Req-to-PO

Req-to-PO (Requisition-to-Purchase-Order) bezeichnet den Teilprozess im Einkauf, der bei einer formalen Bedarfsanforderung beginnt und mit der erteilten, freigegebenen Bestellung endet. Dieser Abschnitt ist der operativ dichteste Engpass im Beschaffungsprozess: Hier entscheidet sich, wie schnell und zu welchen Konditionen ein Bedarf in einen verbindlichen Lieferauftrag umgewandelt wird.

Detaillierte Erklärung

Req-to-PO ist ein Teilprozess des übergeordneten Procure-to-Pay-Zyklus. Er beginnt mit dem Anlegen einer Bedarfsanforderung (BANF, englisch: Purchase Requisition, PR) durch einen internen Anforderer und endet mit der vollständig genehmigten und an den Lieferanten übermittelten Bestellung (Purchase Order, PO).

Die Abgrenzung ist relevant, weil Req-to-PO als eigenständige Prozesskennzahl gemessen wird: Die Req-to-PO-Durchlaufzeit (auch: PR-to-PO Cycle Time) gibt an, wie viele Arbeitstage zwischen BANF-Anlage und PO-Auslösung vergehen. Im DACH-Mittelstand liegt dieser Wert häufig zwischen 3 und 15 Arbeitstagen – je nach Genehmigungsstufen, Lieferantenstammdaten und Systemintegration.

Schritte im Req-to-PO-Prozess:

1. Bedarfsanforderung anlegen: Der Anforderer erstellt die BANF mit Material, Menge, Bedarfstermin und Kostenstelle. In SAP ME51N; alternativ über ein Katalogbestellsystem (Punch-out, OCI) oder manuell per Formular.

2. BANF-Freigabe (Genehmigung): Abhängig von Wertgrenzen und Unternehmensrichtlinien durchläuft die BANF einen Genehmigungsworkflow. Übliche Stufen im Mittelstand: bis 500 EUR automatisch, bis 5.000 EUR Teamleiter, darüber Einkaufsleiter oder Geschäftsführung.

3. Lieferantenzuordnung und Preisermittlung: Der Einkauf prüft, ob ein Rahmenvertrag oder ein Katalogpreis vorliegt. Falls nicht, wird eine manuelle Anfrage (RFQ) ausgelöst – dieser Schritt verlängert die Req-to-PO-Zeit erheblich.

4. Bestellung anlegen und freigeben: Nach Lieferantenauswahl wird die PO angelegt (SAP ME21N). Je nach Wertgrenze ist erneut eine Freigabe erforderlich. Mit Freigabe gilt die PO als rechtlich bindend (BGB §433 – Angebot und Annahme).

5. PO-Übermittlung: Die Bestellung wird an den Lieferanten übermittelt: per EDI, E-Mail-PDF oder direkt über ein Lieferantenportal.

Kennzahlen zur Steuerung des Req-to-PO-Prozesses:

• Durchlaufzeit (Tage BANF → PO)
• Anteil automatisch genehmigter BANFs (Touchless Rate)
• Anteil freigegebener BANFs mit vorhandenem Rahmenvertrag (Contracted Spend %)
• Anzahl manueller Eingriffe pro PO (Touch Count)

Je höher die Touchless Rate und der Contracted Spend Anteil, desto kürzer und fehlerärmer ist der Req-to-PO-Prozess.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Unternehmen: Kunststoffverarbeitender Betrieb aus dem Raum Nürnberg, 180 Mitarbeiter, Zulieferer Automobilindustrie, Microsoft Dynamics 365 F&O seit 2024.

Szenario Januar 2026: Die Produktionsplanung meldet Mehrbedarf an Verpackungsmaterial (Kartonagen, Stretchfolie) für das erste Quartal 2026 – geschätzter Wert 14.500 EUR.

Req-to-PO-Ablauf:

1. Tag 1 – BANF anlegen: Der Lagerleiter erfasst die Anforderung in Dynamics 365, drei Positionen: Kartonage 400×300×200 mm (5.000 Stück), Stretchfolie 23 µm (80 Rollen), Kantenschutzprofil (200 Stück). Gesamtwert laut Preishistorie ca. 14.500 EUR, Kostenstelle Logistik, Bedarfstermin KW 5/2026.

2. Tag 1 – Automatische Vorstufe: Dynamics prüft hinterlegte Rahmenverträge. Kartonage und Stretchfolie sind über einen Jahreskontrakt mit einem Verpackungslieferanten aus Fürth abgedeckt (Kontrakt läuft bis Dezember 2026). Nur Kantenschutzprofil ist nicht gelistet – Wert 480 EUR.

