Vergabevermerk

Vergabevermerk ist die schriftliche Dokumentation einer Vergabeentscheidung, die der öffentliche Auftraggeber nach § 8 VgV für jedes oberhalb der EU-Schwellenwerte durchgeführte Verfahren in Textform anfertigen muss. Er erfasst sämtliche Verfahrensschritte und ist im Nachprüfungsverfahren das zentrale Beweismittel — mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Detaillierte Erklärung

Der Vergabevermerk ist die rechtsverbindliche schriftliche Dokumentation einer Vergabeentscheidung nach § 8 Vergabeverordnung (VgV) in Textform nach § 126b BGB. Er erfasst sämtliche wesentlichen Einzelschritte und Begründungen von der Bedarfsermittlung bis zum Zuschlag und dient als Nachweis für die Einhaltung der Vergabegrundsätze nach § 97 GWB. Im Unterschwellenbereich besteht eine entsprechende Pflicht über § 6 UVgO, die Mindestinhalte sind dort vergleichbar, wenn auch im Detail an die Strukturen nationaler Verfahren angepasst. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) sowie die Vergabekammern des Bundes verstehen den Vermerk als zentrales Kontroll- und Transparenzinstrument, das im Streitfall gegenüber Vergabekammer und OLG-Vergabesenat den Verfahrensablauf rekonstruierbar macht. Die Mindestinhalte umfassen Name und Anschrift des Auftraggebers, Auftragsgegenstand und -wert, die berücksichtigten Bewerber mit Auswahlgründen, die nicht berücksichtigten Angebote mit Ablehnungsgründen, den Namen des Zuschlagsempfängers samt Begründung sowie geplante Unterauftragsanteile. Aufbewahrt werden müssen Vermerk, Angebote und Anlagen mindestens drei Jahre ab Zuschlag, bei längerer Vertragslaufzeit bis zu deren Ende. Verstöße gegen die Dokumentationspflicht können zur Aufhebung der Vergabe und zu Schadensersatzansprüchen nach § 181 GWB führen, insbesondere wenn ein unterlegener Bieter Akteneinsicht beantragt und die Lückenhaftigkeit als Beweis für willkürliche Auswahl dokumentiert wird. Bei Vergaben mit EU-Bezug verlangt zusätzlich Artikel 84 der [[eu-vergabe-richtlinie-2014-24]] eine vergleichbare Aktenführung. Der Vermerk wird bei Verfahren mit Rüge oder Nachprüfungsantrag zentrales Beweismittel und ist daher mit hoher Sorgfalt zu strukturieren, mit klar nummerierten Abschnitten und Verweisen auf die zugrundeliegenden Dokumente. Die Pflicht greift unabhängig von der Verfahrensart, also bei offenem Verfahren, nicht offenem Verfahren, Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb, wettbewerblichem Dialog und Innovationspartnerschaft. Sie umfasst auch Sonderkonstellationen wie Rahmenvereinbarungen, dynamische Beschaffungssysteme und elektronische Auktionen.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Die Stadt Bremen schreibt 2026 ein neues Fachverfahren für das Sozialamt mit einem geschätzten Auftragswert von 3,4 Millionen Euro über fünf Jahre aus, basierend auf einer durchschnittlichen Jahresprognose von 680.000 Euro für Lizenzen, Wartung, Schulung und kontinuierliche Weiterentwicklung. Da der EU-Schwellenwert von 221.000 Euro für Dienstleistungen weit überschritten ist, gilt die VgV. Die Vergabestelle dokumentiert im Vergabevermerk in 14 nummerierten Abschnitten den vollständigen Verfahrensablauf: Bedarfsermittlung mit Lastenheftbegründung und Marktanalyse, Schwellenwertberechnung mit den fünf Jahresprognosen und Verlängerungsoptionen, Auswahl des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb mit Begründung nach § 17 VgV, Versand der [[ted-bekanntmachung]] am 15. März 2026 mit eForms-Standardform, Eingang von acht Teilnahmeanträgen, Bewertung der Eignungsanforderungen anhand der ESPD-Eigenerklärungen mit drei Referenznachweisen je Bieter, Auswahl von vier Bietern für die Verhandlungsphase mit Begründung der Auswahl, drei Verhandlungsrunden mit jeweiligem Protokoll und Teilnehmerlisten, finale Angebotswertung nach den vorab festgelegten Zuschlagskriterien (50 Prozent Preis, 35 Prozent fachliche Lösung, 15 Prozent Servicekonzept) und Zuschlagsentscheidung an einen Hamburger Softwareanbieter mit 140 Mitarbeitenden. Drei unterlegene Bieter erhalten am 28. August 2026 die Information nach § 134 GWB mit Begründung der Ablehnung in komprimierter Form, die Stillhaltefrist von zehn Kalendertagen läuft bis zum 7. September 2026. Während dieser Frist stellt einer der unterlegenen Bieter Akteneinsichtsantrag nach § 165 GWB, die Vergabestelle gewährt Einsicht in den geschwärzten Vergabevermerk, der Bieter prüft die dokumentierten Zuschlagskriterien und Bewertungsgründe und entscheidet, keinen Nachprüfungsantrag zu stellen, weil die Begründungslage konsistent und plausibel ist.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die nachträgliche Erstellung des Vermerks: viele Vergabestellen führen während des laufenden Verfahrens nur fragmentarische Notizen und versuchen, den Vermerk erst nach Zuschlag zusammenzustellen. Das ist nach § 8 VgV unzulässig — der Vermerk muss verfahrensbegleitend in Textform geführt werden, weil sonst die Authentizität der dokumentierten Entscheidungsgründe im Nachprüfungsverfahren angreifbar ist. Ein zweiter Fehler ist die Verwechslung mit Begründungspflichten gegenüber Bietern: Bieter haben nach § 134 GWB Anspruch auf Mitteilung der Ablehnungsgründe in einer komprimierten Form, der Vergabevermerk geht weit darüber hinaus und enthält interne Beratungs- und Bewertungsdetails. Im Verhandlungskontext zwischen Bieter und Vergabestelle ist der Vermerk das zentrale Argumentationsmittel: legt ein unterlegener Bieter Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ein, ist der Vergabevermerk binnen einer Woche an die Kammer zu übersenden. Lückenhafte oder widersprüchliche Vermerke führen regelmäßig zur Beanstandung und gelegentlich zur Aufhebung des Vergabeverfahrens. Ein dritter Fehler liegt in unzureichend dokumentierten Verhandlungsrunden: Vergabestellen vermerken oft nur das Ergebnis, nicht den Ablauf, was die Gleichbehandlung aller Bieter nach § 97 GWB nicht mehr nachweisbar macht. Bieter sollten in der eigenen Verfahrensakte parallel Notizen zu jeder Verhandlungsrunde mit Datum, Teilnehmern und besprochenen Themen führen, um im Streitfall eigene Belege vorlegen zu können.

