RFx-Prozess

RFx-Prozess bündelt die drei klassischen Lieferantenanfragen Request for Information (RFI), Request for Quotation (RFQ) und Request for Proposal (RFP) zu einem zusammenhängenden Sourcing-Workflow. Das X ist Platzhalter für den jeweiligen Anfragetyp. Im DACH-Mittelstand ist die deutsche Form Ausschreibung gebräuchlich, deckt aber meist nur RFQ ab.

Detaillierte Erklärung

Der CIPS Procurement Cycle führt RFx als Standardphase nach Spezifikation und vor Verhandlung; A.T. Kearneys 7-Step Strategic Sourcing platziert RFx als Schritt 5 zwischen Strategie und Verhandlung. Die ISO 20400 von 2017 zur nachhaltigen Beschaffung verlangt RFx-Kriterien für ESG-Aspekte ab einem bestimmten Volumenschwellenwert. Ein RFI ist die unverbindliche Marktsondierung. Einkäufer bekommen Informationen über Lieferantenfähigkeiten, Standorte, Kapazitäten und Referenzen, ohne ein konkretes Angebot abzufragen. Typischer Einsatz ist neuer Spend, unbekannter Markt oder die Vorbereitung einer späteren Ausschreibung; RFI-Antworten kommen je nach Komplexität nach 2 bis 6 Wochen zurück. Ein RFQ ist die Preisanfrage zu einer klar definierten Spezifikation. Geeignet für standardisierte Güter, etabliertes Lastenheft und Mehrlieferanten-Märkte; das Ziel ist Preisvergleichbarkeit. Ein RFP fragt nach Lösungsvorschlag plus Preis, geeignet für komplexe Dienstleistungen, Engineering-lastige Beschaffung oder Software-Auswahl. Bewertet wird hier mehrdimensional: Lösungsgüte, Methodik, Team, Preis und Risiko, gewichtet im Scoring-Modell. Die typische Reihenfolge in einer komplexen Beschaffung ist RFI, dann RFQ oder RFP, dann Verhandlung. Bei einfachen Beschaffungen wird der RFI übersprungen. Onventis-Daten von 2023 zeigen, dass 64 Prozent der mittelständischen Sourcing-Projekte mit einem RFQ starten, 22 Prozent mit RFP und 14 Prozent mit RFI. Eine RFx-Runde dauert in der Praxis 4 bis 12 Wochen, abhängig von Komplexität und Lieferantenzahl. Die Zahl angeschriebener Lieferanten bewegt sich laut BME-Studie 2022 bei 5 bis 12 in der RFI-Phase, 3 bis 6 in der RFQ-Phase und 2 bis 4 im finalen RFP-Vergleich. Im privaten Einkauf ist der RFx unverbindlich, im öffentlichen Sektor wird er zur Ausschreibung im Sinne der VgV, UVgO oder VOB und unterliegt der EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein hessischer Hersteller von Verpackungsanlagen mit 680 Mitarbeitern und 145 Millionen Euro Einkaufsvolumen führt 2026 ein dreistufiges RFx-Verfahren für eine neue Robotik-Plattform mit Zielvolumen 4,8 Millionen Euro über 5 Jahre durch. In der RFI-Phase werden 11 Lieferanten aus EU und Japan angeschrieben, 9 antworten innerhalb von 4 Wochen mit Kapazitäts- und Referenzangaben. Auf Basis der RFI werden 5 Lieferanten in die RFP-Phase eingeladen, mit Lösungsbeschreibung, Inbetriebnahmekonzept und Service-Modell. Die RFP-Phase dauert 8 Wochen, bewertet wird in 6 Dimensionen: Lösungsgüte 30 Prozent, Total Cost of Ownership 25 Prozent, Service und Ersatzteilversorgung 15 Prozent, Roadmap und Innovation 10 Prozent, Referenzen und Risiko 10 Prozent, ESG nach ISO 20400 10 Prozent. Drei Top-Lieferanten gehen in eine RFQ-Endrunde mit harter Preisanfrage auf das spezifizierte Lastenheft, eingeladen sind 3 Anbieter mit definierten Service-Levels. Gesamtdauer von RFI-Start bis Vergabeentscheidung 18 Wochen, Aufwand im Einkauf 32 Personentage, in der Konstruktion 24 Personentage. Endbilanz: Vergabe an einen italienischen Anbieter mit 6,2 Prozent niedrigerem TCO als der Bestandslieferant und einer 4-Jahres-Service-Garantie. Hackett Group 2024 berichtet, dass digitale RFx-Tools wie SAP Ariba Sourcing, Coupa Sourcing, Jaggaer ONE, Ivalua, Mercanis und Onventis die Zykluszeit von Sourcing-Projekten um 35 bis 50 Prozent senken und die Lieferantenbeteiligung um den Faktor 2 erhöhen.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Der häufigste Fehler ist eine schlechte Spezifikation: Tools ersetzen keine Spezifikation, eine schlechte Spezifikation in einem digitalen RFQ erzeugt nur schneller schlechte Angebote. Wer ohne sauberes Lastenheft eine RFQ startet, vergleicht Äpfel mit Birnen und verliert in der Vergabeentscheidung die Angreifbarkeit gegenüber Audit und internem Review. Ein zweiter Fehler ist die falsche RFx-Wahl: Ein RFP für eine standardisierte Schraube ist genauso fehlplatziert wie ein RFQ für eine kundenspezifische Engineering-Leistung. Die Wahl zwischen RFQ und RFP entscheidet sich an der Frage, ob die Spezifikation eindeutig ist oder ob der Lösungsweg Teil der Anbieterleistung ist. Ein dritter Fehler ist die fehlende Bewertungsmatrix: Wer Angebote ohne dokumentiertes Scoring-Modell vergleicht, lädt subjektive Verhandlungsführung ein und macht die Vergabe für unterlegene Anbieter rechtlich angreifbar. Im Verhandlungskontext ist der RFx das einzig sauber dokumentierte Wettbewerbsereignis, das dem Einkäufer in der späteren Verhandlung den Marktvergleich liefert. Ein gut durchgeführter RFx mit 4 bis 6 belastbaren Angeboten produziert Preisspannen von 8 bis 18 Prozent und damit den nominalen Verhandlungsspielraum, den der Einkäufer in der finalen Runde mit dem Bestandslieferanten oder dem favorisierten Neuanbieter hebelt. Compliance-Themen wie Antitrust, Sanktionslistenprüfung, Korruptionsprävention und ESG-Mindestanforderungen sind Standardbestandteil im RFx-Anschreiben.

Verwandte Begriffe

Der RFx-Prozess ist Bestandteil der [[sourcing-pipeline]] und wird in jeder Welle des [[sourcing-wave-plan]]s durchlaufen, nutzt das [[lastenheft]] und das [[pflichtenheft]] als Spezifikationsbasis, läuft auf [[e-procurement]]-Plattformen und mündet in eine [[verhandlungsfuehrung]] auf Basis der RFx-Ergebnisse.