Schwellenwert-Berechnung

Schwellenwert-Berechnung ist die methodische Schätzung des voraussichtlichen Gesamtwerts eines öffentlichen Auftrags ohne Umsatzsteuer nach § 3 VgV. Sie entscheidet über die Anwendbarkeit des EU-Vergaberechts oder des nationalen Unterschwellenrechts und ist damit der erste rechtsverbindliche Weichenstellungspunkt jedes Vergabeverfahrens.

Detaillierte Erklärung

Die Schwellenwert-Berechnung ist die methodische Schätzung des voraussichtlichen Gesamtwerts eines öffentlichen Auftrags ohne Umsatzsteuer, mit der bestimmt wird, ob das EU-weite Vergaberegime des Vierten Teils des Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder das nationale Unterschwellenrecht der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) anzuwenden ist. Rechtsgrundlage ist § 3 Vergabeverordnung (VgV), der die Mindestanforderungen an die Schätzung definiert und ausdrücklich verbietet, Aufträge mit dem Ziel der Schwellenwertumgehung künstlich aufzuteilen. Die Höhe der EU-Schwellenwerte wird durch die Delegierte Verordnung 2023/2495 der Europäischen Kommission alle zwei Jahre an die Sonderziehungsrechte des Internationalen Währungsfonds (IWF) angepasst und gilt seit dem 1. Januar 2024 unverändert auch für 2025. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung beziehungsweise der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Wechseln die Schwellenwerte während eines laufenden Verfahrens, ist die Schätzung zum Zeitpunkt der Absendung verbindlich, auch wenn zwischenzeitlich neue Schwellenwerte in Kraft treten. Für klassische öffentliche Auftraggeber gelten 143.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen, 221.000 Euro für sonstige öffentliche Auftraggeber bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen sowie 5.538.000 Euro für Bauaufträge. Im Sektorenbereich nach SektVO greifen 443.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie ebenfalls 5.538.000 Euro für Bauaufträge. Im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich gelten 443.000 Euro für Lieferungen und Dienstleistungen. Bei Losvergaben ist nach § 3 Absatz 7 VgV der geschätzte Gesamtwert aller Lose zugrunde zu legen; eine 20-Prozent-Bagatellklausel erlaubt es, einzelne Lose unter 80.000 Euro bei Liefer- und Dienstleistungen oder unter 1.000.000 Euro bei Bauleistungen national zu vergeben, sofern ihre Summe 20 Prozent des Gesamtwerts nicht überschreitet. Bei Rahmenvereinbarungen ist nach § 3 Absatz 4 VgV der maximale Gesamtwert über die gesamte Laufzeit anzusetzen, einschließlich Optionen und Verlängerungen. Vergabekammer Bund und das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) prüfen die Schätzgrundlage im Zweifel anhand vorhandener Marktpreise und Vergleichsaufträge. Für soziale und besondere Dienstleistungen nach Anhang XIV der [[eu-vergabe-richtlinie-2014-24]] gilt ein Sonderschwellenwert von 750.000 Euro.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Das Land Baden-Württemberg plant 2026 die Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen für 28 Justizgebäude mit einer Vertragslaufzeit von vier Jahren plus zwei einjährige Verlängerungsoptionen. Die Vergabestelle berechnet den Schwellenwert nach § 3 Absatz 4 VgV: durchschnittliches Jahresvolumen 380.000 Euro mal sechs Jahre Maximallaufzeit ergibt 2,28 Millionen Euro. Damit ist der EU-Schwellenwert von 221.000 Euro für sonstige öffentliche Auftraggeber weit überschritten, die VgV ist anwendbar. Die Vergabestelle prüft anschließend die Losbildung nach § 97 Absatz 4 GWB und entscheidet sich für 28 Einzellose nach Standorten, weil die Gebäude geografisch verteilt sind und unterschiedliche Anforderungen haben. Die Schwellenwertbestimmung erfolgt aber weiterhin auf Basis des Gesamtwerts. Für sieben Standorte mit Einzelvolumen unter 80.000 Euro über sechs Jahre prüft die Vergabestelle die 20-Prozent-Bagatellklausel: die Summe dieser sieben Lose beträgt 432.000 Euro, also 18,9 Prozent des Gesamtvolumens, sie liegt damit unterhalb der 20-Prozent-Grenze und kann national nach UVgO vergeben werden. Die übrigen 21 Lose mit Einzelvolumen zwischen 95.000 Euro und 240.000 Euro werden europaweit über die [[ted-bekanntmachung]] ausgeschrieben. Die getrennte Veröffentlichung erlaubt KMU-Bietern eine gezielte Bewerbung auf einzelne Standorte, ohne die Gesamtkapazität für 28 Gebäude nachweisen zu müssen.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die Vernachlässigung von Optionen und Verlängerungen bei der Schätzung: § 3 Absatz 1 VgV verlangt ausdrücklich die Berücksichtigung sämtlicher Optionsrechte, was bei mehrjährigen Beschaffungen häufig unterschätzt wird. Eine Vergabestelle, die einen Vierjahresvertrag mit zwei einjährigen Verlängerungsoptionen schätzt, muss die Maximallaufzeit von sechs Jahren und nicht nur die Grundlaufzeit ansetzen. Ein zweiter typischer Fehler ist die Verwechslung der Schwellenwertgruppen: oberste und obere Bundesbehörden haben einen niedrigeren Schwellenwert von 143.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen, was viele Bundesvergaben fälschlich an den 221.000-Euro-Schwellenwert für sonstige Auftraggeber binden. Ein dritter Fehler ist die unzulässige Aufteilung gleichartiger Beschaffungsbedarfe: nach § 3 Absatz 2 VgV ist die Aufteilung verboten, wenn sie dem Ziel der Schwellenwertumgehung dient. Die Rechtsprechung der Vergabekammern und Oberlandesgerichte verlangt einen sachlich-funktionalen Zusammenhang als Abgrenzungskriterium: alle Aufträge gleicher Art innerhalb desselben Haushaltsjahres an dieselbe Vergabestelle sind grundsätzlich zusammenzurechnen. Im Verhandlungskontext mit Bietern hat die Schwellenwertbestimmung erheblichen Einfluss: liegt die Vergabe knapp unterhalb der EU-Schwelle, fehlt die TED-Pflicht und damit die Sichtbarkeit für überregionale Bieter, was die Wettbewerbsintensität reduzieren kann. Bieter, die in der Vergabeunterlage Hinweise auf eine zu niedrige Schätzung finden, können nach § 160 Absatz 3 GWB binnen zehn Kalendertagen rügen.

