Stückelungsverstößen im öffentlichen Sektor (VgV §3) und intern bei der Aushebelung des Vier-Augen-Prinzips. Die Kostenfolgen sind gut dokumentiert: Wegfall von Mengenrabatten und Skonti, Verzicht auf verhandelte Konditionen, sowie operative Mehrkosten durch Non-PO-Rechnungen. Das BME-mitherausgegebene Onventis-BME-Einkaufsbarometer 2025 beziffert den Aufschlag in der Total Cost of Ownership üblicherweise zwischen 20 % und 25 % gegenüber konformen Bestellungen.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein DACH-Industrieunternehmen mit 640 Mitarbeitern und einem indirekten Beschaffungsvolumen von 14,2 Mio. EUR pro Jahr führt eine Spend-Analyse durch. Die Auswertung der Kreditorenrechnungen zeigt: 3,1 Mio. EUR der Bestellungen wurden über Bürobedarf, IT-Verbrauchsmaterial und MRO-Artikel außerhalb der bestehenden Rahmenverträge getätigt. Das entspricht einer Maverick-Quote von 21,8 %. Bei einer angenommenen Mehrkostenrate von 18 % gegenüber konformen Bestellungen ergibt das einen versteckten Schaden von rund 558.000 EUR pro Jahr. Die Einkaufsleitung implementiert daraufhin einen Pflicht-Workflow über das ERP, hinterlegt 23 Rahmenverträge als Vorzugslieferanten und sperrt die Direktbestellung über Online-Marktplätze für alle Konten außer drei freigegebenen Notfallkostenstellen. Nach 9 Monaten fällt die Maverick-Quote auf 7,4 %, der realisierte Einsparungseffekt liegt bei 412.000 EUR und die Anzahl der Non-PO-Rechnungen sinkt um 71 %.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Erster Fehler: Maverick Buying als reines Disziplinproblem behandeln. Wer das Phänomen mit Mahnungen und Eskalationsmails bekämpft, verkennt die Ursache. In 8 von 10 Fällen kauft der Fachbereich am Einkauf vorbei, weil der offizielle Prozess zu langsam, zu intransparent oder zu praxisfern ist. Die Lösung liegt in Prozessdesign, Katalogen und Self-Service-Bestellung, nicht in Compliance-Aushängen.

Zweiter Fehler: Wertgrenzen zu großzügig setzen. Eine Direktauftragsgrenze von 10.000 EUR öffnet die Tür für systematische Stückelung. Setzen Sie die Grenze niedrig genug, dass Stückelungsmuster auffallen, aber hoch genug, dass operative Kleinbestellungen nicht den Workflow lahmlegen. Im DACH-Mittelstand bewähren sich Werte zwischen 1.500 EUR und 3.000 EUR.

Dritter Fehler: keine kontinuierliche Messung. Maverick-Quote ist eine Kennzahl, die monatlich auf das Cockpit gehört, nicht in den Jahresbericht. Ohne Echtzeit-Sichtbarkeit driftet die Organisation langsam zurück in alte Muster, weil der Einkauf erst Monate später merkt, wo die Kontrolle erodiert ist.

Verwandte Begriffe

Maverick Buying steht im engen Zusammenhang mit [[spend-analyse]], [[rahmenvertrag]] und [[procure-to-pay]] sowie mit [[katalogeinkauf]] und [[compliance]] als zentralen Hebeln zur Eindämmung.