ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bündelt eine sichtbare PDF/A-3-Rechnung und ein eingebettetes, maschinenlesbares XML-Dokument in einer einzigen Datei und ist seit dem Wachstumschancengesetz von 2024 ab Version 2.0.1 ein zulässiges Format der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht.

Detaillierte Erklärung

Das Format wurde 2014 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einer Untergliederung der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), gemeinsam mit dem französischen Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) entwickelt; seither erscheint jede ZUGFeRD-Ausgabe parallel als kompatibles Factur-X-Release. Technisch nutzt ZUGFeRD die XML-Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice und bettet diese strukturierten Daten als Anhang in eine PDF/A-3-Datei ein, sodass Lesegerät und Buchhaltungssystem dieselbe Datei verarbeiten. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3.2 wurde im November 2024 vom FeRD veröffentlicht und basiert auf der Norm EN 16931. Der Standard kennt sechs Profile: MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen des §14 UStG nicht, BASIC, EN 16931 (vormals COMFORT) und EXTENDED dagegen schon; das Profil XRECHNUNG bildet eine reine XML-Variante. Im Vergleich zur reinen [[xrechnung]] punktet ZUGFeRD durch Lesbarkeit ohne Viewer, weshalb der Bundesfinanzminister mit BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 das Format ab 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL) als gleichberechtigte E-Rechnung im Sinne der Wachstumschancengesetz-Vorgaben anerkennt. Empfangs- und Versandwege laufen wahlweise über E-Mail, EDI-Anbindung oder Peppol-Access-Points. Im Vergleich zur reinen XRechnung fällt zusätzlicher Aufwand für die Generierung der PDF/A-3-Sicht und das Embedding des XML-Anhangs an, der sich aber durch geringere Schulungs- und Betreuungskosten beim Empfänger meist mehr als ausgleicht.

Praxisbeispiel (konkretes Einkaufsszenario)

Ein Werkzeugmaschinen-Zulieferer mit 220 Mitarbeitenden, 47 Mio. EUR Umsatz und 1.150 aktiven Lieferanten verschickt jährlich 8.700 Ausgangsrechnungen an mehrheitlich mittelständische Kunden, die unterschiedliche technische Reifegrade aufweisen. 41 Prozent der Empfänger akzeptieren reine XML-Daten, 59 Prozent bestehen weiterhin auf einer visuellen Rechnung. Die Geschäftsführung entschied sich für ZUGFeRD 2.3.2 im Profil EN 16931, weil dasselbe Dokument beide Lager bedient: Wer das XML auswertet, bucht dunkel; wer auf die PDF schaut, sieht Layout, Logo und Stempel. Im Ergebnis sank die Reklamationsquote zu Rechnungsfehlern von 4,8 auf 0,9 Prozent, die Erstellungskosten pro Rechnung fielen von 1,42 EUR auf 0,38 EUR und der durchschnittliche Zahlungseingang verkürzte sich um 13 Tage. Im Eingangskanal wiederum liefert das eingebettete XML die Felder BT-23, BT-49 sowie BT-128 (Buyer reference) zuverlässig vor und reduziert die Quote manuell ergänzter Felder von 27 auf 6 Prozent. Der Implementierungsaufwand belief sich auf 96.000 EUR und amortisierte sich nach 9 Monaten.

Typische Fehler & Verhandlungskontext

Erstens senden viele Anbieter weiterhin die Profile MINIMUM oder BASIC WL und übersehen, dass diese nach §14 UStG keine vollwertige Rechnung darstellen, was zu einem nicht abzugsfähigen Vorsteuerabzug führt. Zweitens werden PDF-Sicht und XML-Daten nicht synchron gehalten; weichen Beträge oder Steuersätze voneinander ab, gilt nach BMF-Schreiben das XML, der Empfänger kann Skonto verlieren. Drittens lohnt es sich, in [[aeb-allgemeine-einkaufsbedingungen]] das Mindestprofil EN 16931 zu fixieren und Skontoanreize ausschließlich auf konforme ZUGFeRD- oder [[xrechnung]]-Eingänge zu binden. Ein vierter Punkt betrifft die Archivierung: Da die hybride Datei sowohl PDF/A-3 als auch das eingebettete XML enthält, muss die GoBD-konforme Speicherung das Originaldokument unverändert ablegen, eine separate Extraktion und Wiedereinbettung des XML genügt nicht. Schließlich ist beim Versand zu beachten, dass nicht jedes E-Mail-Gateway PDF-Anhänge mit eingebettetem XML transportiert; der Peppol-Versandweg ist hier zuverlässiger und reduziert Zustellfehler.

Verwandte Begriffe

ZUGFeRD ergänzt [[xrechnung]] als hybrides Schwesterformat, nutzt die EN-16931-Datenstruktur, lässt sich mit [[ocr-rechnungserkennung]] für gemischte Eingangsströme kombinieren und bildet zusammen mit [[rpa-im-einkauf]] die Grundlage einer dunkel verbuchten [[spend-analyse]].