Ein vierter Fehler ist die unzureichende Dokumentation der Schwellenwertschätzung im Vergabevermerk: nach § 8 VgV muss die Vergabestelle die Schätzungsgrundlage transparent und nachvollziehbar darlegen, etwa anhand vorhandener Marktpreise, Referenzaufträge oder fundierter Marktanalysen. Lückenhaft dokumentierte Schätzungen sind im Nachprüfungsverfahren angreifbar, weil sie die Wahl der Verfahrensart und die Anwendbarkeit von EU-Recht direkt beeinflussen. Die Bundesvergabekammer und die OLG-Vergabesenate prüfen die Plausibilität streng, insbesondere wenn Bieter eine Manipulation zur Schwellenwertumgehung vermuten.

Verwandte Begriffe

Für die saubere Schwellenwertbestimmung sind ergänzend mehrere Bausteine relevant. [[oeffentliche-vergabe]] beschreibt den Verfahrensrahmen mit GWB Teil 4 als Hauptrechtsgrundlage. [[eu-vergabe-richtlinie-2014-24]] enthält die klassischen Schwellenwerte für Bund, Länder, Kommunen und Einrichtungen des öffentlichen Rechts. [[eu-sektoren-richtlinie-2014-25]] regelt die höheren Sektoren-Schwellenwerte für Versorgungsunternehmen. [[ted-bekanntmachung]] ist die zwingende Konsequenz der Schwellenwertüberschreitung. [[konzessionsvergabe]] gilt ab dem einheitlichen Konzessions-Schwellenwert von 5.538.000 Euro netto für Bau- und Dienstleistungskonzessionen.