Ein vierter Fehler ist die Vermischung von vertraulichen Daten und Vermerkinhalt: Vergabestellen müssen im Vergabevermerk Geschäftsgeheimnisse der Bieter nach § 5 GWB schützen, etwa Kalkulationsdetails, Lieferantenbeziehungen oder Verfahrenstechniken. Eine ungeschwärzte Akteneinsicht für andere Bieter im Nachprüfungsverfahren kann zu Schadensersatzforderungen wegen Geheimnisverrat führen. Sauberes Verfahren ist die Trennung in einen offenen und einen vertraulichen Teil des Vermerks, sodass die Vergabekammer differenzierte Akteneinsicht gewähren kann.

Verwandte Begriffe

Wer den Vergabevermerk sauber führt oder prüft, betrachtet ergänzend mehrere Bausteine. [[oeffentliche-vergabe]] beschreibt den Verfahrensrahmen mit den Grundsätzen Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Gleichbehandlung. [[ted-bekanntmachung]] ist das Eingangsdokument der Verfahrensakte und gibt die unverhandelbaren Mindestanforderungen vor. [[bewerbungsbedingungen]] werden im Vermerk mit ihren Eignungs- und Ablehnungsgründen dokumentiert. [[vergabevertrag]] ist der Endpunkt des dokumentierten Verfahrens und wird durch das Zuschlagsschreiben begründet. [[eu-vergabe-richtlinie-2014-24]] verankert in Artikel 84 die europarechtliche Aktenführungspflicht.