3. Tag 1–2 – Genehmigung: Der Gesamtwert übersteigt die 10.000-EUR-Grenze des Teamleiters. Die BANF geht automatisch zur Einkaufsleiterin. Diese genehmigt am nächsten Arbeitstag nach Prüfung der Budgetverfügbarkeit.

4. Tag 2 – PO-Erstellung (Rahmenvertragspositionen): Dynamics zieht automatisch die Konditionen aus dem Rahmenvertrag und erstellt einen Abruf (Release Order). Keine manuelle Preisrecherche erforderlich.

5. Tag 3 – RFQ für Kantenschutzprofil: Der Einkauf holt telefonisch zwei Vergleichsangebote ein (Wert unter 500 EUR, vereinfachtes Verfahren). Günstigstes Angebot: 448 EUR inkl. Versand.

6. Tag 3 – PO-Freigabe und Übermittlung: Beide POs werden freigegeben und per E-Mail-PDF an die Lieferanten übermittelt. Auftragsbestätigungen kommen am Tag 4.

Ergebnis: Req-to-PO-Durchlaufzeit 3 Arbeitstage (Benchmark für dieses Volumen: gut). Touchless Rate der Hauptpositionen: 100 % (Rahmenvertrag). Lediglich die Kleinstposition erforderte manuelle Einholung.

Hätte kein Rahmenvertrag bestanden, wäre für alle drei Positionen eine formale RFQ erforderlich gewesen – die Durchlaufzeit hätte sich auf 8–12 Arbeitstage verlängert.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1 – BANF ohne vollständige Informationen: Fehlende Kostenstellen, unklare Mengeneinheiten oder fehlende Bedarfstermine führen dazu, dass der Einkauf nachfragen muss. Jede Rückfragekette kostet 1–3 Arbeitstage.

Fehler 2 – Genehmigungsworkflow zu vielstufig: In wachsenden Mittelständlern werden Genehmigungsregeln selten angepasst. Das Ergebnis: Eine BANF über 3.200 EUR benötigt vier Unterschriften, weil die Wertgrenze aus dem Jahr 2015 nie aktualisiert wurde. Eine jährliche Überprüfung der Wertgrenzen ist Pflicht.

Fehler 3 – Keine Rahmenverträge für C-Teile: Wenn für Verbrauchsmaterialien, Bürobedarf und Reinigungsmittel keine Kontrakte bestehen, erzeugt jede BANF manuellen RFQ-Aufwand. Der Einkauf verbringt überproportional viel Zeit mit A-Items (5–20 % des Volumens), aber C-Teile machen 60–80 % der Bestelltransaktionen aus.

Fehler 4 – PO-Erstellung außerhalb des Systems: "Ich habe schnell per Telefon bestellt und schicke die PO nach" – dieser Satz bedeutet: Kein 3-Wege-Abgleich, kein Budgetcontrolling, kein Audit-Trail. Nach HGB sind Bestellungen über bestimmten Wertgrenzen schriftlich zu dokumentieren; fehlende POs können bei Betriebsprüfungen zum Problem werden.

Verhandlungskontext: Die Req-to-PO-Durchlaufzeit ist ein unterschätzter Verhandlungsparameter. Lieferanten wissen: Wenn ein Einkäufer lange für eine PO braucht, hat er wenig Alternativen und wenig Zeit. Wer die interne Durchlaufzeit kennt und aktiv steuert, kann Verhandlungen deutlich früher starten – und damit Preiszugeständnisse einfordern, die unter Zeitdruck nicht möglich wären.

Verwandte Begriffe

• [[bedarfsanforderung]] – Der formale Startpunkt des Req-to-PO-Prozesses; enthält Material, Menge, Termin und Kostenstelle.
• [[genehmigungsworkflow]] – Definiert, wer eine BANF freigeben muss, bevor der Einkauf eine PO auslösen darf.
• [[bestellausloesung]] – Der letzte Schritt im Req-to-PO-Prozess: die rechtlich bindende Bestellübermittlung.
• [[rahmenvertrag]] – Reduziert die Req-to-PO-Zeit bei Standardmaterialien auf ein Minimum, da Preise und Konditionen bereits vereinbart sind.
• [[procure-to-pay]] – Der übergeordnete Prozess, in den Req-to-PO als Teilabschnitt eingebettet ist.