Stornierung

Eine Stornierung ist die vollständige Aufhebung einer bereits erteilten Bestellung — ein Vorgang, der im Einkaufsalltag häufiger vorkommt als geplant, aber selten so strukturiert abläuft wie er sollte. Wer eine Stornierung ohne Prozess und ohne Lieferantenzustimmung durchführt, riskiert Schadensersatzforderungen, Vertrauensverlust und unnötige Rechtsstreitigkeiten.

Detaillierte Erklärung

Eine Bestellung ist nach deutschem Recht ein Angebot des Käufers (BGB § 145), das der Lieferant durch Auftragsbestätigung annimmt. Mit dieser Annahme entsteht ein bindender Kaufvertrag. Eine einseitige Stornierung durch den Käufer ist damit rechtlich ein Vertragsrücktritt oder eine Kündigung — und nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich, ohne Schadensersatzpflicht auszulösen.

Rechtliche Grundlagen im deutschen Recht:

• BGB § 346 ff. (Rücktritt): Ein Rücktritt ist möglich, wenn ein gesetzliches oder vertragliches Rücktrittsrecht besteht — z. B. bei wesentlicher Leistungsstörung durch den Lieferanten (Verzug, Schlechtleistung). Fehlt ein solches Recht, ist der einseitige Rücktritt eine Vertragsverletzung.
• BGB § 313 (Wegfall der Geschäftsgrundlage): Bei gravierenden, unvorhergesehenen Umständen (z. B. Projektabbruch durch Endkunden, Insolvenz des Auftraggebers) kann Vertragsanpassung oder -auflösung verlangt werden — aber nur wenn Festhalten am Vertrag unzumutbar wäre.
• Einvernehmliche Aufhebung: Der häufigste und risikoärmste Weg. Käufer und Lieferant einigen sich auf Stornierung, ggf. gegen Stornogebühr oder Abnahme bereits produzierter Ware.

In der Praxis unterscheidet man drei Stornierungsszenarien:

1. Stornierung vor Produktionsbeginn beim Lieferanten: Geringste Kosten, häufig kostenlos oder mit minimaler Bearbeitungsgebühr möglich. Zeitfenster ist kurz — oft nur wenige Stunden bis Tage nach Bestelleingang.
2. Stornierung nach Produktionsbeginn, vor Versand: Der Lieferant hat bereits Material beschafft und Kapazität gebunden. Üblich sind Stornokosten von 20–60 % des Bestellwerts, die angefallenen Materialkosten plus Fertigungsanteil abdecken.
3. Stornierung nach Versand: Faktisch nicht mehr möglich ohne vollständige Bezahlung oder aufwendige Rücklieferungsvereinbarung. Rücksendungskosten, Zölle (bei Importware) und Wiedereinlagerungsgebühren kommen hinzu.

In SAP MM wird eine Stornierung durch das Setzen des Löschkennzeichens auf Positions- oder Kopfebene (ME22N: Position markieren → Bearbeiten → Löschkennzeichen setzen) abgebildet. Der Beleg bleibt im System erhalten — wichtig für Audits und die Nachvollziehbarkeit. Eine bereits gebuchte Wareneingangsposition kann nicht rückwirkend storniert werden; hier ist eine Stornobuchung in MIGO erforderlich.

Für die Rechnungsprüfung gilt: Wurde bereits eine Rechnung gebucht, muss diese vor der Stornierung der Bestellung gutgeschrieben werden — sonst entsteht ein Buchungskonflikt. Die Kreditorenbuchhaltung muss in den Stornierungsprozess eingebunden sein.

Im DACH-Mittelstand sind Stornierungen besonders bei Projektgeschäft (Sondermaschinen, Anlagen) und volatilen Auftragslagen relevant. In 2025/2026 zeigen viele Unternehmen in der Fertigungsindustrie erhöhte Stornierungsraten durch verzögerte Kundenentscheidungen — ein Risiko, das Einkäufer durch vertragliche Stornoklauseln im Voraus adressieren sollten.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Anlagenbauer in Nordrhein-Westfalen (560 MA) hat im Oktober 2024 Sonderkomponenten für ein Kundenprojekt bestellt: kundenspezifische Gehäuseteile, 48 Stück à 1.800 EUR, Liefertermin Februar 2025. Im Dezember kündigt der Endkunde das Projekt aus wirtschaftlichen Gründen.

