Nichtoffenes Verfahren

Das Nichtoffenes Verfahren ist eine zweistufige Vergabeart oberhalb der EU-Schwellenwerte: Zuerst werden über einen Teilnahmewettbewerb geeignete Bewerber ausgewählt, anschließend nur diese zur Angebotsabgabe aufgefordert. Es ist in §16 VgV bzw. §3a EU VOB/A geregelt und steht öffentlichen Auftraggebern nach §119 GWB als gleichberechtigte Alternative zum offenen Verfahren zur Verfügung.

Detaillierte Erklärung

§16 Abs. 1 VgV legt den zweistufigen Aufbau fest: Stufe 1 ist der Teilnahmewettbewerb, in dem unbegrenzt viele Unternehmen ihre Eignung nachweisen können. Stufe 2 ist der eigentliche Angebotsprozess, zu dem die Vergabestelle aus dem Bewerberkreis eine begrenzte Zahl geeigneter Unternehmen einlädt. §16 Abs. 2 VgV bestimmt, dass die Auswahl auf Basis vorab bekannt gegebener Eignungskriterien und Auswahlkriterien erfolgen muss, wobei mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe einzuladen sind, sofern genügend geeignete vorhanden sind.

Der Unterschied zum offenen Verfahren liegt in der zwischengeschalteten Eignungsprüfung. Beim offenen Verfahren laufen Eignung und Angebot parallel; beim nichtoffenen Verfahren wird die Eignung vorgeschaltet, sodass die spätere Angebotswertung nur unter qualifizierten Bewerbern stattfindet. Das reduziert die Komplexität in der Wertungsphase und schützt sensible Vergabeunterlagen vor breiter Verbreitung — relevant etwa bei sicherheitsrelevanten Vergaben oder Spezialinfrastruktur.

Die Fristen sind in §15 Abs. 2 VgV geregelt: Mindestens 30 Tage für den Teilnahmeantrag, mindestens 25 Tage für das Angebot, gerechnet ab Versand der Aufforderung. Bei Dringlichkeit (§15 Abs. 5 VgV) können diese Fristen auf 15 bzw. 10 Tage verkürzt werden, was aber im Vergabevermerk besonders zu begründen ist. Die Bekanntmachung erfolgt EU-weit über TED.

Die Auswahl der einzuladenden Bewerber unterliegt zwei Logiken: Entweder lädt die Vergabestelle alle geeigneten Bewerber ein (was praktisch nur bei kleinerer Bewerberzahl funktioniert), oder sie limitiert auf eine Höchstzahl, die in der Bekanntmachung angegeben sein muss (typischerweise drei bis sechs). In letzterem Fall muss eine objektive Auswahlmethode dokumentiert sein — etwa Punkte für Referenzgröße, Branchenerfahrung, technische Kapazität oder Umsatzhöhe. Eine willkürliche Auswahl ist nach OLG Düsseldorf rechtswidrig.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Das Land NRW schreibt im nichtoffenen Verfahren die Lieferung eines integrierten Krankenhausinformationssystems für sechs Universitätskliniken aus, geschätztes Volumen 38 Mio. EUR netto über zehn Jahre. Die Sensibilität der Patientendaten und die Komplexität der Integration mit bestehenden SAP-Systemen machen das nichtoffene Verfahren attraktiver als das offene.

Stufe 1 Teilnahmewettbewerb: Die TED-Bekanntmachung definiert Eignungskriterien (Mindestumsatz 25 Mio. EUR p. a. in den letzten drei Jahren, mindestens drei vergleichbare Implementierungen über je 1.500 Klinikbetten, ISO 27001 plus C5-Testat, Berufshaftpflicht 10 Mio. EUR) und Auswahlkriterien für die Limitierung auf maximal fünf Einzuladende: Punkte für Referenzgröße (40 %), Branchenerfahrung in der Universitätsmedizin (25 %), Anzahl zertifizierter Berater (20 %), Standort und Sprachkompetenz (15 %).

