Request for Quotation (RFQ)

Request for Quotation (RFQ) bezeichnet die strukturierte Preisanfrage an mehrere Lieferanten für einen klar spezifizierten Bedarf. Sie ist das mittlere Werkzeug der RFx-Familie zwischen RFI und RFP und sitzt im DACH-Mittelstand zwischen Lastenheft und Vertrag. Wer im Einkauf systematisch verhandeln will, kommt am sauber aufgesetzten RFQ nicht vorbei.

Detaillierte Erklärung

Der Request for Quotation ist im DACH-Raum ein etabliertes Werkzeug für Commodities und teilstandardisierte Bedarfe. Eine sauber strukturierte Preisanfrage setzt eine eindeutige Leistungsbeschreibung voraus, idealerweise nach VDI 2519 Blatt 1 (Lastenheft / Pflichtenheft), die die deutsche Standardnorm für die Strukturierung von Anforderungs- und Leistungsdokumenten ist. Die rechtliche Grundlage für die Bindungsfrist eines abgegebenen Angebots regelt §145 BGB. Demnach ist der Bietende an sein Angebot gebunden, sofern er die Bindung nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat. Im Einkauf üblich sind Bindungsfristen von 30 bis 90 Tagen, je nach Marktvolatilität. Wer 2025 Stahl, Kupfer oder Halbleiter anfragt, sollte nicht mit 90 Tagen rechnen, das passt nicht mehr zur Zinsstruktur.

Die Lieferantenanfrage unterscheidet sich klar vom RFI, der nur Fähigkeiten sondiert, und vom RFP, der unterschiedliche Lösungsansätze einlädt. Ein RFQ erwartet Preis pro Position, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und INCOTERMS, sonst ist er kein RFQ. Methodisch empfiehlt der BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) drei bis sieben qualifizierte Lieferanten je Anfrage. Drei sind das Minimum für Vergleichbarkeit, sieben das Maximum für beherrschbaren Aufwand. Der VDA (Verband der Automobilindustrie) verlangt im Tier-1-Umfeld zusätzlich eine dokumentierte Vorqualifikation, sonst gilt der RFQ als nicht audit-fest.

Eine Preisanfrage ist niemals ein anonymer Massenversand. Wer 2025 noch Excel-Anhänge an 15 Lieferanten schickt, verbrennt Goodwill und Daten. Moderne RFQ-Plattformen liefern Audit-Trail, automatischen Preisvergleich und Marktbenchmarks. Die Bindungsfrist gehört in den Anfragetext, nicht in das Kleingedruckte.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Maschinenbauer aus Baden-Württemberg mit 480 Mitarbeitern fragt 1.200 Stück Präzisionsdrehteile mit Jahresvolumen 320.000 EUR an. Der Einkäufer wählt fünf vorqualifizierte Lieferanten aus dem ERP, Bindungsfrist 45 Tage, Zahlungsziel 30 Tage netto, INCOTERMS DAP Werk Stuttgart. Die Spezifikation umfasst 14 Zeichnungen, Materialgüten und IATF 16949 als Pflichtnachweis. Drei Angebote treffen rechtzeitig ein, zwei Lieferanten passen.

Das beste Angebot liegt bei 248.000 EUR, das teuerste bei 312.000 EUR, eine Spanne von 25,8 Prozent. Diese Spanne ist typisch und genau der Grund, warum drei Angebote das absolute Minimum sind. In der Verhandlungsrunde reduziert der Einkäufer den Bestpreis um weitere 4,2 Prozent auf 237.500 EUR durch Volumenbündelung mit einem zweiten Bedarf. Die Gesamtersparnis gegenüber dem Vorjahrespreis beträgt 11,3 Prozent oder 30.300 EUR pro Jahr. Das ist eine realistische RFQ-Marge im DACH-Mittelstand 2025 für einen B-Teil. A-Teile bringen meist weniger, weil dort schon vorher saubere Marktarbeit lief. C-Teile loben sich nicht, weil der Aufwand den Effekt frisst.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler ist die unklare Spezifikation. Wer Toleranzen, Prüfumfang oder Verpackung offen lässt, bekommt unvergleichbare Angebote zurück und verhandelt anschließend gegen sich selbst. Eine Stunde mehr Aufwand im Lastenheft spart drei Stunden in der Klärungsschleife.

Der zweite klassische Fehler ist die zu kurze Bindungsfrist. Wer 14 Tage ansetzt und dann drei Wochen intern entscheidet, hat formal kein gültiges Angebot mehr und verliert die Verhandlungsposition. Im Zweifel lieber 60 Tage anfragen und intern 30 Tage als Ziel-Entscheidungsfrist setzen. Wer nach Ablauf nachverhandelt, beginnt rechtlich von vorn.

Der dritte Fehler betrifft die Anzahl der Lieferanten. Mehr als sieben angefragte Quellen lesen sich nach Wettbewerb, sind aber meist Beschäftigungstherapie. Der Aufwand explodiert, die Auswertung leidet, und gute Lieferanten merken die Zerstreuung und priorisieren andere Kunden. Drei bis fünf qualifizierte Anbieter mit echter Aussicht auf Zuschlag gewinnen das Spiel.

Verwandte Begriffe

Eine professionelle Preisanfrage funktioniert nur im Zusammenspiel mit [[lieferantenbewertung]] zur Vorqualifikation, der [[abc-analyse]] zur Priorisierung des Anfrageaufwands und der [[kraljic-matrix]] zur strategischen Einordnung des Beschaffungsobjekts.