Der Einkäufer analysiert den Status: Der Lieferant hat Material bereits bestellt, aber die Fertigung noch nicht begonnen. Er kontaktiert den Lieferanten sofort und verhandelt eine einvernehmliche Stornierung. Der Lieferant macht Materialkosten von 12.400 EUR geltend (Rohmaterial bereits geliefert und teils zugeschnitten). Die Parteien einigen sich: 14.000 EUR Stornogebühr (pauschal, um Streit über genaue Kostenzuordnung zu vermeiden) gegen vollständige Aufhebung des Kaufvertrags.

In SAP MM wird das Löschkennzeichen gesetzt, die Stornogebühr als separate Bestellung (Kostenart: Projektabbruch) erfasst und dem Endkunden weiterberechnet — was im Ursprungsauftrag durch eine Force-Majeure-Klausel gedeckt ist. Die gesamte Kommunikation mit dem Lieferanten wird im DMS abgelegt.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Fehler 1: Stornierung per E-Mail ohne Eingangsbestätigung. Eine Stornierungs-E-Mail gilt erst als zugegangen und akzeptiert, wenn der Lieferant sie bestätigt. Viele Einkäufer setzen das Löschkennzeichen in SAP und gehen davon aus, die Sache sei erledigt. Ist sie nicht — bis der Lieferant zustimmt, besteht der Vertrag fort.

Fehler 2: Zu späte Kommunikation. Je früher der Einkäufer eine drohende Stornierung signalisiert, desto geringer sind die Stornokosten. Wer wartet, bis der Lieferant bereits in der Endmontage ist, zahlt den vollen Preis. Auch wenn noch keine Entscheidung feststeht, lohnt ein informelles Warnsignal: "Wir haben eine Unsicherheit bei diesem Projekt — bitte noch nicht mit der Fertigung beginnen bis zur Bestätigung."

Fehler 3: Keine Stornoklausel im Rahmenvertrag. Ohne vertragliche Regelung ist jede Stornierung eine individuelle Verhandlung unter Zeitdruck. Eine Stornoklausel im Rahmenvertrag oder in den AEB (Allgemeine Einkaufsbedingungen) definiert Fristen und Kosten im Voraus — das schafft Planbarkeit für beide Seiten.

Verhandlungskontext: Bei der Stornierungsverhandlung gilt: Der Lieferant hat ein berechtigtes Interesse, seinen Schaden ersetzt zu bekommen. Wer versucht, Stornokosten auf null zu drücken, riskiert die Lieferantenbeziehung. Die bessere Strategie: Schnell kommunizieren, den tatsächlichen Schaden des Lieferanten verstehen (angefallene Material- und Lohnkosten, keine pauschalen Forderungen akzeptieren) und eine faire, dokumentierte Einigung treffen. Lieferanten, die gut durch eine Stornierung begleitet wurden, sind zukünftig verlässlichere Partner als solche, die sich übervorteilt fühlen.

Verwandte Begriffe

• [[bestellung]] — das Dokument, das durch die Stornierung aufgehoben wird
• [[bestellaenderung]] — die mildere Alternative, wenn nur Teilaspekte angepasst werden müssen
• [[eskalationsprozess]] — formal erforderlich, wenn Lieferant die Stornierung nicht akzeptiert
• [[purchase-order]] — internationaler Begriff für die stornierte Bestellung
• [[procure-to-pay]] — der übergeordnete Prozess, in dem Stornierungen als Ausnahme-Events auftreten
• [[lieferterminueberwachung]] — frühzeitige Terminkontrolle ermöglicht rechtzeitige Stornierung vor Produktionsbeginn