Qualitätseingangsprüfung

Die Qualitätseingangsprüfung (kurz QEP) ist die systematische Kontrolle eingehender Waren auf Übereinstimmung mit vereinbarten Qualitätsanforderungen, Normen und Spezifikationen — unmittelbar beim Wareneingang. Sie ist im B2B-Handel nicht nur Best Practice, sondern nach §377 HGB für Kaufleute eine Rechtspflicht, um Mängelansprüche zu erhalten.

Detaillierte Erklärung

Nach §377 HGB ist ein Käufer, der Kaufmann im Sinne des HGB ist (also praktisch jedes Unternehmen im Mittelstand), verpflichtet, eingehende Ware unverzüglich nach Erhalt zu untersuchen. Werden dabei Mängel festgestellt, muss die Mängelrüge ebenfalls unverzüglich gegenüber dem Lieferanten erfolgen. Versäumt der Käufer diese Untersuchungs- und Rügeobliegenheit, gilt die Ware als genehmigt — selbst wenn schwerwiegende Mängel vorliegen. Die Konsequenz: Gewährleistungsansprüche erlöschen vollständig.

Prüfumfang und -tiefe:

Die Qualitätseingangsprüfung gliedert sich in drei Ebenen:

1. Identitäts- und Mengenkontrolle (immer 100 %):

• Stimmt die gelieferte Materialnummer mit der Bestellung überein?
• Stimmt die Menge mit Lieferschein und PO überein?
• Sind Verpackung und Beschriftung korrekt?
• Sind Chargennummern oder Seriennummern lesbar und dokumentiert?

2. Sichtprüfung (immer 100 % der Verpackungseinheiten):

• Erkennbare Transportschäden an Verpackung oder Ware?
• Korrosion, Verschmutzung, falsche Lagerung während des Transports?
• Bei Lebensmitteln/Pharma: Temperaturnachweise (Loggerprüfung)?

3. Stichprobenprüfung nach AQL (Acceptable Quality Level):
Für fertigungskritische Teile oder bei Lieferanten mit schlechter Qualitätshistorie wird eine statistische Stichprobenprüfung nach DIN ISO 2859 (AQL-Verfahren) durchgeführt. Der AQL-Wert definiert den akzeptablen Fehleranteil — typisch 0,65 bis 2,5 in der Fertigungsindustrie. Die Prüfmethode (Messung, Funktionstest, Sichtprüfung) ist im Prüfplan des Materials hinterlegt.

Dokumentation und GoBD:
Jedes Prüfergebnis — auch das positive — muss dokumentiert werden: Datum, Prüfer, geprüfte Menge, Prüfmethode, Ergebnis. Im SAP-Umfeld erfolgt dies über Prüflose in QM (Qualitätsmanagement-Modul). Die Dokumentation ist Grundlage für:

• §377 HGB-konforme Mängelrüge mit Nachweis der unverzüglichen Prüfung
• Lieferantenbewertungen und Qualitäts-KPIs
• GoBD-konforme Archivierung (Aufbewahrungspflicht 10 Jahre für buchungsrelevante Unterlagen)

Umgang mit Befunden:

• Geringfügiger Mangel (Annahmebewertung "i.O. mit Abweichung"): Ware wird angenommen, Lieferant wird informiert, Qualitätsabzug oder Gutschrift wird vereinbart.
• Wesentlicher Mangel: Ware wird gesperrt (Quarantänelager), Mängelrüge wird sofort ausgelöst, Rücklieferung oder Nachbesserung wird gefordert.
• Totalausfall: Wareneingangsbuchung wird storniert (MIGO 122), Lieferant muss Ersatzlieferung innerhalb definierter Frist bereitstellen.

Prüfpläne und Freigabematrix:
Reife Qualitätsmanagement-Systeme (ISO 9001:2015 zertifizierte Unternehmen) hinterlegen für jede Materialgruppe oder kritische Materialart einen Prüfplan mit Prüfmerkmalen, Messmethoden, Toleranzen und Freigabekriterien. Der Wareneingangsprüfer arbeitet nach diesem Plan — und nicht nach subjektivem Ermessen.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Hersteller von Hydraulikaggregaten (600 Mitarbeiter, ISO 9001 zertifiziert) erhält eine Lieferung von 300 Präzisionsdichtungen von einem polnischen Lieferanten. Prüfplan sieht vor: 100 % Sichtprüfung auf Risse/Deformation, AQL 1,0 Stichprobe für Maßhaltigkeit (Prüfmerkmal: Innendurchmesser ±0,02 mm).

Die Prüferin entnimmt gemäß AQL-Tabelle 32 Stück aus der Lieferung und misst den Innendurchmesser. Befund: 3 von 32 Teilen außerhalb der Toleranz (9,4 % Fehlerrate — deutlich über AQL 1,0). Die Lieferung wird gesperrt.

Innerhalb von 2 Stunden nach Befund geht die Mängelrüge per E-Mail an den Lieferanten:

"Bezugnehmend auf Lieferschein Nr. 2026-04-XY, Bestellung 4500223344: Bei der Qualitätseingangsprüfung vom 14.04.2026 wurden 3 von 32 geprüften Einheiten (Prüfmerkmal ID ±0,02 mm) außerhalb der Toleranz festgestellt. Die Lieferung ist gesperrt. Wir fordern Nachlieferung 100 % konformer Ware bis 21.04.2026 sowie Ursachenanalyse (8D-Report) bis 28.04.2026."

Die fristgerechte Mängelrüge sichert alle Gewährleistungsansprüche nach §377 HGB.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Verzögerte Rüge: Die häufigste und folgenreichste Fehlerquelle. Wird die Mängelrüge nicht "unverzüglich" erhoben — die Rechtsprechung legt das auf wenige Tage aus, je nach Branche und Mangel-Erkennbarkeit — verliert der Käufer alle Gewährleistungsansprüche. "Unverzüglich" bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, nicht erst nach der nächsten Teambesprechung.

Keine Dokumentation der Prüfung: Ohne Prüfprotokoll kann im Streitfall nicht bewiesen werden, dass überhaupt eine Prüfung stattgefunden hat. Lieferanten bestreiten Mängel dann mit dem Argument, die Schäden seien beim Käufer entstanden.

Fehlende Prüfpläne: Ohne definierte Prüfmerkmale und Toleranzen ist die Qualitätseingangsprüfung abhängig von der Erfahrung des jeweiligen Prüfers — mit entsprechend inkonsistenten Ergebnissen.

Verhandlungskontext: Die Qualitätshistorie aus Eingangsprüfungen ist ein starkes Verhandlungsinstrument bei Jahresgesprächen. Lieferanten, die eine hohe Fehlerquote in der QEP aufweisen, müssen mit Nachverhandlungen über Konditionen, Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV) oder dem Entzug von Auftragsvolumen rechnen. Die QEP-Daten machen objektiv sichtbar, was sonst nur subjektiv erlebt wird.

Verwandte Begriffe

• [[qualitaetspruefung]] — Übergeordneter Begriff für alle Qualitätsprüfungen im Einkaufsprozess
• [[eingangspruefung]] — Breiterer Begriff, der auch Mengen- und Identitätsprüfung umfasst
• [[wareneingangsbuchung]] — Die formelle ERP-Buchung nach abgeschlossener Qualitätsprüfung
• [[wareneingang]] — Der logistische Prozess, in den die QEP eingebettet ist
• [[lieferschein]] — Begleitdokument, das bei der Identitätsprüfung abgeglichen wird
• [[eskalationsprozess]] — Greift bei schwerwiegenden oder wiederholten Qualitätsabweichungen