Open Book

Open Book bezeichnet im Einkauf eine vertragliche Vereinbarung, bei der der Lieferant seine vollständige Kostenstruktur — inklusive Materialkosten, Lohnkosten, Gemeinkosten und Gewinnmarge — gegenüber dem Kunden offenlegt, um gemeinsam Einsparpotenziale zu identifizieren und fair zu teilen.

Detaillierte Erklärung

Das Open-Book-Prinzip geht deutlich weiter als ein einfacher [[cost-breakdown]]: Während der Cost Breakdown eine einmalige Momentaufnahme der Angebotsstruktur ist, begründet Open Book eine kontinuierliche Transparenzpflicht über die gesamte Laufzeit der Zusammenarbeit. Der Lieferant öffnet seine Bücher — zumindest den relevanten Kostenblock — regelmäßig und gestattet dem Einkäufer damit, Kostenveränderungen nachzuvollziehen und Einsparmaßnahmen gemeinsam zu bewerten.

Rechtliche Grundlage: Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG)

In Deutschland ist die Offenlegung von Kalkulationsdaten hochsensibel. § 1 Abs. 1 GeschGehG schützt Geschäftsgeheimnisse, zu denen Kostenstrukturen, Margen und Lieferantenbindungen gehören. Eine Open-Book-Vereinbarung ohne schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) gemäß § 1 Abs. 4 GeschGehG ist für den Lieferanten ein erhebliches Risiko, weil er seine Schutzrechte verwirkt, wenn er die Information ohne angemessene Schutzmaßnahmen freigibt.

Der BME-Open-Book-Leitfaden 2024 empfiehlt deshalb als Mindeststandard:

• Ein separates NDA mit explizitem Verweis auf GeschGehG §§ 2–4, das den Verwendungszweck auf interne Verhandlungsanalyse beschränkt
• Eine Zweckbindungsklausel: Offengelegte Daten dürfen nicht gegenüber Wettbewerbern des Lieferanten weitergegeben werden
• Eine Löschpflicht nach Vertragsende oder nach definiertem Ablaufdatum

Umfang der Offenlegung

Best Practice ist der selektive Offenlegungsumfang: Der Lieferant öffnet nur die Kostenblöcke, die für das Optimierungsprojekt relevant sind. Ein Zerspanungslieferant muss nicht seine Vertriebsprovisionierung offenlegen, wenn es um Material- und Maschinenstundensatz-Effizienz geht. Der Einkäufer sollte den Mindestumfang vorab definieren — typisch: Direktes Material, Fertigungslöhne, Fertigungsgemeinkosten.

Savings-Sharing als Anreizmodell

Ohne Gegenleistung hat ein Lieferant kein Interesse an Open Book. Der BME-Leitfaden 2024 empfiehlt das 50:50-Savings-Sharing als Ausgangspunkt: Jede identifizierte und realisierte Einsparmaßnahme wird hälftig zwischen Einkäufer (Preissenkung) und Lieferant (Margenverbesserung oder Investitionsbudget) aufgeteilt. In der Praxis sind Bandbreiten von 40:60 bis 60:40 üblich, abhängig davon, wer den initialen Investitionsaufwand trägt.

Dieses Modell verknüpft Open Book mit [[target-costing]] und [[cost-engineering]]: Der Einkäufer gibt ein Zielkostenniveau vor, der Lieferant zeigt transparent, wo er heute steht, und beide erarbeiten gemeinsam den Weg dorthin.

Risiken für den Lieferanten

Die Offenlegung der Gewinnmarge birgt Verhandlungsmacht-Erosion: Sobald der Einkäufer weiß, dass der Lieferant 11 % EBIT erzielt, wird er diesen Wert als Ausgangspunkt für Forderungen nutzen. Der Lieferant riskiert, in Nachfolgeverhandlungen auf eine Marge gedrückt zu werden, die seine Investitionsfähigkeit gefährdet. Gegenmaßnahme: Die Open-Book-Vereinbarung fixiert eine Mindestmarge (Floor), unterhalb derer der Lieferant keine Pflicht zur Weitergabe weiterer Einsparungen hat.