Vierzehn Unternehmen geben Teilnahmeanträge ab. Die Vergabestelle prüft zunächst die Eignung — drei werden ausgeschlossen (zwei wegen fehlender ISO-Zertifizierung, einer wegen Umsatz unter Mindestschwelle). Aus den verbliebenen elf Bewerbern punktet das Auswahlmodell die fünf stärksten ein: zwei deutsche Anbieter, ein österreichischer, ein schweizer (mit deutscher Tochtergesellschaft), ein niederländischer.

Stufe 2 Angebotsphase: Die fünf eingeladenen Bewerber erhalten die vollständigen Vergabeunterlagen mit Lastenheft (380 Seiten), Datenmodell, Schnittstellenkatalog, Service-Level-Vorgaben und Vertragsentwurf. Die Angebotsfrist beträgt 32 Tage. Während der Frist gehen 47 Bieterfragen ein, die im Fragenkatalog beantwortet werden. Vier Bewerber geben Angebote ab; einer zieht sich zurück, weil die geforderte Migrationsfrist von 18 Monaten nicht realistisch sei.

Die Wertung gewichtet Preis 35 %, Funktionsumfang nach Konformitätsmatrix 30 %, Implementierungsplan 15 %, Service-Level 10 %, Datenschutzkonzept 10 %. Den Zuschlag erhält der österreichische Anbieter mit 88,4 Punkten, gefolgt vom deutschen Anbieter mit 86,1 Punkten. Die Vergabe wird im Vergabevermerk vollständig dokumentiert, einschließlich der Auswahlpunkte aus Stufe 1.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Vergabestellen unterschätzen häufig den Aufwand des zweistufigen Verfahrens. Stufe 1 produziert eigene Dokumentationspflichten — der Vergabevermerk muss begründen, warum Bewerber X eingeladen und Bewerber Y nicht eingeladen wurde, basierend auf den vorab bekannt gegebenen Auswahlkriterien. Wer hier schwammig dokumentiert, riskiert Aufhebung im Nachprüfungsverfahren. Die Vergabekammer Köln hat in mehreren Beschlüssen klargestellt, dass eine Auswahlentscheidung detailliert nachvollziehbar sein muss.

Ein zweiter Fehler: Vergabestellen behandeln das nichtoffene Verfahren wie ein Verhandlungsverfahren und beginnen, mit den eingeladenen Bietern Gespräche zu führen. Das ist unzulässig — im nichtoffenen Verfahren gibt es keine Verhandlung. Die Angebote werden auf Grundlage der Vergabeunterlagen abgegeben und ausschließlich anhand der Wertungskriterien bewertet. Wer Gesprächsbedarf erwartet, sollte ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wählen.

Bewerber unterschätzen häufig die strategische Bedeutung von Stufe 1. Wer beim Teilnahmewettbewerb nur die Mindestanforderungen erfüllt, riskiert, bei der punktebasierten Auswahl auszuscheiden — selbst wenn er das beste Angebot abgeben würde. Die Investition in qualitativ hochwertige Referenzbeschreibungen, Zertifikatsnachweise und Auswahlpunkte zahlt sich also schon vor der Angebotsphase aus.

Im Verhandlungskontext spielt das nichtoffene Verfahren keine Verhandlungsrolle, prägt aber die spätere Vertragsverhandlung mit dem Zuschlagsempfänger. Da der Bieter im offenen Wettbewerb steht und keinen Verhandlungsspielraum während des Verfahrens hat, kalkuliert er sein Angebot regelmäßig konservativer als beim Verhandlungsverfahren. Erfahrene Bewerber kalkulieren mit knappen Margen, weil sie wissen, dass Korrekturen nach Zuschlag nur über einen Vergabevertrag mit klar geregelten Change-Request-Klauseln möglich sind. Vergabestellen sollten daher im Vertragsentwurf die Mechanismen für nachträgliche Leistungsänderungen sorgfältig formulieren, um sich nicht in eine Sackgasse aus §132 GWB (Vertragsänderung) zu manövrieren.

Verwandte Begriffe

• [[vergabeverfahren]]
• [[teilnahmewettbewerb]]
• [[eignungskriterien]]
• [[ted-bekanntmachung]]
• [[vgv-vergabeverordnung]]