Risiken für den Einkäufer

Die Gegenseite: Durch intensive Einblicke in die Kostenstruktur entsteht faktische Abhängigkeit. Wechselt der Einkäufer zu einem Wettbewerber, verliert er das akkumulierte Optimierungswissen. Open Book fördert also tendenziell Single-Sourcing und erhöht damit das Versorgungsrisiko.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Hydraulikpumpen-Hersteller aus Baden-Württemberg (380 Mitarbeiter) bezieht hochpräzise Gehäuseteile von einem Gießereilieferanten aus dem Saarland. Das Jahresvolumen beträgt EUR 1,2 Mio. Der Einkaufsleiter stellt fest, dass der Lieferantenpreis in drei Jahren um insgesamt 14 % gestiegen ist, während der Aluminiumpreis (LME) nur um 7 % zugelegt hat.

Er schlägt dem Lieferanten ein Open-Book-Programm vor: Der Lieferant legt quartalsweise seine Materialkosten, Maschinenstundensätze und Fertigungslöhne offen. Im Gegenzug erhält er eine Abnahmezusage für 24 Monate und beteiligt sich zu 50 % an realisierten Einsparungen.

Die erste Analyse zeigt: Der Lieferant verwendet für zwei Gussteile noch ein veraltetes Gussverfahren mit Ausschussquote von 9,2 %. Der Einkäufer finanziert gemeinsam (Invest-Split 60:40) eine neue Niederdruck-Kokillengussanlage. Ergebnis nach 8 Monaten: Ausschuss sinkt auf 2,1 %, Herstellkosten je Teil minus EUR 4,80. Savings-Sharing: Einkäufer bekommt EUR 2,88/Teil Preissenkung, Lieferant verbessert seine Marge um EUR 1,92/Teil. Bei 48.000 Teilen/Jahr entspricht das EUR 138.240 Einsparung für den Einkäufer und EUR 92.160 Margengewinn für den Lieferanten.

Die Vereinbarung ist durch NDA nach GeschGehG § 1 Abs. 4 abgesichert, mit expliziter Zweckbindung und 24-monatiger Löschfrist nach Vertragsende.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1 — Open Book ohne NDA starten. In der Praxis beginnen Gespräche oft informell. Sobald der Lieferant auch nur eine Teilkalkulation zeigt, greift GeschGehG — fehlt das NDA, ist der Schutz für beide Seiten unsicher.

Fehler 2 — Keine Mindestmarge (Floor) vereinbaren. Einkäufer, die Open Book als reines Preisdruckinstrument nutzen, gefährden die Lieferanten-Finanzstabilität. Ein Floor schützt den Lieferanten und erhöht dessen Bereitschaft zur echten Transparenz.

Fehler 3 — Einmalige Offenlegung statt kontinuierlichem Prozess. Open Book entfaltet seinen Wert erst in der Wiederholung. Ohne regelmäßige Datenpunkte lässt sich kein Trendvergleich ziehen.

Fehler 4 — Zu breiten Offenlegungsumfang fordern. Vertriebsgeheimnisse, Kundenstruktur oder IP-Details gehören nicht in einen Open-Book-Prozess für operative Kostensenkung. Überdehnung des Umfangs scheitert regelmäßig am Widerstand des Lieferantenmanagements.

Im Verhandlungskontext ist Open Book ein Signal für strategische Partnerschaft. Einkäufer, die es als verstecktes Druckmittel einsetzen, zerstören langfristig die Bereitschaft zur Zusammenarbeit. Kombiniert mit [[verhandlungsstrategie]] und [[bonusvereinbarung]] bietet es aber einen strukturierten Pfad zu nachhaltiger Kostensenkung mit geteiltem Nutzen.

Verwandte Begriffe

• [[cost-breakdown]]
• [[should-cost-analyse]]
• [[target-costing]]
• [[bonusvereinbarung]]
• [[verhandlungsstrategie]]